حسابداری ساختمان

نحوه حسابداری ساختمان مخصوصا حسابداری ساختمان‌های مسکونی برای افراد یا شرکتهایی که در حوزه ساخت و ساز فعالیت دارند، از اهمیت زیادی برخوردار است. در این راستا مدیران پروژه‌های ساختمان سازی برای رسیدگی به امور مالی و حسابداری پروژه از نرم افزار حسابداری ساختمان استفاده می‌کنند. در این مقاله ابتدا به موضوع حسابداری ساختمان می‌پردازیم و در ادامه برخی امکانات نرم افزارهای حسابداری ساختمان را معرفی خواهیم کرد.

حسابداری ساختمان چیست؟

حسابداری ساختمان عبارت است از محاسبه کلیه‌ی هزینه‌ها و مخارج ساختمان، تعیین میزان سهم پرداخت هر شخص یا هر واحد و همچنین کنترل بودجه. یکی از وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی یا مدیریت آپارتمان انجام امور حسابداری ساختمان است.

اهمیت حسابداری ساختمان

صنعت ساخت و ساز یا به عبارتی ساختمان سازی که شامل ساخت ساختمان های مسکونی، تجاری، اداری، صنعتی و تاسیساتی است، یکی از صنایع پر چالش در حسابداری است. امروزه با توجه به حجم بالای فعالیت‌های مرتبط با ساخت و ساز، حسابداری در این صنعت نقش مهمی دارد.

میزان پرداختی‌ و دریافتی ها، موعد چک‌ها، نحوه تسویه حساب فاکتورها و به طور کلی مسائل مالی پروژه‌های ساختمان‌سازی در حسابداری ساختمان مورد توجه قرار می‌گیرد.

هر گونه کوتاهی در امور حسابداری و مالی ساختمان مشکلات زیادی را به بار می‌آورد. بخش عمده‌ای از این مشکلات با استفاده از نرم افزار حسابداری ساختمان برطرف می‌شود. کلیه‌ی موارد ضروری برای مدیریت پروژه‌های ساختمان سازی و حسابداری آنها در این نرم افزارها طراحی شدند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت ساختمان حصین حاسب

حسابداری ساختمان برای چه مواردی نیاز است؟

برخی موارد که برای محاسبات آنها نیاز به آموزش حسابداری ساختمان است عبارتند از:

- موارد مربوط به حقوق کارکنان و کارگران؛

- فیش های پرداختی بیمه و مالیات؛

- هزینه های سربار.

برخی از هزینه ها را تحت عنوان هزینه های سربار می‌نامند. هزینه هایی مانند خرید ابزار آلات، سوخت ماشین آلات و کرایه آنها، بیمه کارگاه و کارگران و غیره.

مشکلات عدم استفاده از برنامه حسابداری ساختمان

- تسویه با پیمانکاران و تامین کنندگان

هنگامی که از روش‌های دستی و یا ذهنی محاسبات انجام می‌شود، امکان اشتباه یا خطا وجود دارد و گاهی اطلاعاتی که به صورت روش سنتی محاسبه شدند، کمتر از هزینه‌های واقعی هستند. از سوی دیگر از میزان مبالغ پرداختی به پیمانکار، تاریخ و نحوه پرداخت، مستندات موثقی ندارند بنابراین در صورت عدم استفاده از یک برنامه مناسب حسابداری، در زمان تسویه حساب با پیمانکار به مشکلاتی از جمله مشکلات مالی بر می‌خورند.

- عدم ارائه گزارشات دقیق

مدیران پروژه ‌های ساختمانی گاهی فکر می‌کنند که نیازی به حسابداری ساختمان ندارند و به تنهایی امکان کنترل روی موارد مربوط به دریافتی‌ها و پرداختی‌ها را دارند. در نتیجه معمولا در ارائه صورت وضعیت به کارفرما هنگام دریافت وجه یا برای محاسبه مدیریت پیمان پروژه‌ها به مشکل برخورد می‌کنند و لذا نمی‌توانند گزارش دقیق و جامعی ارائه دهند.

نمونه‌ای از مشکلاتی که در این وضعیت به وجود می‌آید این است که عدم تسلیم گزارش شفاف باعث بروز شک و تردید برای استفاده کنندگان می‌شود چون در صورت عدم استفاده از برنامه‌های حسابداری ساختمانی ممکن است نتایج محاسبات مرتبط با صورت وضعیت‌ها کم و زیاد شود یا تغییر کند.

معرفی نرم افزارهای حسابداری ساختمان

استفاده از نرم افزار حسابداری ساختمان برای مجتمع های مسکونی یکی از راهکارهایی است که به مدیران برای کنترل هزینه های ساختمان کمک می‌کند. این نرم‌افزارها انواع مختلفی دارند که با توجه به نیازها و بودجه خود می‌توانید آنها را تهیه کنید.

برخی از امکانات این نرم افزارها عبارتند از:

مدیریت پروژه‌های مختلف به صورت همزمان؛

ثبت داده‌های مربوط به خرید مصالح؛

امکان ثبت میزان پیشرفت پروژه؛

ثبت اطلاعات پرداختی ها و دریافتی ها؛

محاسبه هزینه کل پروژه.

1- مدیریت چندین پروژه‌ به صورت همزمان

شرکت‌های ساختمان سازی و انبوه سازی گاهی ممکن است تعدادی پروژه را همزمان با هم انجام دهند، لذا باید امکان ثبت اطلاعات این پروژه ها در نرم افزار حسابداری ساختمانی وجود داشته باشد تا بتوان به راحتی مدیریت مالی چند پروژه‌ را انجام داد. ضمن اینکه در هر پروژه گاهی چند قرارداد مختلف بین کارفرما و پیمانکار منعقد می‌شود، بنابراین به نرم افزاری احتیاج است که بتواند تمامی قراردادها را به صورت همزمان مدیریت کند.

2- ثبت داده‌های مربوط به خرید مصالح

هزینه‌هایی که بابت خرید مصالح در پروژه‌های ساختمانی بکار می‌رود بسیار زیاد است. بنابراین باید نرم افزاری باشد که میزان ورودی مصالح موجودی کالاها و هزینه‌ها را ثبت کند. در واقع حسابداری ساختمان با استفاده از نرم افزارهای حسابداری ساختمانی به پیمانکاران کمک می‌کند تا بتوانند میزان خرید مصالح لازم برای پروژه‌های ساخت و ساز را به خوبی مدیریت کنند.

3- امکان ثبت میزان پیشرفت پروژه

شرکتهای پیمانکاری و ساختمان سازی برای اینکه بتوانند عملکرد افراد فعال در پروژه را به نحو صحیح ثبت کنند یا به عبارتی میزان پیشرفت پروژه را در هر زمان ببینند، نیاز به یک نرم افزار حسابداری ساختمان دارند. همچنین نحوه عملکرد مهندسین و کارگران یک پروژه گاهی باید بر اساس تعداد روز، تعداد ساعت کاری، میزان متراژ و یا معیارهای دیگر ثبت شود تا بتوان حقوق و دستمزد آنها را به درستی محاسبه کرد. با ثبت میزان پیشرفت پروژه در نرم افزارها امکان تعیین تعداد روزهایی که به پایان پروژه باقی مانده است نیز وجود دارد.

4- ثبت اطلاعات پرداختی ها و دریافتی ها

مدیریت ساختمان یا مدیر یک پروژه ساختمانی باید در هر لحظه از میزان چک های دریافتی، موجودی ها و به طور کلی تمامی دریافتی ها و پرداختی ها مطلع باشد تا بتواند به موقع تصمیم گیری کند. لذا یکی از دلایل مهمی که پیمانکاران از نرم افزارهای حسابداری ساختمانی استفاده می‌کنند مدیریت امور مالی و حسابداری پروژه های ساختمانی است.

5- محاسبه هزینه کل پروژه

همه مدیران به دنبال کاهش هزینه‌های مربوط به یک پروژه‌ هستند. نرم افزارهای حسابداری ساختمان به مدیر پروژه کمک می‌کند تا هزینه کل پروژه های مختلف را بررسی و از آن علاوه بر پروژه‌ی در دست اجرا، برای مدیریت پروژه های آینده نیز استفاده کند. به این صورت بهتر می‌تواند کیفیت کار خود را ارتقاء و درصد خطا در آینده را کاهش دهد.

چه کارهایی برای حسابداری ساختمان انجام می‌شود؟

برخی از آیتم هایی که مدیران ساختمان در حسابداری مجتمع به آنها توجه می کنند عبارتند از محاسبه هزینه‌های ساختمان، حق شارژ هر واحد، صندوق مالی ساختمان، حقوق پرسنل، هزینه برگزاری جلسات ساختمان و ... .

محاسبه هزینه های ساختمان

یکی از مهم ترین بخشهای حسابداری ساختمان، به محاسبه هزینه ها مربوط می‌شود. این هزینه ها در پایان هر ماه توسط مدیر ساختمان یا حسابدار مشخص و به ساکنین اعلام می‌شود. از جمله هزینه های ساختمان می‌توان مواردی نظیر حق شارژ ساختمان، هزینه تعمیرات و تاسیسات، نظافت آپارتمان، قبوض مشترک مانند برق،آب، گاز و غیره را نام برد. در واقع یکی از مسئولیت‌های اصلی مدیریت جمع آوری هزینه هاست که اگر ساکنین به موقع هزینه‌ها را پرداخت نکنند، این امر باعث ایجاد مشکلات جدی در ساختمان می‌شود.

شارژ ساختمان و سهم هر واحد

مبالغ شارژ ساختمان به منظور تسویه قبوض، هزینه ها و برخی امور مربوط به مجتمع مانند امور خدماتی نظیر نظافت مشاعات ساختمان، دستمزد نیروهای خدماتی، تعمیرات تاسیسات و غیره صرف می‌شود. زمان پرداخت شارژ در ابتدای هر ماه است که پس از محاسبه توسط مدیر ساختمان یا حسابدار آن، میزان حق شارژ هر واحد اعلام و ساکنین باید نسبت به پرداخت به موقع آن اقدام کنند.

مطالعه بیشتر: نرم افزار شارژ ساختمان

صندوق مالی یا حساب بانکی ساختمان

از جمله موارد مهمی که در حسابداری ساختمان باید به آن توجه داشت یک صندوق مالی یا به عبارتی حساب بانکی برای ساختمان است تا در مواقع لازم بتوان از آن استفاده نمود. تمام مواردی که از این صندوق برداشت می‌شود باید با ریز جزئیات ثبت شود. البته واژه صندوق لزوما به معنی صندوق فیزیکی حاوی پول نیست بلکه یک حساب بانکی مشخص که همیشه دارای موجودی قابل برداشت توسط فردی مانند تنخواه گردان مجتمع آپارتمانی باشد.

حقوق پرسنل ساختمان

محاسبه حقوق پرسنل از جمله موارد مهم حسابداری ساختمان است. این پرسنل شامل نیروهای خدماتی و نظافتی، نگهبانی، حراست، سرایدار و غیره است. برخی از این نیروها در مجتمع های کوچک به صورت دائم حضور ندارند. در واقع در صورت نیاز حاضر و دستمزد خود را دریافت می‌کنند اما در مجتمع های بزرگ برخی نیروها به صورت مداوم هستند و به صورت پرسنل ثابت حقوق دریافت می‌کنند.

گزارشات مالی به ساکنین

تمامی امور مالی ساختمان که توسط مدیریت یا مسئولین ساختمان انجام می‌شود معمولا به صورت ماهانه با یک گزارش شفاف به اطلاع ساکنین می‌رسد. این گزارشات مالی شامل هزینه‌های دریافتی و پرداختی، قبوض ساختمان، هزینه شارژ، حقوق و دستمزد پرسنل و سایر هزینه های مربوط به مجتمع می‌شود. گزارش‌دهی مالی در تابلو اعلانات مجتمع یا در نرم افزار مدیریت ساختمان به صورت آنلاین قرار می‌گیرد.

هزینه های مربوط به بیمه و مالیات

مالیات هزینه های ساختمان و هزینه های مربوط به بیمه بخش دیگری از فرآیند حسابداری ساختمان است. بخشی از هزینه های ساختمان مانند خرید برخی اقلام یا استفاده از خدمات برخی شرکتها مشمول قانون مالیات می‌شود، که محاسبات آن معمولا توسط حسابدار ساختمان انجام می‌شود.

از آنجاییکه مسئله بیمه بسیار مهم و جزء وظایف مدیر است، محاسبه هزینه های مربوط به بیمه ساختمان نیز باید در موعد مقرر انجام و توسط ساکنین پرداخت شود. علاوه بر بیمه آتش سوزی و بیمه آسانسور، بیمه پرسنل نیز مواردی است که باید مدیران ساختمان مدنظر قرار دهند.

مطالعه بیشتر: بیمه های ضروری مدیران مجتمع های مسکونی، تجاری و اداری

سخن آخر

در این مقاله از اهمیت حسابداری ساختمان و موارد مهمی که مدیر یا هیئت مدیره مجتمع باید در نظر بگیرند صحبت کردیم. امید است که با مطالعه این متن استفاده لازم را ببرید و با نظرات سازنده خود به ما برای کیفیت بهتر مقاله های بعدی انرژی دهید.