معرفی سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) و اجزاء آنها

وجود سیستم های اطلاعاتی در یک سازمان نقش مهمی در موفقیت آن سازمان دارد. سیستم های اطلاعاتی انواع مختلفی از جمله سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی (MIS)، سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)  و سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) دارند. در این مقاله قصد داریم به معرفی یکی از این سیستم های مهم یعنی سیستم اطلاعاتی حسابداری بپردازیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

تعریف سیستم های اطلاعاتی حسابداری   

سیستمی که گزارشات مالی را تهیه، سپس آنها را در راستای دستیابی به اهداف سازمان به تصمیم گیرندگان بیرونی جهت بررسی واخذ بهترین تصمیم ارایه می‌دهد، سیستم اطلاعاتی حسابداری (Accounting Information System)- AIS - گویند. توسط گزارشاتی که از سیستم حسابداری سازمان می‌گیرند، می‌توان به تجزیه و تحلیل وضعیت سازمان پرداخت.

به بیان دیگر سامانه اطلاعاتی حسابداری  معمولاً روشی مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیتهای حسابداری در پیوستگی با منابع فناوری اطلاعات است. گزارشات آماری منتج از این سامانه می‌توانند به‌ طور درون‌سازمانی توسط مدیران یا به‌ طور بیرون‌سازمانی توسط دیگر گروه‌های ذینفع از جمله سرمایه‌گذاران، تحلیل گران تجاری،اعتبار دهندگان و مقامات مالیاتی استفاده شوند.

چه افرادی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری استفاده می کنند؟

استفاده‌کنندگان داخلی یا به عبارتی مدیران و مجریان جزء مهمترین افرادی هستند که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می کنند. آنها با استفاده از این سیستم مدیریت مالی خود را انجام می‌دهند و گزارشات فصلی را نیز فراهم می‌کنند. در واقع این سیستم به افراد یک سازمان در قسمت های مختلف کمک می‌کند تا به یک سیستم واحد دسترسی و با هم کار کنند. از جمله افرادی که از این سیستم استفاده می کنند، عبارتند از:

- حسابداران یک سازمان؛

- مشاوران؛

- مدیران مالی ارشد و مدیران کسب وکار؛

- تحلیل گران؛

- حسابرسان.

کاربرد سیستم های اطلاعاتی حسابداری    

از کاربردهای سیستم اطلاعاتی حسابداری در هر سازمان موارد زیر را می‌توان نام برد:

- کمک به تصمیم گیری های مالی سازمان بر اساس اطلاعاتی که توسط این سیستم فراهم می‌شود؛

- ثبت تراکنش‌های مالی با بیشترین میزان دقت و در بالاترین سطح؛

- دسترسی راحت به داده های مالی توسط افراد ذیصلاح، بدون نگرانی از امنیت این اطلاعات.

اجزاء سیستم اطلاعاتی حسابداری

سیستم های اطلاعاتی حسابداری از 6 قسمت یا 6 جزء اصلی تشکیل می‌شود که عبارتند از:

- افراد (کارکنان)؛

- دستورالعمل های سیستم؛

- داده‌ها؛

- نرم افزار حسابداری؛

- زیرساخت‌های فناوری اطلاعات؛

- کنترل داخلی و اقدامات امنیتی.

در ادامه هریک از این موارد را توضیح می‌دهیم.

1- کارکنان

اصلی ترین افرادی که با سیستم اطلاعات حسابداری سر و کار دارند، کارکنان یک سازمان هستند. به عبارتی آنها کاربران AIS هستند.

2- دستورالعمل و رویه ها

دستورالعمل های سیستم اطلاعاتی حسابداری، روش هایی هستند که جهت جمع آوری، مدیریت ذخیره‌سازی داده های مالی، بازیابی و پردازش داده ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش ها دستی و هم به صورت اتوماتیک هستند. از منابع داخلی و خارجی مانند کارکنان، سفارش‌های آنلاین مشتری‌ها و... به دست می‌آیند. دستورالعمل ها و رویه ها در نرم افزار AIS کد گذاری می‌شوند.

3- داده ها

بخش داده ها حاوی اطلاعات مالی است که مطابق با فرآیند یک کسب و کار یا شیوه‌ی تجاری یک سازمان مرتب می‌شود. یک AIS باید پایگاه داده‌ای (مانند SQL) برای ذخیره اطلاعات داشته باشد. نوع داده های موجود در سیستم اطلاعات حسابداری بستگی به فعالیت یا ماهیت کسب و کار دارد و می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

- سفارشات و فاکتورهای فروش؛

- صورتحساب‌های مشتریان؛

- نیازمندی های خرید؛

- دفتر کل؛

- داده های مربوط به موجودی؛

- اطلاعات حقوق و دستمزد کارکنان؛

- اطلاعات مالیاتی؛

و...

به طور کلی وجود همه داده ها در یک AIS فعالیت های مربوط به گزارشات ، ثبت سوابق و... در کل تصمیم گیری یک کسب و کار را ساده می‌کند.

4- نرم افزار

بخش نرم افزار جهت پردازش و تجزیه تحلیل داده‌ها یکی از اجزای مهم در سیستم های اطلاعاتی حسابداری است. در واقع نرم افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS  است. نرم افزارهای مختلفی را می‌توان روی این سیستم نصب کرد. همچنین برای رفع نیازهای مختلف کسب و کارها می توان این برنامه های نرم افزاری را سفارشی کرد.

5- زیر ساخت‌های فناوری اطلاعات

سیستم ها و شبکه های کامپیوتری یکی دیگر از اجزای سیستم های اطلاعاتی حسابداری هستند. این زیر ساخت ها و سخت افزارها شامل کامپیوترها، سرورها، رسانه های ذخیره سازی، چاپگرها، دستگاه های موبایل، منبع تغذیه پشتیبان و... می‌تواند باشد. یک نکته مهم در انتخاب سخت افزار برای AIS این است که با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. این زیرساخت های فناوری اطلاعات به کاربر امکان می‌دهند تا اطلاعات درون سیستم را در اختیار افراد مرتبط قرار دهد.

6- اقدامات امنیتی و کنترل های داخلی

با توجه به اینکه هر گونه اطلاعات اثرگذار بر تصمیم گیری های مالی شرکت باید در سیستم اطلاعاتی حسابداری ثبت شود، لذا کنترل های داخلی و به عبارت دیگر اقدامات امنیتی داخل سیستم جهت حفظ این اطلاعات مالی است تا از دسترسی های غیر مجاز افراد جلوگیری شود. این محافظت ها می‌تواند از طریق یک رمز عبور، اثر انگشت، تشخیص چهره و... باشد. یک AIS حاوی اطلاعات محرمانه‌ای است که لزومی ندارد دسترسی آن برای همه افراد باز باشد.

از جمله این اطلاعات محرمانه می‌توان اطلاعات زیر را نام برد:

حقوق و دستمزد کارگران، شماره‌های تامین اجتماعی و بیمه، شماره کارت اعتباری، اطلاعات شخصی مشتری ها، اطلاعات مالی شرکت و ... .

تمامی این داده ها جهت کنترل داخلی باید رمز گذاری شوند. همچنین یکی دیگر از این اقدامالت امنیتی برای سیستم های اطلاعاتی حسابداری این است که در برابر هکرها، ویروس های رایانه ای و سایر تهدیدات داخلی و خارجی محافظت شوند.

فرآیند اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری

هریک از بخش های مربوط به سیستم یک سازمان فرآیندهایی را باید طی کنند. مهم ترین فرآیندهای اجرایی سیستم اطلاعات حسابداری عبارتند از:

الف- ورود داده

دریافتی و پرداخت های مربوط به یک سازمان باید در سیستم به ثبت برسد. اما این پرداختها و دریافتی ها یا به بیان کلی تر ثبت رویدادها باید بر اساس اسناد، مدارک و داده های معتبر باشد که روی سیستم آنها را ثبت کنید. از جمله مدارکی که در ابتدا باید در سیستم آنها را وارد کنید عبارتند از: فاکتور خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافتی ها و پرداختی های نقدی و....

ب- پردازش

بعد از ورود مدارک مورد نیاز (داده ها) در سیستم اطلاعات حسابداری، نوبت به پردازش داده ها می‌رسد. پردازش به ترتیب زیر انجام می‌شود:

1- اسناد و مدارک اولیه تجزیه و تحلیل و مورد بررسی قرار می‌گیرد. حسب مورد به صورت بدهکار و بستکار در سند حسابداری ثبت و سپس به دفتر روزنامه عمومی منتقل می‌شود. دقت کنید که این اسناد و مدارک بدهی ها، هزینه ها و درآمدها را شامل می‌شود.

2- ثبت هایی که در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی درج می‌شود، به حساب‌های دفتر کل انتقال می‌یابد. توجه کنید اگر حجم رویدادهای مالی زیاد است، باید از دفاتر معین یا کارتهای معین استفاده کنید.

ج- ستاده ها

نتایج و خروجی پردازش داده ها در سیستم حسابداری ارایه می‌شود که شامل ارایه اطلاعات مالی و صورت های گزارشات مالی است. نتایج باید مختصر، در عین حال دقیق و قابل اتکا باشد.

د- بازخورد

اطمینان از صحت ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل با تهیه تراز آزمایشی انجام می‌شود. این تراز آزمایشی به عنوان ستاده های سیستم و مبنایی برای کنترل پردازش اطلاعات به عنوان بازخورد وبررسی استفاده می‌شود.

سخن آخر

با توجه به این مقاله دریافتید که سیستم های اطلاعات حسابداری، حلقه ارتباط میان فعالیت های تجاری، افراد سرمایه گذار و تصمیم گیرندگان مالی است. اجزاء یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که شامل شش جزء است همگی با هم کار می‌کنند تا توسط این سیستم و تهیه گزارشات مالی کمک بزرگی به پیشبرد اهداف سازمان و تصمیم‌گیری ها ‌شود. در واقع وجود یک AIS دقیق و کارآمد لازمه‌ی هر کسب و کار موفقی است.

بیشتر بخوانید: اهمیت حسابداری در زندگی روزمره