آموزش جامع دفاترالکترونیکی برای کسب‌وکارها در سال 1405

اگر شما یکی از فعالان اقتصادی هستید، پروسه پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین مراحل سالانه‌های مالی شما به شمار می‌رود. عدم انجام این کار می‌تواند عواقب و جریمه‌های مالیاتی متعددی را برای شما به همراه داشته باشد. حصین حاسب در این مقاله، به شرح کامل پلمپ دفاتر الکترونیکی، فرآیند پلمپ و تغییرات قانون جدید در سال 1405 خواهد پرداخت.

از ابتدای سال 1404، سامانه پلمپ دفاتر الکترونیکی به‌صورت کامل عملیاتی شده است. این سیستم به‌جای شیوه‌های سنتی، پلمب دفاتر تجاری مانند دفتر روزنامه و دفتر کل را به‌صورت کاملاً دیجیتال و بدون نیاز به دفاتر فیزیکی انجام می‌دهد. دفاتر الکترونیکی، پس از تایید رسمی سازمان امور مالیاتی، به‌عنوان مستندات قانونی معتبر شناخته می‌شوند و هرگونه اشتباه در روند ثبت و بارگذاری می‌تواند اعتبار آنها را به چالش بکشد.

پلمپ دفاتر قانونی: یک الزام برای مودیان مالیاتی

پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین تکالیف مالیاتی مودیان مشمول ارائه دفاتر قانونی است. طبق ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، مودیان مالیاتی موظفند که دفاتر قانونی خود را به‌موقع پلمپ کنند تا از اعتبار قانونی برخوردار باشند. این تکلیف معمولاً در ماه‌های پایانی هر سال مالی برای سال مالی بعد انجام می‌شود. با توجه به حذف دفاتر قانونی به‌صورت فیزیکی، ممکن است این تصور ایجاد شود که نیازی به پلمپ دفاتر قانونی 1404 وجود ندارد. اما باید توجه داشت که حذف فیزیکی دفاتر قانونی به معنای عدم ثبت اسناد و مدارک نیست.

شرکت‌های بدون فعالیت و الزامات پلمپ دفاتر

متاسفانه برخی مدیران پس از تاسیس شرکت، تصور می‌کنند که تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسماً آغاز نشده و درآمدی کسب نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست. همچنین در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمب دفاتر قانونی خود را ثبت نمی‌کنند. این تصورات کاملاً اشتباه است.

در مورد شرکت‌های بدون فعالیت، لازم است که پس از گذشت حداکثر 2 ماه از تاسیس شرکت، نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایید. همچنین، "عدم فعالیت" تنها برای عملکرد سال گذشته یک شرکت پذیرفته می‌شود و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعدی ادعای عدم فعالیت نمود. شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بنابراین بدون تشکیل پرونده، ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی نمی‌تواند منطقی باشد.

مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان همان سال مالی است. در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی خواهد شد. همچنین، اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام می‌شود. در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامه‌ای که از سال‌های قبل ثابت بوده و باقی مانده‌اند، مانند حساب سرمایه، باید در دفاتر قید شوند تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود. جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است. به‌عنوان مثال، عدم فعالیت سال 1402 (اول فروردین تا آخر اسفند 1402) باید تا 31 تیرماه 1403 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام شود.

چه کسانی مشمول ارائه دفاتر قانونی هستند؟

بر اساس بند الف ماده 6 آیین‌نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م مورخ 1394/12/4، اشخاص زیر مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک هستند:

• اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
• کلیه اشخاص حقوقی؛ شامل کلیه شرکت‌ها و موسسات اعم از اینکه در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت شده‌اند یا خیر

راهنمای جامع دفاتر تجاری الکترونیکی

راهنمای جامع دفاتر تجاری الکترونیکی به کسب‌وکارها، شرکت‌ها و موسسات کمک می‌کند تا فرآیند ثبت، نگهداری و مدیریت دفاتر قانونی خود را به شکلی دیجیتال، سریع و کاملاً منطبق با قوانین مالیاتی انجام دهند. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یک بستر رسمی و آنلاین تحت نظارت سازمان امور مالیاتی است که جایگزینی هوشمند و مدرن برای دفاتر کاغذی سنتی به شمار می‌رود و امکان ثبت دفاتر کل، روزنامه و معین را با دقت و سرعت بیشتری فراهم می‌کند.

نگهداری دفاتر الکترونیکی و قوانین مرتبط

تغییرات مهم در پلمب دفاتر 1405

طبق بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم، از مهرماه سال 1403، پلمب دفاتر فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی حذف شده و جای خود را به پلمب الکترونیکی داد. هدف از این تحول نه تنها کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از تخریب محیط‌زیست، بلکه تسهیل در فرآیندهای کاری و بهبود کارآیی فعالان اقتصادی است. سازمان امور مالیاتی نیز متعهد به ارائه گزارش‌ها و اطلاعات لازم به نهادهای مرتبط است. جالب است بدانید که استفاده از پلمب الکترونیکی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در مصرف 127 میلیون و 500 هزار برگ کاغذ و 250 میلیارد تومان در هزینه‌های مالی شود.

📌 سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست و چرا اهمیت دارد؟

این سامانه، ابزاری رسمی برای ثبت و نگهداری دیجیتال دفاتر قانونی است و مزایای اصلی آن عبارتند از:

• کاهش خطاهای انسانی
• افزایش شفافیت مالی
• دسترسی سریع از هر مکان
• تسهیل نظارت و گزارش‌دهی مالیاتی
• انطباق کامل با قوانین سازمان امور مالیاتی

پروسه پلمب دفاتر قانونی الکترونیکی

پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی به‌صورت آنلاین انجام می‌شود و شامل مراحل زیر است:

• ورود به سامانه پلمپ دفاتر الکترونیکی و تکمیل اطلاعات لازم مانند نوع شخصیت حقوقی یا حقیقی، تاریخ مالی
• در این مرحله، حتماً اطلاعات مربوط به هیئت‌مدیره و دیگر جزئیات شغلی افراد حقوقی باید ثبت شود.
• انتخاب نوع دفاتر و تعداد صفحات مورد نیاز.
• پرداخت هزینه مربوط به پلمب دفاتر و ارسال مدارک لازم

مدارکی که برای پلمب دفاتر الکترونیکی مورد نیاز است، شامل:

• اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی
• مدارک شناسایی و تاسیسی شرکت
• توافقنامه‌های لازم از اعضای هیئت‌مدیره (برای شرکت‌ها)

📅 مهلت بارگذاری دفاتر طبق راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

بر اساس راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور، مهلت بارگذاری دفاتر به شرح زیر است:

سال	دوره زمانی	حداکثر مهلت بارگذاری
1403	کل سال	تا پایان مهلت تسلیم اظهارنامه (4 ماه پس از پایان سال مالی)
1404	6 ماهه اول	2 ماه پس از پایان دوره زمانی
1404	6 ماهه دوم	تا پایان مهلت تسلیم اظهارنامه (4 ماه پس از پایان سال مالی)
1405	بهار	2 ماه پس از پایان دوره زمانی
1405	تابستان	2 ماه پس از پایان دوره زمانی
1405	پاییز	2 ماه پس از پایان دوره زمانی
1406	زمستان	تا پایان مهلت تسلیم اظهارنامه (4 ماه پس از پایان سال مالی)

🔐 پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

یکی از مهم‌ترین مراحل قانونی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی، پلمب آن است که به معنای تایید و قفل شدن دفاتر به‌صورت قانونی است. امروزه پلمب به‌صورت دیجیتال و با امضای الکترونیکی انجام می‌شود و هدف آن:

• جلوگیری از تغییر غیرمجاز
• افزایش امنیت
• شفافیت کامل در ثبت اسناد مالی

مودیان باید برای پلمب دفاتر قانونی 1404 در موعد مقرر اقدام کنند.

🆚 تفاوت سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با دفاتر سنتی

استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مزایای متعددی نسبت به روش‌های سنتی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• دسترسی آسان و سریع به دفاتر: شما می‌توانید در هر زمان و از هر مکان به دفاتر تجاری الکترونیکی خود دسترسی داشته و تغییرات را به سرعت مشاهده کنید.
• کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات: ورود دقیق و سیستماتیک داده‌ها باعث کاهش اشتباهات شده و صحت و دقت اطلاعات ثبت‌شده را تضمین می‌کند.
• افزایش امنیت و جلوگیری از دستکاری دفاتر: با استفاده از پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی، امکان تغییر یا دستکاری دفاتر از بین رفته و امنیت اسناد مالی حفظ می‌شود.
• صرفه‌جویی چشمگیر در هزینه‌ها: با حذف نیاز به چاپ، نگهداری و ارسال دفاتر کاغذی، هزینه‌های مربوط به مدیریت دفاتر به‌طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
• هماهنگی کامل با قوانین مالیاتی: سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی کاملاً مطابق با بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی طراحی شده و الزامات قانونی را رعایت می‌کند.
• امکان استفاده از دفاتر قانونی حسابداری: این سامانه امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر اسناد مالی را از طریق دفاتر قانونی حسابداری فراهم می‌کند.

📒 استفاده از دفاتر قانونی حسابداری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

یکی از بخش‌های مهم در مدیریت مالی، استفاده صحیح از دفاتر قانونی حسابداری است که به شما کمک می‌کند تمامی تراکنش‌ها را به صورت منظم و مطابق قوانین ثبت کنید. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی این امکان را فراهم کرده است که انواع دفاتر قانونی حسابداری را به صورت دیجیتال ثبت و نگهداری نمایید. استفاده صحیح از این دفاتر نه تنها انطباق با قوانین را تضمین می‌کند، بلکه به گزارش‌دهی بهتر و مدیریت مالی دقیق‌تر نیز کمک می‌نماید.

مطالب بیشترتماس با ما

• 1. فرآیند پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی چگونه است؟

  فرآیند پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی به‌صورت آنلاین انجام می‌شود و شامل ورود به سامانه، تکمیل اطلاعات لازم، انتخاب نوع دفاتر و پرداخت هزینه مربوط به پلمب است.

• 2. چه مدارکی برای پلمب دفاتر الکترونیکی نیاز است؟

  مدارک لازم شامل اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی، مدارک شناسایی و تاسیسی شرکت و توافقنامه‌های لازم از اعضای هیئت‌مدیره است.

• 3. مزایای دفاتر الکترونیکی نسبت به دفاتر کاغذی چیست؟

  دفاتر الکترونیکی مزایایی مانند کاهش خطاهای انسانی، دسترسی سریع و آسان، افزایش امنیت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به همراه دارند.

• 4. پیامدهای عدم پلمب دفاتر قانونی چیست؟

  عدم پلمب دفاتر قانونی می‌تواند منجر به جریمه 20 درصدی مالیات برای مودیان شود، که برای حفظ اعتبار کسب‌وکارها این موضوع بسیار حیاتی است.