هوشمند سازی کسب و کار؛ تاریخچه، اهداف، مزایا و معایب

هوشمند سازی را می توان بطور کلی و خلاصه اینطور بیان کرد:  پیشرفته کردن زندگی با استفاده از یکسری ابزارها و پارامترها.

با هوشمند سازی می‌توانیم به یک سیستم یکپارچه دست یابیم که مدیریت بخشهای آن با استفاده از ابزارهای هوشمند از جمله گوشی هوشمند و... انجام می‌شود. و بسیاری از فرآیندهای مختلف درچنین سیستمی به طور خودکار انجام می‌شود.

با توجه به اهمیت این مقوله در کسب و کارها قصد داریم در این مقاله به آن بپردازیم.

هوشمند سازی چیست؟ 

برنامه ریزی سیستم ها و دستگاه های مختلف برای انجام برخی امور به طور خودکار یا به عبارتی هوشمند کردن آنها را هوشمند سازی گوییم که با استفاده از ابزاهایی مانند هوش مصنوعی، بیگ دیتا، اینترنت اشیا، رباتیک و غیره انجام می‌شود. در واقع چنین سیستم هایی بر اساس داده ها و اطلاعات جمع آوری شده و با استفاده از ابزارها ، قادر به اخذ تصمیمات هوشمندانه تر می‌شوند.

در تعریف دیگر می‌توان گفت: هوشمندسازی یعنی استفاده از تکنیک‌ها، ابزارها، تجهیزات و تکنولوژی‌ به منظور ساده سازی فرایندهای گوناگون در کسب و کارهای مختلف و زندگی روزمره است.

یکی از مزایای مهم هوشمند سازی، عدم وابستگی یا وابستگی کمتر به نیروی انسانی برای انجام فعالیت‌های مختلف است. در ادامه مزایای دیگر را بیان خواهیم کرد.

تاریخچه هوشمند سازی

• هوشمندی کسب‌ وکار ( Business Intelligence)  یا اصطلاح هوش تجاری  (BI)، اولین بار در کتابی از

  " Richard Millar Devens "  به نام "Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes" در سال 1865 مشاهده شد. ریچارد در این کتاب از این اصطلاح برای توصیف چگونگی کسب سود آقای هنری فرنسی که یک کارمند بانک بود،استفاده کرد. هنری فرنسی با  بررسی اطلاعات در مورد محیط پیرامون خود تجارت موفقی داشت.

• طبق تحقیقات Solomon Negash و Paul Gray، هوش تجاری می‌تواند به عنوان سیستمی عنوان شود که سه مورد جمع‌آوری اطلاعات، ذخیره اطلاعات و مدیریت دانش را باهم تلفیق می‌کند.
• طبق تحقیقات Forrester ، هوش تجاری "مجموعه ای از فرآیندها و فناوری‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات معنی داری تبدیل می‌کند که مورد استفاده قرار می‌گیرند تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی کارآمدتر را اعمال کنند".

مزایای هوشمند سازی کسب و کار

- عدم انجام امور بر اساس حدس و گمان

مدیران هر سازمان تصمیماتی می‌گیرند که شرکت آنها به سمت آینده و مسیری روشن هدایت شود. اغلب این مدیران بر اساس حدس و پیش بینی عمل می‌کنند. هوشمند سازی کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا به جای حدس و گمان، با استفاده از داده های دقیق تجزیه و تحلیل و پیشگویی صحیح تری را بتوان انجام داد.

- دستیابی به راه حل های سریعتر در مسایل کسب و کار

کاربرانی که از سیستم هوش تجاری یا کسب و کار هوشمند استفاده می‌کنند، معمولا لازم نیست ساعتهای زیادی را صرف مطالعه گزارشات چاپ شده یا دست نویس کنند. به عبارتی با هوشمندسازی کسب و کارها می توانند پاسخ های سریعتری را به سوالات و چالش های کسب و کار بدهند.

- شناسایی بهتر فرصت های فروش

سیستم های هوش تجاری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که توسط داده‌های مرتبط با مشتریان، مدل‌های پیش‌بینی بسازند و با آن مدل‌ها نمایندگی‌های فروش خود را به درستی مدیریت کنند و در نقطه تماس مناسب با مشتریان قرار گیرند.

- بهبود بهره وری و کارایی سیستم ها و سازمان

با توجه به اینکه بسیاری از شرکتها زمان زیادی را بابت یکپارچه سازی و اداره بخش های مختلف هدر می‌دهند، بهبود بهره وری در یک سازمان یکی از دلایل مهم پیاده سازی سیستم هوشمند است. با استفاده از هوشمند سازی کلیه اطلاعات به سادگی و دقیق متمرکز می‌شوند و درون یک گزارش یا یک فایل قابل نمایش است. بنابراین با این سیستم میزان زیادی از زمان نیز صرفه جویی می‌شود.

- کاهش هزینه ها و صرفه جویی در آنها

یکی از مزایای مهمی که هوشمند سازی تجهیزات، سیستم ها و همچنین کسب و کارها به همراه دارد، صرفه جویی در هزینه هاست. هزینه های مختلفی از جمله نیروی کار، هزینه های تولید و.... را توسط هوشمند سازی می‌توان کاهش داد.هوشمند سازی سیستمها باعث می‌شود که علاوه بر اینکه آنها از عملکرد بهتری برخوردار می‌شوند، حفظ و نگهداری از آنها بهتر صورت گیرد و آسیب کمتری نیز به آنها وارد شود.

- مدیریت بهتر موجودی ها

استفاده از کسب و کار هوشمند یا به عبارتی هوش تجاری کمک می‌کند تا نیاز مشتری ها به محصولات به سادگی مرتفع شود و در واقع می‌تولنیم موجودی ها رو در زمان صحیح به درستی مدیریت کنیم. به این ترتیب کسب و کار شما هزینه های اضافی بابت موجودی را نیز متحمل نمی‌شود.

- رفاه بیشتر کارمندان در محیط هوشمند

با هوشمند سازی سیستم های یک کسب و کار، پرسنل نیز وقت بیشتری جهت تمرکز بر روی امور مهمتر و بزرگ تر را دارند. به عبارت دیگر انجام کارها به شکلی هوشمندانه تر صورت می‌گیرد و کارمندان نیز با استرس کمتری مواجه می‌شوند.

- بهبود عملکرد نسبت به رقبا

هوشمند سازی کسب و کار به شما کمک می‌کند تا با تحلیل و بررسی اطلاعات شرکت ، پیش بینی دقیق تری از میزان تولید و همچنین فروش خود داشته باشید، این امر منجر به پیشرفت، ارتقاء و در واقع بهبود وضعیت سازمان یا شرکت شما نسبت به مشاغل مشابه یا رقبا می‌شود.

- گزارش دایمی به کمک هوشمند سازی کسب و کار

مدیران شرکت ها اغلب علاقه مند به دریافت گزارشات دایم از مدیران پایه برای به روز بودن و تصمیم گیری درست است. این امر به صورت مستمر کاری وقت گیر و طاقت فرسا است. در صورتیکه سیستم هوشمند یا همان هوش تجاری با استفاده از گزارش دهی آسان و سریع این امکان را برای مدیریت مطلوب و تصمیم گیری دقیق تر فراهم می‌کند.

هدف از هوشمند سازی

برخی از اهداف مهم هوشمندسازی کسب و کار موارد زیر رامی‌توان نام برد:

• تشخیص نیازهای ضروری در یک سازمان؛
• ایجاد یک سیستم هوشمند و خودکار که وظایف مختلف را بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی بتواند انجام دهد؛
• بهینه‌ سازی داده‌ ها، اطلاعات و استفاده بهینه از دانش پرسنل سازمان؛
• اصلاح و بهینه سازی ابزارهای مربوط به سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی؛
• کمک به کاهش هزینه ها در بخش های مختلف؛
• استفاده درست و به جا از اطلاعات سازمان.

سخن آخر

در این مقاله از هوشمند سازی و مزایای هوشمند سازی کسب و کارها صحبت کردیم. هر چند که ممکن است ایجاد یک محل کار هوشمند و هوشمند سازی سیستم در یک سازمان جدای از مزایای که دارد، هزینه هایی را هم به همراه داشته باشد، اما فواید و مزایای آن می‌تواند آن هزینه ها را توجیه کند، لذا در دنیای امروزی بهتر است مشاغل مختلف و کسب و کارها با هوشمند سازی بیشتر آشنا شوند.

بیشتر بخوانید: بررسی انواع سیستم های هوش مصنوعی در حسابداری