اکسل در حسابداری؛ معرفی توابع مهم اکسل و کاربرد آن

اکسل به عنوان یک ابزار ارزشمند برای حسابداران جهت انجام برخی محاسبات ریاضی است. هیچ گاه توصیه نمی کنیم که از Excel به عنوان سیستم حسابداری اصلی خود استفاده کنید، با این حال، یک ابزار کاربردی مهم برای تکمیل ابزارهای لازم حسابداری است.

در این مقاله قصد داریم از توابع پرکاربرد اکسل صحبت کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

اهمیت اکسل در حسابداری

بسیاری از گزارشات مالی با استفاده از اکسل استخراج می‌شود. توابع اکسل در عرض چند ثانیه می‌توانند محاسبات مالی حسابداری را انجام دهند. محیط ساده و در عین حال قدرتمند اکسل باعث می‌شود که کار با آن برای همه افراد آسان باشد و نیاز به دانش تخصصی ندارد. علاوه بر توابع آماده‌ای که در اکسل وجود دارد، امکان برنامه نویسی در آن برای توابع مورد نیاز کاربران را فراهم می‌کند.

✅ امکانات اکسل در حسابداری

برخی از امکانات مهم اکسل برای انجام عملیات حسابداری عبارتند از:

معرفی توابع مهم اکسل

تحلیل گر مالی زمان زیادی از وقت خود را صرف انجام محاسبات، نمودارها، مدل های مالی و...توسط نرم افزار اکسل می‌کند. توابع مالی و حسابداری فراوانی (بیش از 55 تابع) در اکسل وجود دارد. در اینجا ما بخشی از آنها را معرفی می‌کنیم.

برای استفاده از توابع اکسل کافیست از برگه  Formula در محیط اکسل گزینه Financial انتخاب شود.

مزایای استفاده از اکسل

برخی از مزایای اکسل عبارتند از:

★ برخی موارد پرکاربرد در اکسل

✓ مرتب سازی (sort)

مرتب سازی داده ها یا به عبارتی سورت کردن در اکسل از مواردی است که زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع برای اینکه مثلا داده ها به ترتیب حروف الفبا یا بر اساس اعداد از کوچک به بزرگ یا برعکس مرتب شوند از   استفاده می‌کنیم.

در زمان استفاده از Sort باید دقت کنیم که داده ها درست انتخاب شوند، زیرا در صورتی که Sort و ذخیره کنیم، دیگر قابل بازگرداندن نیست.

✓ ابزار جستجو یا Find

ابزار Find جهت سرچ و پیدا کردن داده ها با ویژگی های مورد نظر استفاده می‌شود.

✓ جداسازی یا filter

یکی از سریع ترین راه ها برای تهیه گزارش ساده از اطلاعات زیاد، استفاده از ابزار فیلتر است. از طریق این ابزار در اکسل میتون از بین داده های زیاد، داده های با مشخصات خاصی رو مشاهده کرد. برای فیلتر یا همان جداسازی، کافیست محدوده اطلاعات رو انتخاب و از تب Data گزینه Filter رو کلیک کنیم. مثلا اگر بخواهیم از میان داده های مربوط به فروش، اطلاعات یک محصول خاص رو ببینیم، از فیلتر استفاده می‌کنیم.

✓ جداول محوری ( Pivot Tables) 

یک ابزار بسیار قدرتمند در تحلیل داده ها، جداول پاشنه ای یا  Pivot Table در اکسل است. در واقع با این ابزار می‌توانید با صرف چند دقیقه و بدون فرمول نویسی‏ پیچیده، یک گزارش کاربردی و جذاب از هزاران داده‌ی خام تهیه کنید.

✓ Conditional Formatting

فرمت دهی شرطی ( Conditional Formatting) در اکسل ابزاری بسیار کاربردی در زمینه بصری سازی داده هاست. بصری سازی، انجام تنظیماتی روی داده هاست برای اینکه تفسیر داده ها و درک آنها راحت تر شود.

• 1- مزایای استفاده از اکسل چیست؟

  برخی از مزایای اکسل عبارتند از: کاهش پیچیدگی محاسبات که به صورت دستی انجام می‌شود؛ ذخیره سازی سریع اطلاعات؛ امکان فراگیری اکسل برای همه افراد به دلیل سادگی و قابل فهم؛ افزایش سرعت انجام امور و صرفه جویی در زمان؛ قابلیت ادغام اکسل با بقیه نرم‌افزارهای حسابداری؛ و غیره. برای سایر مزایای استفاده از نرم افزار اکسل به متن مقاله رجوع کنید

• 2- برای تهیه گزارش از اطلاعات از چه ابزاری استفاده می کنیم؟

  یکی از سریع ترین راه ها برای تهیه گزارش ساده از اطلاعات زیاد، استفاده از ابزار فیلتر است. از طریق این ابزار در اکسل میتون از بین داده های زیاد، داده های با مشخصات خاصی رو مشاهده کرد. برای فیلتر ، کافیست محدوده اطلاعات رو انتخاب و از تب Data گزینه Filter رو کلیک کنیم.

• 3- در دوره های آموزشی حصین حاسب استفاده از اکسل هم آموزش داده می شود؟

  بله در این دوره ها نحوه کار با اکسل را هم به کارآموز آموزش می دهیم.