اکسل در حسابداری؛ توابع مهم اکسل و کاربرد آن

اکسل به عنوان یک ابزار ارزشمند برای حسابداران جهت انجام برخی محاسبات ریاضی است. هیچ گاه توصیه نمی کنیم که از Excel به عنوان سیستم حسابداری اصلی خود استفاده کنید، با این حال، یک ابزار کاربردی مهم برای تکمیل ابزارهای لازم حسابداری است.

در این مقاله قصد داریم از توابع پرکاربرد اکسل صحبت کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

اهمیت اکسل در حسابداری

بسیاری از گزارشات مالی با استفاده از اکسل استخراج می‌شود. توابع اکسل در عرض چند ثانیه می‌توانند محاسبات مالی حسابداری را انجام دهند. محیط ساده و در عین حال قدرتمند اکسل باعث می‌شود که کار با آن برای همه افراد آسان باشد و نیاز به دانش تخصصی ندارد. علاوه بر توابع آماده‌ای که در اکسل وجود دارد، امکان برنامه نویسی در آن برای توابع مورد نیاز کاربران را فراهم می‌کند.

امکانات اکسل در حسابداری

برخی از امکانات مهم اکسل برای انجام عملیات حسابداری عبارتند از:

- استفاده از توابع پیش‌فرض و آماده اکسل برای انجام محاسبات پیچیده؛

- تنظیم جداولی، مثل جدول لیست حقوق و دستمزد و...؛

- لیست کردن فرآیندهای مالی در فایل‌هایی به صورت جداگانه؛

- قابلیت تنظیم کاربرگ‌های حسابرسی ماهانه؛

- تهیه گزارشات مالی در اکسل با دقت محاسباتی بالا و درصد خطای پایین؛

- تهیه نمودارهای مختلف بر اساس اطلاعات و داده ها؛

 - تنظیم صورت مغایرت بانکی با استفاده از اکسل؛

- انجام محاسبات مالی شخصی؛

- کنترل موجودی انبار و شمارش کالاها و محصولات؛

- قابلیت تحلیل داده‌های مدیریتی و ایجاد داشبوردهای مقایسه‌ای؛

- ویرایش و تغییر چند باره اطلاعات در صورت نیاز؛

- طراحی انواع توابع حسابداری از جمله ترازنامه، فرم‌ فیش حقوقی و بیمه و...؛

- امکان ترکیب داده ها و اطلاعات خروجی از نرم‌افزارهای مختلف و همچنین گزارش گیری از آن‌ها؛

و... .

معرفی توابع مهم اکسل

تحلیل گر مالی زمان زیادی از وقت خود را صرف انجام محاسبات، نمودارها، مدل های مالی و...توسط نرم افزار اکسل می‌کند. توابع مالی و حسابداری فراوانی (بیش از 55 تابع) در اکسل وجود دارد. در اینجا ما بخشی از آنها را معرفی می‌کنیم.

برای استفاده از توابع اکسل کافیست از برگه  Formula در محیط اکسل گزینه Financial انتخاب شود.

Sum: یکی از ساده ترین توابع اکسل است که مقادیر دو یا چند سلول را با هم جمع و حاصل را در سلول دیگر ذخیره می‌کند.

Sumif: وقتی که دو یا چند سلول با هم مرتبط باشند، از این تابع برای حاصل جمع آنها استفاده می‌شود.

VLOOKUP: برای جستجوی ستونی بکار می‌رود.

Hlookupt: برای جستجوی سطری از این تابع استفاده می‌شود.

Sln: جهت محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم بکار می‌رود.

PMT: برای محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره‌ای ثابت و با نرخ مشخص این تابع مورد استفاده قرار می‌گیرد.

PPMT: این تابع نسخه دیگری از تابع PMT است که جهت محاسبه اقساط اصل وام استفاده می‌شود.

IPMT: تابع IPMT نیز نسخه ای از تابع PMT است که برای محاسبه اقساط مربوط به بهره بکار می‌رود.

Rate: جهت محاسبه نرخ سود از تابع  Rate استفاده می‌شود.

Mirr: محاسبه نرخ کارکرد داخلی سرمایه با استفاده از این تابع است.

Syd: هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات توسط این تابع محاسبه می‌شود.

DB: هزینه استهلاک نزولی در زمانی معین را تابع DB محاسبه می‌کند.

ACCRINT: این تابع برای محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق بکار می‌رود.

FV: یکی از پرکاربردترین توابع اکسل در حسابداری است. ارزش آینده یک سرمایه گذاری دارای نرخ بهره ثابت و پرداخت دوره ای یکسان با استفاده از این تابع محاسبه می‌شود.

PV: این تابع ارزش فعلی سرمایه گذاری را محاسبه می‌کند.

NPV: ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری با استفاده از این تابع حساب می‌شود.

XNPV: مشابه تابع NPV است، با این تفاوت که جهت محاسبه ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری‌هایی استفاده می‌شود که پرداختی ها و دریافتی‌ها دوره‌ای نیستند و تاریخ های مشخصی دارند.

FVSCHEDULE: برای محاسبه ارزش آتی با نرخ سود متغیر  همچنین دوره های بازپرداخت یکسان، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

NPER: تعداد دوره‌های مودنیاز برای سرمایه‌گذاری را با این تابع می‌توان تعیین کرد.

IRR: جهت محاسبه نرخ بازده داخلی بکار می‌رود. برای نشان دادن سود دهی یک پروژه در طرح های توجیهی از این تابع استفاده می‌شود.

XIRR: زمانی که تراکنش های مالی جهت محاسبه نرخ بازده داخلی در بازه ها یا تاریخ های مختلفی صورت گیرد، باید از این تابع استفاده کنیم.

EFFECT: "نرخ بهره سالانه موثر" را توسط این تابع می‌توان به دست آورد.

مزایای استفاده از اکسل

برخی از مزایای اکسل عبارتند از:

- کاهش پیچیدگی محاسبات که به صورت دستی انجام می‌شود؛

- ذخیره سازی سریع اطلاعات؛

- امکان فراگیری اکسل برای همه افراد به دلیل سادگی و قابل فهم؛

- افزایش سرعت انجام امور و صرفه جویی در زمان؛

- قابلیت ادغام اکسل با بقیه نرم‌افزارهای حسابداری؛

- فضای در دسترس وسیع و بدون محدودیت در ستون و جدول؛

- ارسال سریع اطلاعات برای کاربران در قالب فایل اکسل؛

- امکان استفاده از ماشین‌حساب و فرمول‌نویسی در صفحه‌ی گسترده‌ اکسل؛

- استفاده از اطلاعات موجود در اکسل برای جمع‌بندی، مدل‌سازی و پیش بینی؛

 - محاسبه‌ی هزینه‌ها، درآمدها، حقوق و دستمزد، صورت وضعیت و غیره در اکسل؛

برخی موارد پرکاربرد در اکسل

مرتب سازی (sort)

مرتب سازی داده ها یا به عبارتی سورت کردن در اکسل از مواردی است که زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع برای اینکه مثلا داده ها به ترتیب حروف الفبا یا بر اساس اعداد از کوچک به بزرگ یا برعکس مرتب شوند از   استفاده می‌کنیم.

در زمان استفاده از Sort باید دقت کنیم که داده ها درست انتخاب شوند، زیرا در صورتی که Sort و ذخیره کنیم، دیگر قابل بازگرداندن نیست.

ابزار جستجو یا Find

ابزار Find جهت سرچ و پیدا کردن داده ها با ویژگی های مورد نظر استفاده می‌شود.

جداسازی یا filter

یکی از سریع ترین راه ها برای تهیه گزارش ساده از اطلاعات زیاد، استفاده از ابزار فیلتر است. از طریق این ابزار در اکسل میتون از بین داده های زیاد، داده های با مشخصات خاصی رو مشاهده کرد. برای فیلتر یا همان جداسازی، کافیست محدوده اطلاعات رو انتخاب و از تب Data گزینه Filter رو کلیک کنیم. مثلا اگر بخواهیم از میان داده های مربوط به فروش، اطلاعات یک محصول خاص رو ببینیم، از فیلتر استفاده می‌کنیم.

جداول محوری ( Pivot Tables) 

یک ابزار بسیار قدرتمند در تحلیل داده ها، جداول پاشنه ای یا  Pivot Table در اکسل است. در واقع با این ابزار می‌توانید با صرف چند دقیقه و بدون فرمول نویسی‏ پیچیده، یک گزارش کاربردی و جذاب از هزاران داده‌ی خام تهیه کنید.

Conditional Formatting

فرمت دهی شرطی ( Conditional Formatting) در اکسل ابزاری بسیار کاربردی در زمینه بصری سازی داده هاست. بصری سازی، انجام تنظیماتی روی داده هاست برای اینکه تفسیر داده ها و درک آنها راحت تر شود.

جمع بندی

در این مقاله برخی از توابع مهم و پرکاربرد در حسابداری را معرفی نمودیم. یک حسابدار خبره با استفاده از میزان مهارت خود در بکارگیری نرم افزار اکسل و سایر نرم افزارهای حسابداری سرعت و دقت خود را در انجام محاسبات بالا می‌برد. با توجه به اینکه توابع اکسل بسیار متنوع هستند پس چه حسابدار باشید و چه در حوزه حسابداری مشغول نباشید، از توابع و بخشهای مختلف اکسل می‌توانید برای پیشرفت کار خود بهره بگیرید.

در بخشی از آموزشهای حصین حاسب نیز در دوره کارورزی حسابداری کار با توابع اکسل به طور مفصل تر  آموزش داده خواهد شد.