تحریر دفاتر قانونی

نحوه تحریر دفاتر قانونی

از مهمترین مباحث قبل از نحوه تحریر ،تهیه دفاتر قانونی می‌باشد.

تمامی شرکت‌های تجاری بایستی برای سال مالی خود  از سال گذشته برای تهیه و پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام کنند.(در مقالات قبلی به طور کامل نحوه پلمپ دفاتر قانونی در اختیار شما عزیزان قرار گرفت).

مهمترین نکات تحریر دفاتر

در هنگام تحریر دفاتر قانونی، بایستی به یک سری نکات اولیه توجه کرد:

1- دفاتر قانونی بایستی پلمپ شده باشند.

 2- ابتد ا و انتهای دفاتر قانونی(دفتر روزنامه و دفتر کل) بایستی مهر و برچسب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وجود داشته باشد .

3- بر روی برچسب، تاریخ شروع و پایان سال مالی که برای آن درخواست دفاتر قانونی نموده اید، باید درج شده باشد .

4- بر روی برچسب باید تعداد دفتر درخواست شده به همراه تعداد برگه آن نوشته شده باشد.

5- قبل از تکمیل نمودن دفاتر، بایستی تعداد برگه های آن را چک کنیدو برگه جا افتاده وجود نداشته باشد.

6- شماره برگه های دفاتر پشت سر هم و به ترتیب می باشند.

7- از بین بردن و جدا نمودن هر یک از برگه های دفاتر، موجب رد دفاتر شما می شود.

8- برای تحریر دفاتر، از خودکار آبی یا مشکی استفاده کنید.

9- هنگام تحریر دفاتر بایستی از اولین شماره برگه شروع به تکمیل دفاتر نمود.

10- سطر جا افتاده در دفاتر موجب رد آن دفتر توسط ممیز دارایی می شود.

11- در صورت هرگونه اشتباه عددی یا حروفی، از غلط گیری آن جدا خودداری کنید.

12- اگر هرگونه اشتباه در نوشتن حروف یا اعداد صورت گرفت، کافیست با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و صحیح آن را بالای آن بنویسید.

13- پس از نوشتن هر صفحه از دفتر روزنامه، بایستی جمع ستون بستانکار و بدهکار در پایین صفحه در کادر مشخص شده نوشته شود.

14- جمع کل هر صفحه دفتر روزنامه، به صفحه بعدی منتقل می شود.

آموزش تحریر دفاتر قانونی

یکی از ابتدایی ترین مراحل دفاتر قانونی، پلمپ دفاتر می باشد.

هر برچسب پلمپ حاوی موارد زیر می باشد:

• تاریخ شروع و پایان سال مالی

• تعداد دفتر درخواستی به همراه تعداد برگه آن

• مهر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

به طور مثال اگر دفتر روزنامه یا دفتر کل شما 200 برگ باشد،همیشه مهر و برچسب پلمپ:

•  در صفحه قبل از صفحه شماره 1 (ابتدای دفتر روزنامه/کل)

• در شماره صفحه 199 (انتهای دفتر روزنامه/کل)درج میشود.

تحریر دفاتر قانونی / تحریر دفتر روزنامه

تحریر دفتر روزنامه، از اولین شماره یعنی 1 شروع میشود.

جا انداختن صفحه و یا از بین بردن و جابه جایی صفحات موجب رد دفاتر شما می شود.



طبق تصویر زیر، اولین سندی که در دفتر روزنامه (در صفحه شماره 1) ثبت می شود، سند افتتاحیه می‌باشد.

در دفتر روزنامه حساب های کل نوشته می شوند. به طور مثال :

حساب کل= موجودی نقد و بانک

 معین=بانک

حساب تفضیل=بانک ملی شعبه سعادت آباد

روز و ماه رویداد مالی به ترتیب سند و تاریخ در قسمت تاریخ نوشته می شود.

 هر یک از حساب های کل، در دفتر کل در صفحات مجزا نوشته می شوند.

بعضی از حساب ها مانند حساب موجودی نقد و بانک به دلیل حجم زیاد رویدادهای مالی، چندین صفحه از دفتر کل را در بر میگیرد.

شما باید شماره صفحه ای که نوشتن حساب کل را شروع نموده اید، در قسمت شماره دفتر کل دفتر روزنامه، یادداشت نمایید. 

حساب بدهکاران درسمت راست دفتر روزنامه(راست چین)

حساب بستانکاران درسمت چپ دفتر روزنامه(چپ چین) نوشته شوند.

در پایان هر سند، بایستی عبارت “به شرح سند حسابداری” نوشته شود.

 هر سند حسابداری باید قسمت بدهکار و بستانکار آن موازنه و تراز باشد .

 تحریر دفتر کل

دفتر کل دارای صفحه فهرست و راهنما می‌باشد.

همانطور که گفتیم، هر یک از حساب های کل دارای شماره صفحه هستند .

صفحه فهرست و راهنما برای سهولت در دسترسی به صفحه حساب کل مورد نظر می باشد.

مانند دفتر روزنامه، تحریر دفتر کل از شماره 1 شروع می شود.

در دفتر کل ترتیب نوشتن حساب ها بسیار حائز اهمیت هستند. برای فراگیری ترتیب حسابها، می توانید از مقاله کدینگ حسابداری استفاده کنید.

 در دفتر کل، در قسمت حساب نام حساب کل نوشته می شود. به طور مثال: موجودی نقد و بانک

 روز و ماه رویداد مالی حساب کل(به طور مثال موجودی نقد و بانک) به ترتیب سند و تاریخ در قسمت تاریخ نوشته می‌شود.

در قسمت شماره دفتر روزنامه، بایستی در  آن صفحه از دفتر روزنامه که حساب کل گردش داشته است، نوشته شود.

 در دفتر کل، در قسمت شرح، باید خواننده را به یک مرحله قبلتر یعنی دفتر روزنامه ارجاع دهید.

به این صورت که در قسمت شرح عبارت “به شرح دفتر روزنامه” نوشته میشود.

داراییها(بدهکاران):

اگر گردش بدهکار باشد، با مانده قبلی + می شود، اگر گردش بستانکار باشد، از مانده قبلی – می شود.

بدهیها و حقوق صاحبان سهام(بستانکاران):

اگر گردش بستانکار باشد، با مانده قبلی + می شود، اگر گردش بدهکار باشد، از مانده قبلی – می شود.

برای تعیین ماهیت حسابها(بدهکار و بستانکار)، کنار ستون باقیمانده، ستون “تشخیص” وجود دارد.

برای حساب دارایی ها عبارت “بد” و برای حساب بدهی و حقوق صاحبان سهام عبارت “بس” نوشته میشود.

اگر ماهیت هر یک از حسابها عوض شود، آن ماهیت در قسمت “تشخیص” دفتر کل قید می شود.

در تحریر دفتر کل و روزنامه، درصورت بروز هر گونه اشتباه در نوشتن حروف و اعداد، از غلط گیری و خط خوردگی جدا خودداری نمایید.

باید با استفاده از خودکار قرمز، روی عبارت یا رقم اشتباه خط بکشید و درست آن را بالای آن بنویسید.

 در دفتر کل مانند دفتر روزنامه، جا انداختن سطر یک ایراد بزرگ و موجب رد دفاتر شما می شود.

باید تمامی رویدادها را پشت سر هم و بدون جا انداختن سطر بنویسید.

 همانند دفتر روزنامه، در دفتر کل باید در انتهای هر صفحه جمع هر ستون(بدهکار-بستانکار-باقیمانده) در قسمت “نقل به صفحه” نوشته شود.

این جمع به صفحه بعدی قسمت “منقول از صفحه” منتقل میگردد.

سخن آخر

ویدئوئی از نحوه تحریر دفاتر قانونی را در فایل زیر می توانید ببینید:

نحوه تحریر دفاتر قانونی