حسابداری انبار؛ مزایا، انواع موجودی انبار و وظایف حسابدار انبار

همانطور که می‌دانیم حسابداری انواع مختلفی دارد و هر نوع حسابدار دارای مشاغل مختلفی از جمله حسابداری فروش، حسابداری نقدی، حسابداری انبار و... است. در هر کسب و کاری حسابدار انبار یک موقعیت شغلی بسیار مهم است که نقش مدیریت موجودی ها برای جلوگیری از خطر ضرر برای آن کسب و کار را دارد. در واقع حسابدار موجودی کالا، حسابداری است که می داند چه کاری باید انجام دهد تا بتواند موجودی را به بهترین نحو مدیریت کند.

تعریف حسابداری انبار

به مجموعه‌ای از فرآیندها و عملیات مربوط به حسابداری که ارزش موجودی های انبار را محاسبه می‌کند، حسابداری انبار گوییم. در شرکتهایی که کالاها و محصولات فیزیکی ارائه می‌کنند وجود انبار و انبارگردانی از ملزومات آنهاست. حسابداری انبار یا به عبارتی حسابداری موجودی کالاها؛ شیوه‌ای برای ثبت، پیگیری موجودی و هزینه‌های موجودی (هزینه‌های لازم جهت خرید کالا) است.

توجه:
انبارگردانی جزء عملیاتی است که در دل حسابداری انبار قرار دارد و معمولا در پایان یک دوره مالی انجام می‌شود.

اهمیت حسابداری انبار

از مهم ترین دلایلی که انبارداری و حسابداری انبار اهمیت دارد موارد زیر را می‌توان نام برد:

- موجودی انبار یک شرکت تعیین کننده‌ی دارایی های تجاری و مالیات پرداختی آن است؛

- کنترل دقیق موجودی ها و جلوگیری از کاهش یا افزایش بیش از حد موجودی انبار؛

- دریافت سفارش مشتری به اندازه‌ی موجودی؛

- ارزیابی ارزش موجودی‌های انبار و مبلغ آنها؛

- کاهش هزینه‌های نگهداری موجودی در انبارها؛

- تسهیل فرآیندهای حسابداری و تعیین ارزش واقعی دارایی‌های یک سازمان.

انواع کالاها در انبار (انواع موجودی انبار)

هر کسب و کاری بر اساس نیاز و نوع فعالیت خود (تولیدی، خدماتی، بازرگانی و....)، کالاهای مختلفی را انبار می‌کنند. فهرستی از این کالاها عبارتند از:

• مواد اولیه؛

• اجناس خریداری شده؛

• مواد مصرفی جهت تولید کالا؛

• مواد در جریان تولید؛

• کالای تولید شده.

مواد اولیه

یکی از کالاهایی که در انبار نگهداری می‌شود مواد اولیه است. شامل تمام مواد که برای ساخت و تولید یک محصول لازم است. در واقع بدون این مواد اولیه فرآیند تولید متوقف می‌شود. پس موجودی کافی آن در زمان مناسب بسیار اهمیت دارد.

مواد مصرفی

موادی که به طور غیر مستقیم در عملیات تولید بکار می‌روند، مواد مصرفی برای تولید هستند.

اجناس خریداری شده

شرکتهای بازرگانی کالاها را به صورت آماده از کارخانه های دیگر می خرند و بدون اعمال تغییر، آن ها را به بازار عرضه می‌کنند. در واقع از وظایف اصلی برخی شرکتهای بازرگانی حسابداری انبار و انبارداری است.

مواد در جریان تولید

به گروهی از مواد که دیگر جزء مواد اولیه نیستند و به محصول نهایی نیز تبدیل نشده‌اند، در واقع در مسیر ساخت محصول قرار دارند، مواد در جریان تولید کالا گوییم.

کالای تولید شده

مهم ترین نوع کالایی که در انبار نگهداری می‌شود، کالای تولیدی است که اثر مستقیمی در سود شرکت نیز دارد. لذا با یک حسابداری انبار مناسب و دقیق سود خوبی را می‌توان برای یک شرکت به عمل آورد. جهت درک بهتر برای مثال می‌توان اینطور بیان کرد که اگر موجودی کالاهای تولیدی در انبار کمتر از میزان تقاضای بازار باشد، سودی که می‌توانست به وجود آید از دست می‌رود و موجودی بیش از تقاضای بازار نیز منجر به ایجاد هزینه های اضافی برای انبار و شرکت می‌شود. بنابراین نظارت درست نگهداری میزان کالاهای تولیدی در انبار در میزان سود و فروش شرکت نقش مهمی دارد.

مزایای حسابداری انبار

برخی از مزایای حسابداری انبار عبارتند از:

- کنترل دقیق میزان موجودی انبار جهت ایجاد تعادل بین مقدار سفارش پذیرفته شده و موجودی؛

- ایجاد نظم در کالاهای موجود در انبار برای نگهداری و دسترسی سریع به کالاهای مورد نیاز؛

- ثبت فهرست تعداد کالاهای موجود و تعیین ارزش آنها  که باعث سهولت در شمارش اجناس، تحویل کالا و پیش بینی سود و هزینه ها می‌شود.

وظایف حسابدار انبار و انباردار

برخی از وظایف مهم حسابدار انبار به شرح زیر است:

- نظارت دقیق بر کلیه‌ی معاملات (اعم از خرید یا فروش) و ثبت در دفتر کل گزارشات؛

- تنظیم گزارش از موجودی انبار با استفاده از نرم افزارهای حسابداری در جهت کنترل وضعیت معاملات؛

- تهیه فهرست موجودی انبار و حسابرسی موجودی ها حداقل یکبار در سال؛

- با ثبت هزینه های لازم مربوط به تهیه مواد اولیه، تولید محصولات نهایی و بطور کلی نظارت بر هزینه ها توسط حسابداران انبار به حسابداران واحدهای دیگر جهت برآورد قیمت و سود محصولات کمک می‌شود

- بررسی اختلاف موجودی انبار با داده ها از وظایف دیگر حسابدار انبار است؛

در واقع ثبت گزارش از موجودی ها و تطابق آنها با داده ها (اعم از داده های مربوط به خرید یا تولید) باعث کشف سرقت های احتمالی و علت تفاوت میان میزان موجودی انبار و داده‌ها می‌شود.

- تنظیم گزارش ماهیانه از وضعیت انبار؛

- کنترل فاکتورهای خرید مربوط به مواد اولیه یا فروش محصولات؛

- مطابقت سفارشات با موجودی انبار؛

و...

وظایف انباردار

یک انباردار وظایفی دارد که از جمله مهم ترین آنها عبارتند از:

- مسیولیت دریافت کالاها  طبق مدارک خرید؛

- حفظ و نگهداری کالاهای موجود در انبار؛

- ثبت رسید انبار طبق فاکتور خرید؛

- صدور حواله انبار در زمان تحویل کالا؛

- کد گذاری اجناس موجود در انبار و دسته بندی آنها؛

- بایگانی اسناد و مدارک مربوط به کالاهای انبار؛

- ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج کالاها از انبار؛

- صادر کردن حواله کالاهای مرجوعی و برگشتی؛

و...

نحوه کار حسابداری انبار

شرکتها جهت گزارش و محاسبه اطلاعات مالی لازم در مورد هزینه ها و درآمدهای خود باید یک سیستم حسابداری موجودی کالا داشته باشند.

2 سیستم اصلی حسابداری موجودی انبار داریم که عبارتند از:

- سیستم حسابداری موجودی دایمی؛

- سیستم های موجودی دوره‌ای.

در سیستم حسابداری دایمی، موجودی کالاها بطور مستمر ثبت، پیگیری و سوابق آن کامل نگهداری می‌شود. در واقع باید در طول سال مالی مرتب به روز شود. به محض اینکه یک محصول وارد حساب موجودی ها یا از آن خارج می‌شود، توسط سیستم مورد ردیابی قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر در این سیستم، حساب موجودی کالا با هر بار خرید یا فروش تحت تاثیر قرار می گیرد.

در مقابل سیستم‌های دوره‌ای یا ادواری حسابداری؛ با بررسی دوره‌ای موجودی و با استفاده از شمارش فیزیکی، موجودی ها را  برای بررسی میزان آنها و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، ردیابی می‌کند. این سیستم نیاز به نگهداری سوابق موجودی در طول سال مالی ندارد و در طی عملیات خرید و فروش حساب موجودی تغییر نمی‌کند. در واقع موجودی کالاها در پایان سال یکبار شمارش می‌شود، سپس موجودی ریالی معادل آن نیز ثبت می‌شود.

سخن آخر

در این مقاله در مورد اهمیت حسابداری انبار و وظایف آن صحبت شد. حسابدار انبار که وی را به عنوان حسابدار ردیابی موجودی نیز می‌شناسند، فردی است که مسئولیت کنترل وضعیت کالاهای داخل و خارج، کنترل موجودی و گزارش به مدیریت در مورد فرآیند کار در انبار را بر عهده دارد.

شغل حسابداری انبار شغلی است که نیاز به تخصص بسیار بالایی ندارد اما یک حسابدار انبار و همچنین انباردار باید از همان ابتدای کار از دقت بالا و احتیاط کافی برخوردار باشد چون یک بی احتیاطی ممکن است بسیار به ضرر شرکت تمام شود.

در پایان امیدواریم از مطالعه این مقاله بهره کافی را ببرید و ما را از نظرات مفید خود بی نصیب نفرمایید.