معرفی سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) و اجزاء آنها

وجود سیستم های اطلاعاتی در یک سازمان نقش مهمی در موفقیت آن سازمان دارد. سیستم های اطلاعاتی انواع مختلفی از جمله سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی (MIS)، سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)  و سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) دارند. در این مقاله قصد داریم به معرفی یکی از این سیستم های مهم یعنی سیستم اطلاعاتی حسابداری بپردازیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

تعریف سیستم های اطلاعاتی حسابداری   

سیستمی که گزارشات مالی را تهیه، سپس آنها را در راستای دستیابی به اهداف سازمان به تصمیم گیرندگان بیرونی جهت بررسی واخذ بهترین تصمیم ارایه می‌دهد، سیستم اطلاعاتی حسابداری (Accounting Information System)- AIS - گویند. توسط گزارشاتی که از سیستم حسابداری سازمان می‌گیرند، می‌توان به تجزیه و تحلیل وضعیت سازمان پرداخت.

به بیان دیگر سامانه اطلاعاتی حسابداری  معمولاً روشی مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیتهای حسابداری در پیوستگی با منابع فناوری اطلاعات است. گزارشات آماری منتج از این سامانه می‌توانند به‌ طور درون‌سازمانی توسط مدیران یا به‌ طور بیرون‌سازمانی توسط دیگر گروه‌های ذینفع از جمله سرمایه‌گذاران، تحلیل گران تجاری،اعتبار دهندگان و مقامات مالیاتی استفاده شوند.

چه افرادی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری استفاده می کنند؟

استفاده‌کنندگان داخلی یا به عبارتی مدیران و مجریان جزء مهمترین افرادی هستند که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می کنند. آنها با استفاده از این سیستم مدیریت مالی خود را انجام می‌دهند و گزارشات فصلی را نیز فراهم می‌کنند. در واقع این سیستم به افراد یک سازمان در قسمت های مختلف کمک می‌کند تا به یک سیستم واحد دسترسی و با هم کار کنند.

از جمله افرادی که از این سیستم استفاده می کنند، عبارتند از:

مزایا و محدودیت‌های سیستم اطلاعاتی حسابداری برای سازمان‌ها

اگرچه AIS مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد، اما آگاهی از محدودیت‌ها نیز اهمیت دارد:

در صورت انتخاب نادرست نرم‌افزار یا پیاده‌سازی ضعیف، ممکن است نه تنها بهبود نداشته باشیم، بلکه پیچیدگی و نارضایتی نیز افزایش یابد.

اجزاء سیستم اطلاعاتی حسابداری

سیستم های اطلاعاتی حسابداری از 6 قسمت یا 6 جزء اصلی تشکیل می‌شود که عبارتند از:

در ادامه هریک از این موارد را توضیح می‌دهیم.

نقش سیستم اطلاعاتی حسابداری در بهبود کنترل‌های داخلی و جلوگیری از تقلب

یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری، تقویت کنترل‌های داخلی و کاهش احتمال اشتباه و تقلب در سازمان است. وقتی ثبت و پردازش اطلاعات مالی به‌صورت سیستماتیک انجام شود، امکان دستکاری داده‌ها بسیار کمتر می‌شود.

یک AIS مناسب می‌تواند در موارد زیر نقش کلیدی داشته باشد:

✅ تفکیک وظایف:

در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری، معمولاً ثبت، تایید و پرداخت یک تراکنش توسط یک نفر انجام نمی‌شود. تقسیم وظایف بین چند کاربر باعث می‌شود احتمال سوءاستفاده و تقلب کاهش یابد.

✅ کنترل دسترسی:

با تعریف سطح دسترسی‌های مختلف، می‌توان تعیین کرد چه کسی فقط «مشاهده»، چه کسی «ثبت» و چه کسی «تایید» کند. به‌طور مثال، کارمندان واحد حقوق و دستمزد فقط به اطلاعات حقوقی کارکنان دسترسی دارند و نه به تمام گزارش‌های مالی شرکت.

✅ مسیر حسابرسی:

یک AIS استاندارد، تمام اقدامات انجام‌شده روی داده‌ها (ثبت، ویرایش، حذف) را همراه با نام کاربر، تاریخ و ساعت ذخیره می‌کند. این «ردپا» به مدیران و حسابرسان کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکل، منبع خطا یا تقلب را شناسایی کنند.

معیارهای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم اطلاعاتی حسابداری مناسب

انتخاب و پیاده‌سازی یک AIS مناسب، تاثیر مستقیم بر کارایی و سلامت مالی سازمان دارد. قبل از خرید یا استقرار هر سیستم، توجه به نکات زیر ضروری است:

✅ تحلیل نیازمندی‌ها و فرآیندها:

ابتدا باید فرآیندهای مالی و عملیاتی سازمان (خرید، فروش، تولید، حقوق و دستمزد، انبار و…) به‌طور دقیق مستندسازی شود. سپس بررسی شود که آیا نرم‌افزار موردنظر می‌تواند این فرآیندها را پشتیبانی کند یا خیر.

✅سهولت کاربری و آموزش کاربران:

حتی بهترین نرم‌افزارها هم اگر برای کاربران پیچیده و ناملموس باشند، در عمل با مقاومت مواجه می‌شوند و درست استفاده نمی‌شوند. بنابراین سادگی، فارسی‌سازی مناسب، و امکان آموزش سریع کاربران مزیت مهمی است.

✅قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی:

سیستم اطلاعاتی حسابداری باید امکان سازگاری با رشد سازمان، اضافه شدن شعبه‌ها، تغییر قوانین مالیاتی و توسعه‌ی گزارش‌ها را داشته باشد.

✅پشتیبانی و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار:

با توجه به تغییر مداوم قوانین مالیاتی، بیمه و استانداردهای حسابداری، نرم‌افزار AIS باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شود. کیفیت تیم پشتیبانی و سرعت ارائه نسخه‌های جدید، یکی از معیارهای مهم انتخاب است.

فرآیند اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری

هریک از بخش های مربوط به سیستم یک سازمان فرآیندهایی را باید طی کنند. مهم ترین فرآیندهای اجرایی سیستم اطلاعات حسابداری عبارتند از:

الف- ورود داده

دریافتی و پرداخت های مربوط به یک سازمان باید در سیستم به ثبت برسد. اما این پرداختها و دریافتی ها یا به بیان کلی تر ثبت رویدادها باید بر اساس اسناد، مدارک و داده های معتبر باشد که روی سیستم آنها را ثبت کنید. از جمله مدارکی که در ابتدا باید در سیستم آنها را وارد کنید عبارتند از: فاکتور خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافتی ها و پرداختی های نقدی و....

ب- پردازش

بعد از ورود مدارک مورد نیاز (داده ها) در سیستم اطلاعات حسابداری، نوبت به پردازش داده ها می‌رسد. پردازش به ترتیب زیر انجام می‌شود:

ج- ستاده ها

نتایج و خروجی پردازش داده ها در سیستم حسابداری ارایه می‌شود که شامل ارایه اطلاعات مالی و صورت های گزارشات مالی است. نتایج باید مختصر، در عین حال دقیق و قابل اتکا باشد.

د- بازخورد

اطمینان از صحت ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل با تهیه تراز آزمایشی انجام می‌شود. این تراز آزمایشی به عنوان ستاده های سیستم و مبنایی برای کنترل پردازش اطلاعات به عنوان بازخورد وبررسی استفاده می‌شود.

نقش فناوری‌های نوین در سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری

سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری نیز مانند سایر حوزه‌ها تحت تاثیر فناوری‌های نوین قرار گرفته‌اند. برخی از مهم‌ترین روندهای جدید عبارتند از:

استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین:

برای شناسایی الگوهای غیرعادی در تراکنش‌ها (کشف تقلب)، پیش‌بینی جریان‌های نقدی، یا پیشنهاد ثبت‌های خودکار بر اساس سوابق.

اتوماسیون فرآیندهای تکراری (RPA):

ربات‌های نرم‌افزاری می‌توانند کارهایی مثل ثبت فاکتورهای تکراری، تطبیق حساب‌ها، یا ارسال گزارش‌های دوره‌ای را به‌صورت خودکار انجام دهند.

محاسبات ابری:

بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری به‌صورت ابری ارائه می‌شوند. این موضوع امکان دسترسی از راه دور، کاهش هزینه‌های سخت‌افزار و به‌روزرسانی ساده‌تر را فراهم می‌کند، هرچند نیازمند توجه ویژه به مباحث امنیت و محرمانگی داده‌ها است.

آموزش دوره کارورزی حسابداری تماس با ما

• 1- سیستم اطلاعاتی حسابداری (AIS) چیست؟

  سیستم اطلاعاتی حسابداری سیستمی است که گزارشات مالی را تهیه و به تصمیم گیرندگان بیرونی ارایه می‌دهد تا به بهترین تصمیم دست یابند.

• 2- چه افرادی از سیستم های اطلاعاتی حسابداری استفاده می‌کنند؟

  افرادی مانند حسابداران، مشاوران، مدیران مالی، تحلیل گران و حسابرسان از مهمترین استفاده‌کنندگان سیستم اطلاعاتی حسابداری هستند.

• 3- اجزاء سیستم اطلاعاتی حسابداری شامل چه مواردی است؟

  اجزاء این سیستم شامل کارکنان، دستورالعمل ها، داده‌ها، نرم‌افزار، زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و اقدامات امنیتی و کنترل های داخلی است.

• 4- کاربردهای سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟

  این سیستم به تصمیم گیری‌های مالی، ثبت تراکنش‌های مالی با دقت و دسترسی راحت به داده های مالی کمک می‌کند.

• 5- فرآیند اجرای AIS شامل چه مراحلی است؟

  فرآیندهای مهم شامل ورود داده، پردازش داده، ستاده‌ها و بازخورد است.