8 مزیت مهم نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزار حسابداری ابری چیست؟

چه تفاوتی با نرم افزارهای سنتی و قدیمی دارد؟

استفاده از آن چه مزایایی دارد؟

این سوالات از جمله سوالاتی هستند که ممکن است به ذهن شما یا استفاده کنندگان سیستم حسابداری ابری برسد. لذا در این مقاله قصد داریم به این قبیل سوالات پاسخ دهیم.

دفعه بعد که مشتری شما در مورد حسابداری ابری سوالی داشت، آماده باشید تا با خواندن این مقاله آنها را با اطلاعاتی که برای درک مزایای نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند مسلح کنید. ما برای کمک به شما اینجا هستیم!

قبل از توضیح نرم افزار حسابداری ابری بهتر است با سیستم پردازش ابری آشنا شوید.

سیستم پردازش ابری چیست؟

پردازش ابری از ترکیب دو کلمه پردازش و ابر تشکیل می شود.

ابر در اینجا به معنی شبکه اینترنتی است که یک کاربر معمولی از پشت صحنه و آنچه در پی آن اتفاق می‌افتد، اطلاع دقیقی ندارد (مانند داخل ابر). در نمودارهای شبکه‌های رایانه‌ای نیز از شکل ابر برای نشان دادن شبکهٔ اینترنت استفاده می‌شود.

در واقع پردازش ابری یعنی ارایه سرویس‌های پردازشی که شامل سرورها، ذخیره‌سازی اطلاعات، پایگاه‌های داده، شبکه و... روی بستر اینترنت (ابر) می‌باشد.

نرم افزار حسابداری ابری 

نرم افزار حسابداری ابری مشابه نرم افزار حسابداری سنتی است، فقط در این حالت، نرم افزار حسابداری بر روی سرورهای راه دور میزبانی می شود، مشابه مدل تجاری SaaS (نرم افزار مبتنی بر سرویس). داده‌ها به "ابر" یا فضای ابری ارسال می شوند، جایی که داده‌ها پردازش می شوند و به کاربر بازگردانده می شوند.

با نرم افزار حسابداری ابری در واقع یک حسابدار می‌تواند، از هر مکانی و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار فقط از طریق اینترنت و مرورگر وب، امور حسابداری خود را انجام دهد. 

نرم افزار مبتنی بر سرویس یا SaaS چیست؟

SaaS به کاربر اجازه می دهد تا به کمک  اینترنت به برنامه های مبتنی بر ابر وصل شود و از داده‌ها استفاده کند. نمونه های رایج SaaS عبارتند از سرویس جیمیل گوگل، ایمیل، تقویم و ابزارهای آفیس و غیره که نیاز به نصب نرم افزار نیست. SaaS یک راه حل نرم افزاری کامل را ارائه می دهد و در این مدل مبتنی بر وب، فروشندگان نرم افزار یا ارائه دهندگان خدمات ابری از سرورها، پایگاه داده‌ها و کدهای یک برنامه نگهداری می‌کنند.

اهمیت نرم افزار حسابداری ابری

ابر یکی از امن ترین راه‌ها برای ذخیره اطلاعات است. برای مثال، با استفاده از نرم‌افزار ابری، اگر لپ‌تاپ شما به سرقت رفت، هیچ‌کس نمی‌تواند به داده‌های شما دسترسی داشته باشد، مگر اینکه وارد حساب کاربری آنلاین شده باشد. با نرم افزار حسابداری ابری، داده های شما به صورت آنلاین بر روی سرورهای ایمن زندگی می‌کنند، برخلاف هارد دیسک شما.

در ادامه 8 مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری ابری را برای شما شرح می دهیم.

8 مزیت نرم افزار حسابداری ابری

1- در هر زمان از هر کجا به امور مالی خود دسترسی داشته باشید

با یک برنامه نرم افزاری مبتنی بر ابر، در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مالی خود دسترسی دارید. نیازی نیست نگران اتلاف وقت با دانلودها و به‌روزرسانی‌هایی باشید که با نرم‌افزار معمولی ارائه می‌شوند، زیرا ابر از راه دور میزبانی می‌شود. یک ارایه‌دهنده نرم‌افزار حتی می‌تواند یک برنامه تلفن همراه ارایه دهد که دسترسی به شماره‌های شما را در حین حرکت آسان‌تر می‌کند. این سیستم می تواند به شما این انعطاف را بدهد که لازم نباشد در دفتر خود برای دسترسی به حساب‌ها یا بررسی جریان‌های نقدی خود بنشینید.

2- دیدی به روز از کسب و کار خود دریافت کنید.

هنگامی که داده‌های شما در فضای ابری زندگی می کنند، یک نمای کاملاً به روز از وضعیت مالی فعلی خود دارید. این به شما کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد آینده مالی کسب و کار خود بگیرید.

3- صرفه جویی در زمان با اتوماسیون

با اکثر برنامه های حسابداری مبتنی بر ابر، می توانید گردش کار خود را برای صرفه جویی در زمان خودکار کنید. به عنوان مثال، می‌توانید اطلاعات فروشنده خود را وارد و گردش کاری را تنظیم کنید که به طور خودکار در همان سررسید هر ماه به فروشنده پرداخت کند. همچنین می‌توانید ارسال فاکتورها را برای مشتریان تکراری خود به‌طور خودکار انجام دهید.

4- همکاری را آسان تر کنید

استفاده از یک برنامه حسابداری مبتنی بر ابر، همکاری با حسابدار خود را برای شما آسان تر می‌کند. ابر تولید گزارش هایی را که حسابدار شما ممکن است از شما نیاز داشته باشد آسان تر می کند. همچنین می‌توانید به حسابدار خود اجازه دسترسی به نرم‌افزار را بدهید تا در هر زمانی که نیاز داشت، به شماره‌های شما دسترسی داشته باشد.

با یک برنامه حسابداری آنلاین، شما همچنین کنترل میزان دسترسی به اطلاعات مالی را برای کارمند دارید. به عنوان مثال، اگر کارمندی دارید که در حال پردازش حقوق و دستمزد است، می‌توانید به آن‌ها فقط به فهرست حقوق و دستمزد دسترسی دهید بدون اینکه آنها بتوانند به حساب‌های بانکی یا اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند.

5- دقت حسابداری خود را بهبود بخشید

خطر خطاهای حسابداری با سیستم‌های حسابداری مبتنی بر ابر کمتر است، زیرا تمام اطلاعات مالی مربوطه در یک مکان وارد می شود. اگر به طور منظم هزینه ها و درآمدها را وارد می‌کنید و تراکنش ها را دسته بندی می‌کنید، می‌توانید در هر زمان گزارش دقیقی تهیه کنید.

شما نیازی به دانستن روش‌ها، فرمول‌ها یا میانبرهای مختلف حسابداری ندارید، همانطور که اگر از برگه اکسل استفاده می‌کردید. تنها کاری که برای دریافت گزارش دقیق باید انجام دهید، این است که مطمین شوید درآمد و هزینه های خود را به طور منظم وارد می‌کنید.

6- بدون نیاز به نصب

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به صورت آنلاین میزبانی می شود، بنابراین برای نصب آن بر روی رایانه خود نیازی به خرید برنامه ندارید. برخلاف سایر برنامه‌های نرم‌افزاری که باید با مجوزهای جداگانه روی هر رایانه نصب می‌شد، دسترسی به ابر در مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه در دسترس است که می‌توانید به حساب کاربری وارد شوید. همچنین در یک تیم فناوری اطلاعات داخلی برای انجام کارهایی مانند ارتقاء نرم افزار یا رسیدگی به سایر مسایل فنی صرفه جویی خواهید کرد.

7- دسترسی به پشتیبانی فنی

یکی از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر، دسترسی به پشتیبانی فنی است.

می‌توانید از طریق تلفن یا چت به پشتیبانی فنی دسترسی داشته باشید و به متخصصان فنی در دسترس، دسترسی فوری داشته باشید تا در مورد هر مشکلی که ممکن است با نرم‌افزار مبتنی بر ابر داشته باشید به شما کمک کنند. این می تواند با عدم نیاز به استخدام نماینده IT داخلی، در زمان و هزینه شرکت شما صرفه جویی کند.

8- عدم نیاز به ورق زدن کاغذ و مدارک دستی

هنگام رسیدگی به امور مالی خود، وجود مدارک و پرونده های دستی زیاد می‌تواند بسیار چالش برانگیز شود.

تشکیل پرونده از طریق هزینه ها، رسیدها و فاکتورها می‌تواند بسیار دشوار باشد. با یک برنامه نرم افزاری حسابداری مبتنی بر ابر، می‌توانید بلافاصله داده ها را از مدارک خود به ابر وارد کنید. انتقال این داده‌ها به نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد بدون ورق زدن کاغذ، در زمان واقعی وضعیت مالی خود را آسان‌تر ببینید. این به شما کمک می کند تا خطر خطاهای دستی یا نابودی داده‌های مهم را به حداقل برسانید و به روش کارآمدتری برای مدیریت امور مالی خود برسید.

برخی تفاوتهای نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزار حسابداری سنتی

چندین تمایز کلیدی بین حسابداری‌ابری و حسابداری سنتی در محل وجود دارد:

- حسابداری ابری انعطاف پذیرتر است. با توجه به اینکه داده‌های حسابداری را می‌توان از هر نقطه‌ای در هر دستگاهی با اتصال به اینترنت، به جای چند رایانه انتخابی در محل، در دسترس قرار داد.

- بر خلاف نرم افزار حسابداری سنتی، نرم افزار حسابداری ابری اطلاعات مالی را به طور خودکار به روز می‌کند و گزارش های مالی را در زمان واقعی ارایه می‌دهد. این به این معناست که مانده‌حساب ها همیشه دقیق هستند و به دلیل ورود دستی داده‌ها، خطاهای کمتری رخ می‌دهد.

- نرم افزارهای حسابداری ابری همچنین بهتر می‌توانند معاملات چند ارزی و چند شرکتی را کارآمدتر انجام دهند.

 با سیستم ابری هزینه ها در بسیاری از موارد کاهش می یابد.

در دنیای داخلی، هر بار که یک شرکت رشد می‌کند، با هزینه های مجوز نرم افزار، تعمیر و نگهداری بیشتر و همچنین مجوزها و هزینه های جدید برای پایگاه داده، مدیریت سیستم و نرم افزارهای دیگر روبرو می شود. همچنین ممکن است مجبور شود سخت افزارهای جدیدی مانند سرورها را خریداری کند. با راه‌حل‌های ابری، کسب‌وکارها با تجهیزات و مجوزهای گران قیمت کمتر مواجه می‌شوند و به همین ترتیب، وقتی کمی گسترش می‌یابد، هزینه‌ها افزایش نمی‌یابد.

- همچنین، حسابداری ابری به نگهداری بسیار کمتری نسبت به همتای سنتی خود نیاز دارد. ارایه‌دهنده ابر پشتیبان‌گیری‌ها را تکمیل می‌کند، به‌روزرسانی‌ها به‌طور خودکار انجام می‌شوند و هیچ چیزی نیازی به دانلود یا نصب روی رایانه شرکت ندارد.

- امنیت اطلاعات و داده ها

 راه حل های حسابداری ابری روشی به همان اندازه ایمن و گاهی اوقات حتی ایمن‌تر برای ذخیره اطلاعات مالی نسبت به نرم افزار حسابداری سنتی ارایه می دهند.

- اشتراک گذاری داده ها در سیستم حسابداری ابری نسبت به سیستم سنتی، کمتر باعث نگرانی است.

نکته طلایی: ارایه دهندگان ابر معمولاً در دو یا چند مکان، سرورهای پشتیبان دارند. پس اگر یک شبکه سرور از کار بیفتد، شما همچنان به اطلاعات و دیتاهای خود دسترسی دارید. اطلاعاتی که فقط در محل نگهداری می‌شوند ممکن است در آتش سوزی یا بلایای طبیعی از بین بروند یا آسیب ببینند و هرگز قابل بازیابی نباشند.

سخن آخر

در این مقاله با اهمیت نرم افزار حسابداری ابری و تفاوت آن با نرم افزارهای سنتی آشنا شدید. در بحث انتخاب نرم افزار باید پلتفرمی را انتخاب کنید که به دلیل ویژگی‌های امنیتی، انعطاف‌پذیری و خدمات مشتری، دارای رتبه بالایی باشد. این جنبه‌های پلتفرم به شما کمک می‌کند تا در درازمدت از انجام عملیات حسابداری روان اطمینان حاصل کنید.

بیشتر بخوانید:
آموزش نرم افزار ابرستان