کدینگ حسابداری را اصولی یاد بگیر

با پیشرفت روزافزونی که در همه زمینه‌ها و به‌خصوص درزمینهٔ مالی و حسابداری به وجود اّمده، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک مالی با سیستم دستی و قدیمی معنی نداره و مسلماً باید از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده بشه. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری لزوم کدگذاری برای حساب‌ها را به‌وضوح نشون میده. بنابراین در این مقاله قصد داریم خیلی اصولی و البته سلیس و راحت شمارو با کدینگ حسابداری آشنا کنیم.

عناصر اصلی در کدینگ حسابداری

داشتن یک سری اطلاعات‌پایه‌ای مثل انواع حساب‌ها در حسابداری، مقدمه یادگیری کدینگ حساب‌هاست. در حسابداری با 3 عنصر اصلی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام که درواقع معادله اساسی حسابداری را تشکیل میدن و با 2 عنصر مهم دیگه به نام درآمدها و هزینه‌ها  مواجهیم. البته غیرازاین موارد حساب‌های دیگه ای وجود داره؛ که هر یک از این حساب‌ها ماهیت مخصوص به خودشونو دارن. میتونید برای آموزش یا یادآوری مقاله معادله اساسی حسابداری راببینید.

اصلا کدینگ چیست؟

اگه به‌جای استفاده از عنوان‌ها از اعداد و حروف و علایم استفاده کنیم به شکلی که یک نظم منطقی و اصولی در مجموعه‌ای خاص ایجاد بشه؛ بدون اینکه نیاز باشه از توضیحات اضافی و عناوین استفاده کنیم؛ را کدینگ میگن. و حالا قرارِ ما از کدینگ در حسابداری استفاده کنیم؛ که درواقع کد دادن به حساب‌هاست به‌طوری‌که کارِ ما حسابدارارو ساده‌تر، منظم‌تر و کم خطرپذیرتر میکنه.

چه عواملی در کدینگ حسابداری تاثیر گذار است

به‌طورکلی نوع و محتوای گزارش‌هایی که یک حسابدار باید ارایه بده و همچنین توان و ظرفیت نرم‌افزار حسابداری از مهم‌ترین عواملیِ که مشخص میشه چطور باید کدینگ حسابداری را انجام داد؛ البته نوع شرکت و فعالیتش، حجم تراکنش حساب‌ها و حتی سلیقه حسابدار،البته اگه استانداردهای حسابداری زیر پا گذاشته نشه؛ در این امرِ مهم بسیار تاثیرگذارِ. می تونید برای مطالعه استانداردهای حسابداری به سایت سازمان حسابرسی مراجعه کنید.

اصول کدگذاری در کدینگ حسابداری

همین‌طور که بالاتر بهش اشاره شد در حسابداری با عنوان حساب‌های مختلفی مواجهیم که در کدینگ حسابداری برای کدگذاری این حساب‌ها، باید از روال و اصول خاصی پیروی کنیم. به این شکل که برای کدگذاری عنوان حساب دارایی، شروع کد با عدد 1 باشه و برای بدهی‌ها عدد2، حقوق صاحبان سهام 3، درآمدها 4، هزینه‌ها 5 و سایر حساب‌ها عدد 6 به بعد. مثلاً اختصاص کد 10 به‌عنوان حساب موجودی نقد و بانک که یک حساب دارایی است، و همان‌طور که می‌بینید کد حساب با عدد 1 شروع‌شده.

معرفی سطوح مختلف حساب ها در کدینگ حسابداری

در کدینگ حسابداری اصولاً از 4 سطح گروه، کل ، معین و تفصیلی برای دسته‌بندی کردن حساب‌ها استفاده میشِ که در ادامه به توضیح هرکدام می‌پردازیم:

• گروه حساب:

اولین مرحله کدینگ حسابداری گروه‌بندی کردن حساب‌هاست که در ادامه مشاهده می‌کنید:

البته به‌صورت جزیی‌تر نیز می توان گروه حساب‌ها را دسته‌بندی کرد. مثلاً دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیر جاری، بدهی‌های جاری و بدهی‌های غیر جاری و به همین ترتیب.

• سطح کل:

درواقع ریز حساب‌های تعریف‌شده در گروه حساب‌ها در سطح کل میاد و میشِ گفت مهم‌ترین قسمت کدینگ حسابداریِ؛ چراکه گزارش‌هایی که برای اشخاص و ارگان‌های مختلف تهیه میشِ بر اساس دسته‌بندی صورت گرفته در این سطحِ.

• سطح معین و تفضیلی:

در سطح معین، زیرمجموعه حساب‌های کل میاد و در سطح تفصیلی زیرمجموعه حساب‌های معین با جزییات بیشتر مشخص می شه و به شرح بیشتر حساب‌ها که در سطوح بالاتر قرار دارند کمک می‌کنه. مثلاً حساب کل "موجودی نقد و بانک" که شامل حساب‌های بانک، صندوق و تنخواه‌گردان هست باید در سطح معین تعریف بشه و هر یک از این حساب‌ها که خود دارای زیرمجموعه هستند؛ مثل حساب بانک که ممکنه یک واحد اقتصادی چندین حساب بانک (ملی، صادرات و...) داشته باشد باید در سطح تفصیلی تعریف بشن. مانند نمونه:

نکته:

دقت داشته باشید که نرم افزار های مختلف از 3 سطح به بالا دارند؛ سطح‌های بعدی باز با عنوان تفصیلی شناخته می‌شوند. مثل سطح تفصیلی شناور یا به‌صورت شماره‌گذاری (تفصیلی 1، تفصیلی 2 و...).

دلیل سطح بندی حساب ها برای کدینگ حسابداری

شاید براتون سوال پیش امد که چرا از چند سطح مختلف در کدینگ استفاده میشه. با یه مثال ساده با ما همراه باشید. فک کنید که قصد اسباب‌کشی به منزل جدیدیُ دارید و قرارِ اسباب و وسایلتونو کارتن کنید. مسلماً شما همه وسایل را به‌صورت در هم در کارتن‌ها نمی‌ریزید و به‌صورت دسته‌بندی‌شده وسایل شکستنی یا نشکن و ... را مشخص می‌کنید و ممکنه داخل کارتن هارو برای وسایل مختلف تقسیم‌بندی خاصی انجام بدین. بنابراین برای کدینگ حساب‌ها هم نمیام همه حساب‌ها رو به‌صورت در هم در سیستم نرم افزاریمون تعریف کنیم بلکه باید حساب‌ها سطح‌بندی بشه.

نمونه ای از کدینگ حسابداری

در بخش مربوط به عوامل موثر بر کدینگ عنوان کردیم، نوع و محتوای گزارش‌هایی که توسط حسابدار باید ارایه بشه در نحوه کدینگ کردن موثر؛ به همین خاطر در ادامه فایل کدینگ حسابداری جامع و یک فایل کدینگی را به شما ارایه میدیم که بتونید یکی از مهم‌ترین گزارشات حسابداری، یعنی اظهارنامه مالیات عملکرد را با کمترین اقدامی تکمیل و ارسال کنید. درواقع سعی کردیم کدینگ ارایه‌شده به ترازنامه اظهارنامه عملکرد نزدیک باشه.

جداول کدینگ ها

کدینگ جامع

و در آخر

از مهم‌ترین و پایه‌ای‌ترین کارهای هر حسابداری؛ کدینگ حسابداری نرم‌افزار هست. کدینگ حسابداری کار سخت و پیچیده‌ای نیست اما واقعیت اینِ که کسی میتونه این وظیفه مهم را انجام بده که به تمام مباحث حسابداری آشنا باشه؛ بنابراین اگه به‌عنوان یک حسابدار وظیفه کدینگ حساب‌ها رو به عهده‌دارید و احساس ضعف در مباحث حسابداری می‌کنید از امکانات فوق‌العاده‌ دوره کارورزی حسابداری آموزشگاه حصین حاسب بهره ببرید.