شروع حسابداری یک شرکت + 8 نکته مهم و ابزارهای ضروری حسابدار

در هر شرکتی که مشغول بکار می‌شوید باید یک سری نکات را رعایت کنید و از مواردی اطلاعاتی داشته باشید تا بتوانید موفق شوید. در مورد شروع حسابداری یک شرکت نیز این مسیله مهم تر است. چون حسابداری جزء شغل های حساس است و به قول معروف بیگدار نمی شود به آب زد. در این مقاله سعی داریم شما را با نکات و مواردی که برای شروع کار حسابداری باید بدانید آشنا کنیم.

در شروع حسابداری یک شرکت با چه شرکتهایی مواجه می شوید؟

وقتی قصد دارید در یک شرکت مشغول به کار شوید اولین مسئله ای که هست این است که با چه شرکتهایی برخورد می کنید!

حالتهای مختلفی ممکن است وجود داشته باشد:

- شرکت تازه تاسیس باشد و تازه شروع به کار کند؛

- شرکت سالیان سال فعالیت می‌کند ولی حسابدار از آن شرکت رفته است؛

- حالت دیگر اینکه حسابدار هنوز در شرکت باشد ولی بخواهد کار را به یک حسابدار جدید تحویل دهد.

- یا اینکه شرکتی سالیان سال فعالیت داشته ولی تا به حال حسابداری نداشته و ... .

دو سوال مهم با شروع حسابداری یک شرکت

در تمام 4 حالتی که در پاراگراف قبل گفتیم، اولین آیتمی که به عنوان یک حسابدار باید از خودتان سوال کنید، این است که

1- با چه نوع حسابهایی در آن شرکت روبرو هستید!؟

2-  محل درآمد شرکت از کجاست؟ (چون هر شرکتی برای ایجاد درآمد تاسیس می‌شود).

مثلا اگر در یک شرکت بازرگانی مشغول می‌شوید باید ببینید در برنامه کاری خود خرید و فروش چه کالاهایی را دارند و محل درآمد آنها به چه صورت و از کجا تامین می‌شود.

بنابراین در ابتدا باید محل های کسب درآمد آن شرکت را شناسایی کنید.

شروع حسابداری یک شرکت در هر یک از شرکت‌های خدماتی، بازرگانی، تولیدی و پیمانکاری با همدیگر تفاوت هایی دارد اما یک سری نکات برای شروع در اکثر شرکت ها یکسان است.



اگر به حسابداری شرکت‌های خدماتی، بازرگانی، پیمانکاری و تولیدی آشنایی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم دوره زیر را بررسی و در صورت تمایل در آن شرکت نمایید.

دوره کارورزی حسابداری

نکاتی که با شروع حسابداری یک شرکت باید توجه کنید

1- شناسایی محل های کسب و ایجاد درآمد شرکت مورد نظر

در هر شرکتی راه های مختلفی برای کسب درآمد هست شما به عنوان یک حسابدار باید بپرسید که درآمد آن شرکت از چه راه هایی می‌باشد. مثلا فاکتورهای فروش می‌تواند نشان دهنده درآمدهای آن شرکت باشد، بقیه فاکتورها می‌تواند دربرگیرنده هزینه ها، واریزها و برداشت ها باشد. پس در اینجاست که نیاز به اطلاعاتی داریم که کارفرما باید در اختیار ما قرار دهد.

2- مدارک و اطلاعاتی که برای شروع کار نیاز داریم

مسیله دیگر که با شروع حسابداری یک شرکت باید دقت کنیم، مدارکی هست که برای ادامه روند کار به آنها نیاز داریم که این مدارک را کارفرما به ما می‌دهد. با شروع حسابداری یک شرکت باید اطلاعات مالی و حسابهای آن شرکت را بررسی کنید.

3-مرتب سازی اسناد و مدارک

پس از دریافت اسناد و مدارک لازم، اولین قدم مرتب سازی (sort) آنها می‌باشد. یعنی اسناد را به ترتیب هر ماه مرتب کنیم به عنوان مثال از یکم ماه تا آخر ماه.

4- تهیه پرینت بانکی شرکت

با شروع حسابداری یک شرکت، پرینت بانکی آن شرکت را تهیه کنیم. اگر ورود و خروج مالی آن شرکت در پرینت بانکی آن مشخص است که مثلا هزینه ای که در هر فاکتور نوشته شده از محل بانک هست یا از محل های دیگر! باید به صورت دقیق مشخص باشد که بعدا مشکلی پیش نیاید. در واقع کوچکترین مبالغ باید معلوم باشد که بابت چه چیزی وارد حساب شرکت یا از حساب آن خارج شده است، و بر اساس آن در اسنادی که می خواهیم بزنیم بدهکار و بستانکار و ... را تعیین کنیم.

5- از سوال پرسیدن زیاد از کارفرما نترسید

در شروع حسابداری یک شرکت هیچ وقت از پرسیدن سوال زیاد از کارفرما نترسید. درست است که با قبول حسابداری در یک شرکت یک سری از اطلاعات مانند اطلاعات بانک، فاکتورها، هزینه ها و ... را باید به صورت مکتوب و به طور صحیح در اختیار شما قرار دهند اما مواردی هست که به صورت شفاهی باید ازکارفرما بپرسید و مشورت بخواهید تا بتوانید اطلاعات لازم برای بهبود و روند کار را کسب کنید بنابراین از اینکه کارفرما ممکن است حوصله جواب دادن به شما را نداشته باشد نترسید و سوال خود را بپرسید.

6-امانت داری و مسئولیت پذیری

این دو ویژگی کلیدی نقش بسیار مهمی در موفقیت هر شغلی به ویژه حسابداری دارند. با شروع حسابداری یک شرکت، تهیه فهرستی از مسئولیت ها و وظایف، به شما به‌عنوان حسابدار کمک می‌کند تا روی کار حسابداری خود تسلط داشته باشید و با دقت بیشتری کارها را پیش ببرید. یک حسابدار خوب از همان ابتدا باید امانت دار و محرم اطلاعات و اسناد شرکت باشد.

7- قبول مسئولیت از تاریخی که حسابداری شرکت را برعهده گرفتید

شرکتی که قبلا حسابدار داشته ولی در حال حاضر از آن شرکت رفته، باید توجه کنید که مسئولیت حسابداری را از تاریخی که وارد می‌شوید قبول کنید نه از قبل آن تاریخ که در شرکت حضور نداشتید. در واقع می توانید تراز آزمایشی را که مربوط به تاریخ قبل از ورود شما هست پرینت بگیرید و توسط خودتان و همچنین مدیر عامل امضا شود که این تراز و مانده حسابها مربوط به حسابدار قبلی بوده و اگر خلل یا مشکلی در حسابهای قبلی باشد مسیول آن حسابدار قبلی هست نه شما. (حسابهای قبلی را می توانید کنترل کنید ولی مسیولیت قبل از تاریخ شروع به کارتان را نپذیرید).

نکته:

اگر حسابدار هنوز در شرکت هست و قرار است به زودی کار را به شما محول کند باز هم می توانید تراز آزمایشی، ترازنامه و سود و زیان را در بیاورید و متنی بنویسید مبنی بر اینکه از تاریخی که حسابداری شرکت را می پذیرید مسیولیت از آن به بعد را قبول کنید و توسط خودتان، کارفرما و حسابدار قبلی امضاء شود و ذکر شود که حسابهای مربوط به تاریخ های گذشته در حیطه مسیولیت حسابدار قبلی است.

8- درک نیازهای شرکت

با شروع حسابداری یک شرکت باید از نیازمندی‌ های شرکت جهت بودجه‌ بندی صحیح اطلاع پیدا کنید تا پیش‌بینی درستی از بودجه مورد نیاز برای ادامه فعالیت‌های شرکت داشته باشید.

 

شروع حسابداری یک شرکت که قبلا حسابداری در آن وجود نداشته

سند افتتاحیه:

شرکتی که قبلا حسابدار نداشته و می‌خواهیم حسابداری آن را شروع کنیم برای آن باید سند افتتاحیه بزنیم اطلاعاتی از جمله بانکها، طلبکار، بدهکار، موجودی انبار و کالا، اطلاعات چکهای دریافتی و پرداختی و ... را باید از کارفرما بگیریم. از آنجایی که دریافت این اطلاعات ممکن است زمان بر باشد در ابتدا می توانیم سند افتتاحیه را به صورت سرمایه 1 ریال، صندوق 1 ریال تعریف کنیم تا وقتی که اطلاعات آنها به صورت دقیق به دست ما رسید، آن سند را اصلاح می‌کنیم.

شروع حسابداری در شرکتی که تازه آغاز بکار کرده

- اگر به عنوان حسابدار در شرکتی که تازه فعالیت خود را آغاز کرده مشغول به کار شدید باید دفاتر قانونی را تهیه و تنظیم کنید و سپس عملیات ثبت اسناد در این دفاتر را شروع کنید. در این زمینه توصیه می کنیم برای اطلاعات بیشتر مقاله پلمپ دفاتر قانونی را مطالعه بفرمایید.

- نکته دیگری که برای این شرکتها باید بدانید تهیه یک نرم افزار حسابداری مناسب و با توجه به حوزه فعالیت آن شرکت است. با توجه به حجم اسنادی که باید ثبت شود و همچنین جلوگیری از خطاهای احتمالی بهتر است با شروع حسابداری یک شرکت از نرم افزارهای حسابداری برای تسریع و دقت در کارها استفاده شود. در بخش مقالات نرم افزارهای زیادی از جمله نرم افزار هلو، پارسیان، نرم افزار قیاس، سپیدار و ... را برای شما معرفی و روند کار آنها را توضیح داده‌ایم. با بررسی نیازهایی که شرکت دارد می توانید از یک نرم افزار خوب استفاده کنید.

یک نرم افزار خوب حسابداری چه ویژگی هایی دارد؟

- ارایه گزارش های مالی دقیق؛

- برخورداری از امنیت داده های شرکت؛

- رابط کاربری ساده و با دقت؛

- قابلیت به روز رسانی و آپدیت با توجه به تغییرات قوانین؛

- سازگاری با قوانین مالیاتی کشور؛

- امکان اتصال و یکپارچگی سیستم‌های مالی؛

- برخورداری از سرعت خوب؛

- متناسب با نوع نیاز و فعالیت شرکت؛

- پشتیبانی و خدمات پس از فروش‌خوب؛

- انعطاف پذیری برای ثبت معاملات.

ابزارهای ضروری که یک حسابدار باید بداند

آشنایی و توانایی کار با نرم افزارهای حسابداری-همانطور که می دانید نرم افزارهای مختلفی در بازار وجود دارد اما یک حسابدار کافیست به یک نرم افزار تسلط داشته باشد در این صورت با شروع حسابداری یک شرکت از هر نرم افزاری که استفاده کنند با اندکی صرف وقت میتواند با سایر نرم افزارها آشنا شود و کار با آنها را یاد بگیرد.

تسلط بر نرم افزار اکسل- با توجه به اینکه بسیاری از محاسبات و فرآیند حسابداری در اکسل انجام می‌شود، لازم است که یک حسابدار کار با اکسل را بلد باشد.

آشنایی با قوانین و اصطلاحات حسابداری- برای شروع حسابداری یک شرکت لازم نیست که تمام قوانین و استانداردهای حسابداری را از حفظ باشید اما آشنایی نسبی با آنها لازمه ی کار حسابداری موفق است.

توانایی کار با ماشین حساب- در دنیای پیشرفته امروزی خارج از شغل حسابداری بهتر است نحوه صحیح کار با ماشین حساب را یاد بگیرید تا اگر در کار حسابداری با ارقام و اعداد زیاد سروکار داشتید محاسبات معمولی جمع، ضرب و تقسیم را به راحتی بتوانید در آن وارد و نتیجه را ببینید.

آشنایی با اتوماسیون اداری و نامه نگاری- یکی از مواردی که با شروع حسابداری یک شرکت می‌تواند نظر مدیر را به شما جلب کند نحوه نامه نگاری و برخورد درست با طرف حسابها و مشتریان هست که باید به آن توجه کنید.

سوالات متداول

1- برای شروع حسابداری یک شرکت با چه شرکتهایی روبه رو هستیم؟

یک حالت این است که شرکت قبل از شما دارای حسابدار بوده است. در این صورت شما نیازی به قبول مسیولیت حسابهای قبلی ندارید. فقط باید اسناد و مدارک یا ترازآزمایشی و ترازهای مربوطه را از حسابدار قبلی یا شخص مدیرعامل و کارفرما، تحویل بگیرید و بلافاصله یک صورت‌جلسه‌ حاوی چک ‌لیست نواقص آماده کنید و تحویل مدیرعامل دهید تا  بعدا بابت حسابهای قبلی در زمانی که در شرکت حضور نداشتید و به عهده حسابدار قبلی بوده، مسیولیتی متوجه شما نباشد.

حالت دیگر این است که ممکن است یک شرکت تازه‌ تاسیس باشد و هیچ‌گونه حسابداری از قبل نداشته باشد. در این حالت چون فردی برای رسیدگی به  امور مالی یا حسابدار وجود نداشته است، بنابراین ممکن است با چالش‌های مربوط به حسابداری بیشتری نسبت به حالت اول برخورد کنید.

2- یک فرد برای شروع حسابداری یک شرکت چه مدارکی را باید تحویل بگیرد؟

- مانده حساب‌ها، اسناد و مدارک پیوست طبق گزارش ترازنامه

- آخرین مفاصا حساب مالیات عملکرد، ارزش افزوده و بیمه تامین اجتماعی

- آخرین لیست بیمه و مهلت پرداخت آن

- لیست چک‌های مشتریان از جمله نزد صندوق، در جریان وصول و برگشتی

- دسته ‌چک ‌های مربوط به شرکت

- ریز اسناد و وجه نقد موجود در داخل صندوق

- لیست حساب‌های بانکی به همراه مانده حساب ها و تطبیق حسابها با دفاتر

- تحویل دفاتر قانونی شرکت (دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت حتی اگر سفید باشد)

- آخرین تراز آزمایشی به همراه امضای حسابدار قبلی

- اسناد تضمینی نزد شرکت و کنترل آن اسناد با حساب‌های انتظامی

- لیست قراردادها و  زونکن قراردادهای شرکت

- نام کاربری و رمز عبور مالیات، بیمه، ارزش افزوده و معاملات فصلی.

- تحویل مهرهای دریافت، پرداخت و هر گونه مهری که مربوط به بخش حسابداری می باشد.

- نرم افزار حسابداری شرکت و قفل‌های آن (به همراه آخرین بک ‌آپ‌های نرم افزار به تاریخ روز تحویل)

- لیست تمامی دارایی‌های ثابت و مشخصات آنها مانند آخرین لیست موجودی کالاها، لیست آخرین انبارگردانی و ...

- آخرین لیست محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل

- آخرین اساسنامه شرکت و آخرین تغییرات در اساسنامه

سخن آخر

در این مقاله سعی کردیم تمام موارد ضروری را که برای شروع حسابداری یک شرکت باید بدانید ذکر کنیم. در پایان اگر تجربه ای از شروع کار حسابداری خود دارید یا فکر می کنید نکته ای در این زمینه در متن این مقاله جا مانده، می‌توانید برای ما در قسمت کامنت ها بنویسید تا با بقیه دوستان به اشتراک بگذاریم.

بیشتر بخوانید:

گام های اساسی برای شروع کار حسابداری شرکت تازه تاسیس