تنخواه گردان چیست؟ | مفهوم تنخواه، انواع تنخواه‌گردان و تفاوت آن با صندوق

تنخواه گردان به چه فردی می گویند؟ تنخواه چیست؟

با گسترش شرکت ها و فعالیت ها، هزینه ها نیز زیاد شدند. بنابراین مدیریت هزینه ها  یک دغدغه مهم در هر شرکتی شد.

یک سری هزینه ها مثلا هزینه خرید ملزومات اداری علاوه بر هزینه ی مربوط به خرید آن، هزینه ای بابت حمل و نقل آن باید پرداخت می شد. راه حلی که برای پرداخت این هزینه ها در نظر گرفتند ایجاد تنخواه گردان حسابداری بود.

تنخواه چیست

مبلغ معینی را که به صورت نقدی یا واریز به حساب  یکی از پرسنل شرکت می سپارند تنخواه گویند.

تنخواه گردان کیست؟

فردی است که در شرکت، مبلغ تنخواه در اختیار او قرار می گیرد.

ویژگی های کلی تنخواه دار

• از بین افراد شاغل در شرکت باشد؛

• حداقل دیپلم داشته باشد؛

• از لحاظ امانت دارای صلاحیت باشد؛

• توانایی لازم برای انجام وظایف تنخواه گردان.

اهداف ایجاد تنخواه 

هدف از این کار پرداخت سریع بهای خدمات و کالاهایی است که به‌طور روزمره در جریان فعالیت شرکت خریداری می‌شود.

تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می شود، هزینه های نقدی می باشند.

به همین دلیل عدم دقت در آن می تواند خسارت های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید.

انواع تنخواه گردان

دو تا از مهم ترین انواع تنخواه‌گردان عبارتند از متغیر و ثابت که در ادامه آنها را توضیح می‌دهیم.

تنخواه گردان به روش متغیر

سقف مبلغی که در این روش تعیین می شود، توسط مدیران ارشد تعیین می گردد و زمان مشخصی هم با توجه به حجم خریدهایی که توسط شرکت انجام می شود و در یک بخشنامه تنظیم می شود، مشخص می گردد.

در این نوع حساب در مدت زمانی که در قرارداد مشخص است، باید اسناد موجود برای خریدهای شرکتی توسط تنخواه گردان تحویل داده شوند.

تنخواه گردان به روش ثابت

در این نوع حساب با توجه به نیازهای شرکت، یک مبلغ ثابت برای هزینه های شرکتی در اختیار تنخواه گردان قرار خواهد گرفت.

این فرد باید مدارک لازم دال بر خریدهای مرتبط با نیازهای شرکتی را در مدت زمان معلوم به حسابداری تحویل دهد.

پس از بررسی مدارک یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت می شود.

این حساب در طول دوره مالی برای انجام هزینه های شرکتی هیچ هزینه ای انجام نمی دهد و پس از پایان دوره مالی هم بسته خواهد شد.

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه می شود، باید  دقیق به عدد و به حروف قید شود.

همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی را که از آن خرید انجام شده است، به دقت بنویسند.

در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید رسید را امضا کنند.

تنخواه‌گردان به روش ثابت

در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی موارد زیر به طور کامل مشخص شود

• شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر؛

• کد ملی؛

• شناسه خریدار؛

• تاریخ فاکتور؛

• شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ می شود.

 

فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارایه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

لیست تنخواه گردان

تمامی هزینه هایی که تنخواه‌گردان متقبل شده است، در فرمی به نام لیست تنخواه‌گردان نوشته می شود.

تمامی اسناد و مدارک مثبته هزینه ها به این لیست ضمیمه می شود.

هر لیست تنخواه‌گردان شامل هزینه هایی است که در یک بازه زمانی انجام میشه و پس از تکمیل به بخش حسابداری تحویل می دهند.

هزینه های داخل این لیست تنخواه‌گردان بدون اسناد مثبته فاقد اعتبار و ثبت حسابداری هستند.

در هنگام ثبت این لیست تنخواه گردان، بایستی تمامی هزینه ها در تاریخ آخرین هزینه انجام شده ثبت شده (بدهکار شوند) و به حساب تنخواه‌گردان (بستانکار شود) تسویه شوند.

در تصویر زیر یک نمونه لیست تنخواه‌گردان مشاهده می نمایید.

دو مفهوم در تنخواه گردانی

1-حد مجاز اولیه

میزان مبلغی که تنخواه گردان پرداخت می کند و نیاز به تایید رییس یا مافوق نیست حد مجاز اولیه گویند.

2-حد مجاز ثانویه

اگر میزان پرداخت وجه از حد مجاز بالاتر شود تصویب ریاست برای هزینه‌ی آن وجه لازم است که به آن حد مجاز ثانویه می گویند.

تفاوت تنخواه گردان و صندوق

این سوال خیلی از افراد است که بین حساب تنخواه و صندوق در حسابداری چه تفاوت هایی هست. در زیر به چند تفاوت اشاره کردیم:

1-تنخواه در طی یک زمان معین با اتمام وجه، شارژ یا تسویه می شود ولی صندوق این طور نیست.

2-تنخواه معمولا در اختیار فردی قرار می گیرد که مسیول خرید است در حالیکه وجه صندوق در نزد فردی است که با فرآیند خرید در ارتباط نیست.

3-وجه تنخواه دارای میزان یا سقف مشخصی هست که با توجه به هزینه ها و آیین نامه های شرکت تعیین می شود، اما در حساب صندوق این محدودیت را نداریم.

4-تنخواه معمولا برای پرداخت های جزیی شرکت ها است در صورتیکه صندوق بیشتر در شرکت هایی استفاده می شود که در عملیات جاری آنها دریافت و پرداخت وجه مورد نیاز است مثل فروشگاه ها،هایپرمارکت ها و ... .

5-وجه موجود نزد تنخواه گردان در واقع طلب شرکت است و بعد از پایان سال مالی اگر از آن وجه بماند باید به حساب بانکی  شرکت واریز شود ولی صندوق جزء دارایی های شرکت است.

6-پرداخت هایی که توسط حساب  تنخواه صورت می گیرد باید در زمان واریز هزینه ها ثبت شود در حالیکه پرداخت هایی که از حساب صندوق است باید به صورت روزانه ثبت شود.

سوالات متداول

1- منظور از حد مجاز اولیه و ثانویه چیست؟

اولیه، میزان مبلغی است که تنخواه گردان پرداخت می‌کند و لزومی به تایید رییس یا مافوق آن نیست. اما اگر میزان پرداختی وجه از حد مجاز آن بالاتر رود تصویب ریاست برای هزینه‌ آن وجه ضروری است که به آن حد مجاز ثانویه گویند.

2- انواع تنخواه گردان به چند دسته تقسیم می‌شود؟

تنخواه گردان متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، تنخواه‌گردان اصلی و فرعی. در متن مقاله دو تا از مهم ترین آنها یعنی روش متغیر و ثابت را توضیح دادیم.

سخن آخر

در این مقاله با مفهوم تنخواه و تنخواه گردان آشنا شدید و در مورد تفاوت‌های آن با مفهوم صندوق صحبت شد، در پایان خوشحال می‌شویم که نظرات خود را برای ما کامنت کنید.

بیشتر بخوانید :

کدینگ حسابداری را اصولی یاد بگیر