اموال گردانی حسابداری: نکات مهم + مزایا + روش ها

درک اموال گردانی (مدیریت اموال) با تعریف کلمه "اموال یا دارایی" شروع می‌شود. در گسترده‌ترین مفهوم، اموال هر چیزی است که ارزشی را به مالک و ذینفعان یا سهامدارانی که به آن خدمت می‌کند، ارایه می‌دهد. سهام، اوراق قرضه، املاک مسکونی و ساختمان های اداری تجاری همگی نمونه هایی از اموال هستند.

لذا اموال گردانی در حسابداری از اهمیت فراوانی برخوردار است، اما شرایطش چیه و چه مزایایی دارد؟

در این مقاله سعی می‌کنیم قدم به قدم در مورد اموال گردانی صحبت کنیم تا شما  بیشتر با این مبحث آشنا شوید. در ابتدا ببینیم تعریف دقیق اموال چیست.

تعریف اموال

منظور از اموال را می‌توان به این صورت توصیف کرد:

هر چیزی که یک کسب و کار یا یک شخص می‌تواند از آن استفاده کند و قابل تملک نیز باشد. اموال جمع کلمه مال به معنای املاک، کالاها و ثروت نیز هست. اکثر املاک دارای ارزش پولی فعلی یا آتی هستند و به همین دلیل اموال و دارایی محسوب می‌شوند. دارایی ها می‌توانند نامشهود یا فیزیکی باشند و به طور کلی اموال بر اساس ماهیت و ویژگی هایشان منحصر به یک مورد نیستند و تقسیم بندی های مختلفی دارند.

اموال گردانی 

برای مدیریت بهینه‌ی دارایی ها از فرآیندی به اسم اموال گردانی استفاده می‌کنند. به بیان دیگر یک سیستم برای حفظ و نگهداری اصولی دارایی‌هاست که منجر به کنترل اموال و کاهش خسارت و زیان به آنها نیز می‌شود. همچنین در دراز مدت کمک شایانی به رشد مالی شرکت می‌کند. اموال گردانی را ردیابی اموال، مدیریت اموال یا جمعداری اموال نیز می‌گویند.

مزایای اموال گردانی حسابداری

یکی از دلایلی که اموال گردانی اهمیت زیادی دارد این است که تمام شرکت ها اموالی دارند که باید به شیوه صحیح نگهداری و کنترل شوند.

از مزایای مدیریت اموال موارد زیر را می‌توان نام برد:

- کاهش خسارت به تجهیزات و اموال؛

- افزایش موفقیت، رشد مالی و ثبات یک مجموعه در طولانی مدت؛

- گردآوری اطلاعات در کوتاه ترین زمان با جزییات؛

- امکان شمارش اموال بطور دقیق و اطلاع از مغایرت های اموال و دارایی ها؛

- کاهش هزینه های مربوط به نگهداری اموال؛

- گزارش‌گیری از اموال با جزییات کامل؛

- ردیابی دقیق و بدون خطای امول؛

- کنترل بهینه نگهداری اموال و دارایی های ثابت مجموعه؛

- امکان تخصیص در سطح دارایی برای بازده بیشتر؛

- الزام واحد مسیول به پاسخ در مورد اموال شرکت؛

- افزایش کارایی تمام عملیات‌ های سازمانی.

شیوه های مختلف اموال گردانی

1- روش اموال گردانی‌دستی

اموال گردانی در شرکتهایی که تعداد اموال آنها زیاد است توسط حسابدار اموال (جمع دار اموال) انجام می شود. اموال مورد نیاز هر بخش به حسابدار اموال اعلام می شود.

روند کار حسابدار اموال به این صورت است:

شماره‌گذاری و ثبت اموال را انجام می‌دهد. در زمان دریافت اقلام موردنیاز از بخش انبار، فرد انباردار شماره پلاک هر قلم از اموال مورد نیاز را در حواله انبار ثبت می‌کند. حسابدار اموال پلاک جمع داری را روی اموال می چسباند و پس از دریافت امضاهای لازم، تحویل می‌دهد.

شماره پلاک هر قلم باید در دفاتر مربوط به اموال گردانی نوشته شود. همچنین جابه‌جایی این اقلام به محل جدید باید در فرم‌های مربوطه علامت‌گذاری شوند.

توجه 

در فرم‌ها که از آنها سه نسخه تهیه می‌شود؛ شرح کالا، تاریخ درخواست و تاریخ تحویل را هم باید ذکر کنید.

سه نسخه فرم ها به موارد زیر تحویل می شود:

 - به جمع دار تحویل‌ گیرنده؛

- جمع دار تحویل‌ دهنده؛

- یک نسخه هم به واحد مالی.

2- روش اموال گردانی مدرن

با توجه به اینکه ورود اطلاعات به صورت دستی با خطاهای زیادی همراه است، همچنین ورود دستی باعث کاهش سرعت در مدیریت اموال می‌شود، با گذشت زمان روشهای سنتی و دستی جای خود را به شیوه‌های مدرن و هوشمند دادند. در این روش از سیستم های هوشمند اموال گردانی استفاده می‌شود.

اجزای سیستم اموال گردانی

برای مدیریت اموال به شیوه مدرن یک سری ابزارهایی وجود دارد از جمله:

موبایل کامپیوتر:

با یک موبایل کامپیوتر همیشه به اطلاعات خود دسترسی دارید و می‌توانید تغییرات و ویرایش لازم را هر زمان که بخواهید اعمال کنید.

چاپگر بارکد:

فن آوری بارکد (چاپگر بارکد) به هریک از اموال یک شماره منحصر به فرد می‌دهد تا راحت ردیابی شوند. از ویژگی های چاپگر بارکد می توان هزینه کم و قابلیت استفاده به سادگی را نام برد.

تگ RFID :

با استفاده از تکنولوژی RFID می‌توان با صرف هزینه کمی تمام کالاها را کد گذاری کنید و به طور خودکار هرگونه تغییرات در آنها را ثبت کرد. 

نرم افزارهای اموال گردانی:

نرم‌افزار اموال گردانی یا نرم افزار مدیریت اموال، ابزاری است که به سازمان‌ها در جهت استفاده مفیدتر از اموال کمک می‌کند. نرم‌افزار مدیریت اموال ویژگی‌های موردنیازی از اموال مانند طول عمر اموال و ... را ارایه می‌دهد.

در هر دو روش مدیریت اموال دستی و مدرن، مسیر یا مراحلی را باید طی کرد که در ادامه شرح می‌دهیم.

مراحل اموال گردانی

 صورت برداری از کلیه اطلاعات اموال 

اطلاعات تمام اموال نظیر نام کالا، تعداد و مشخصات کالا، تاریخ خرید، قیمت، شرایط نگهداری و غیره باید در سیستم اموال گردانی ثبت شود.

سپس تعیین محل استقرار اموال، مسیول تحویل گیرنده و همچنین تعیین مرکز هزینه اموال در این مرحله انجام می‌شود.

 مرکز هزینه

مراکز اقتصادی که در آنها برای تولید کالا یا خدمات هزینه ایجاد می‌شود، مرکز هزینه در حسابداری گویند. در حقیقت می توان گفت در یک نظام تولیدی هر بخشی که در ایجاد هزینه نقشی دارد، یک مرکز هزینه است.

از مهمترین شاخص‌ های بخش مالی در مورد ثبت اطلاعات ریالی، مرکز هزینه است. پس در زمان صورت برداری اموال، اطلاعات مرکز هزینه آن دارایی نیز باید مشخص شود تا از این اطلاعات در عملیات بعدی از جمله گزارش‌گیری، ثبت اسناد حسابداری و غیره استفاده شود.

نکته مهم:
قبل از صورت برداری اطلاعات، باید کلیه محل های استقرار را مشخص و تعریف کنید. این کار باعث عدم گمراهی جمع دار یا حسابدار اموال در مورد ثبت اطلاعات محل استقرار در حین صورت برداری می‌شود.

توجــه 

به نسبت هر واحد تحویل گیرنده، اموال باید تفکیک شود. در زمان صورت برداری اموال، هر مال به نام شخص تحویل گیرنده‌ی مال ثبت می‌شود و باید سمت هر شخص کاملا درست باشد. (توجه کنید که سمت هر شخص تحویل گیرنده اموال، تعیین کننده دپارتمان او در ساختار سازمانی است).

 اختصاص کدینگ به دارایی ها

به هر یک از اموال یک کد یا شماره اختصاص و در سیستم ثبت می‌کنند. این کد باید منحصر به‌ فرد باشد.

 پلاک کوبی اموال

مجموعه عملیاتی را که در جهت کنترل، ردیابی و نگهداری سوابق اموال انجام می‌شود، پلاک کوبی اموال گویند. فرآیند پلاک کوبی برای جلوگیری از اشتباه و هرگونه سوء استفاده احتمالی از اموال صورت می‌گیرد. با توجه به کدی که در سیستم برای هر قلم از اموال تعریف می‌شود، شماره برچسب اموال را تعیین کنید سپس آن را به صورت بارکد روی اموال بزنید. در سیستم، کد برچسب اموال در مقابل کد اموال قرار می‌گیرد.

نکته: قبل از صورت برداری و عملیات پلاک کوبی باید فرمت برچسب اموال طراحی و مورد تایید مدیران مربوطه در سازمان قرار گیرد.

 صورت ‌برداری اموال به صورت الکترونیکی

اقدامات صورت‌برداری، به کمک نرم‌افزارها و آپ‌های موبایلی را صورت برداری الکترونیکی اموال گویند. در واقع با اسکن بارکد‌های اموال، اطلاعات جمع آوری می‌شود که این امر باعث می‌شود تا مدیریت اموال در سازمانهای بزرگ (دارای ساختمان‌ها و تجهیزات فراوان) با هزینه های کمتری انجام شود. همچنین مغایرت گیری و مشاهده سوابق اموال نیز با اسکن بارکد اموال صورت می‌گیرد.

 پالایش اطلاعات بعد از صورت‌برداری

پس از پایان عملیات صورت برداری و جمع تمام اطلاعات اموال و تحویل به واحد مسیول، مراحل پایانی جهت تایید اطلاعات با گام های زیر انجام می‌شود:

- اموال را مطابق با کدینگ حسابداری طبقه‌بندی می‌کنند؛

- محاسبه استهلاک اموال بر اساس نرخ محاسبه استهلاک معین شده طبق ماده 149؛

-تطبیق اطلاعات ریالی اموال با گردش فعلی دفاتر مالی و اعمال اصلاحات لازم (با درنظر گیری مرکز هزینه هر مال)؛

- پس از اتمام موارد بالا، باید در نرم افزار مدیریت اموال کلیه اطلاعات ثبت و کانورت شود.

کانورت اطلاعات: به طور کلی این واژه در حوزه علوم رایانه و اطلاعات برای تبدیل اطلاعات از یک پایگاه اطلاعاتی به پایگاه اطلاعاتی دیگر بکار می‌رود.

برخی نکات مهم اموال گردانی

1- در صورت برداری اموال، اموالی که از قبل ثبت شدند، بار دیگر با نام‌های دیگر صورت‌برداری نشوند.

2- فقط با اطلاع جمع دار یا به عبارتی حسابدار اموال، جابه جایی اموال قابل انجام است.

3- بخش مالی باید بهای اموال تحویلی را در دفتر ثبت و سپس سند صادر کند.

4- جمع دار، اموالی را که دیگر به آنها نیازی نیست برای مزایده اعلام می‌کند.

5- لیست اموال هر اتاق با اطلاعات آن‌ها در دو نسخه تهیه و تحویل‌گیرنده آنها را امضا می‌کند. یک نسخه از آن در جمع‌داری بایگانی و نسخه دیگر در اتاق نصب می‌شود. در لیست اموال؛ شماره مسلسل، تاریخ و محل استقرار اموال نیز ذکر می‌شود.

6- فرد جمع دار باید زیر آخرین ردیف اموال ثبتی در لیست را با دو خط افقی ببندد. در صورتیکه اموال دیگری به اتاق اضافه شدند، باید لیست دیگری با شماره لیست قبلی تنظیم ‌شود.

*توجه کنید که موارد ذکر شده ممکن است در هر سازمانی با کمی تفاوت همراه باشد.

اهمیت اموال گردانی حسابداری

نادیده‌گرفتن اموال گردانی و به عبارتی مدیریت اموال در طولانی مدت منجر به عدم موفقیت و شکست یک مجموعه می‌شود. اموال گردانی، روند مدیریت و کنترل اموال را به نحو صحیح در مسیر رشد قرار می‌دهد.

وظایف جمع دار یا حسابدار اموال

بطور کلی وظایف یک حسابدار اموال را می‌توان به شرح زیر بیان نمود:

- ثبت خرید دارایی ثابت و اسناد مربوط به آن در سیستم؛

- درج برچسب یا لیبل روی اموال؛

- پیگیری اموال و زمان اسقاط آنها؛

- طراحی کدینگ حساب‌های مربوط به دارایی‌های ثابت طبق استاندارد؛

- ثبت اسناد فروش تجهیزات و دارایی‌های ثابت. همچنین ثبت معاوضه‌ی آنها؛

- محاسبه استهلاک دارایی های ثابت مطابق با استانداردهای حسابداری و ثبت هزینه‌های مربوط به استهلاک آنها؛

- انجام اقدامات حسابداری جهت انتقال و جابجایی دارایی ها و تجهیزات.

سخـن آخـر

در پایان امیدواریم با مطالعه این مقاله با  اموال گردانی و روش های آن به خوبی آشنا شده باشید. لطفا نظرات خود را با ما در میان بگذارید.

بیشتر بخوانید:

 حسابداری پخش مویرگی