ذخایر در حسابداری؛ مثالهایی از ثبت ذخایر به همراه عکس

ذخایر در حسابداری یکی از مهم‌ترین مفاهیم مالی است که نقش مهمی در ارائه صورت‌های مالی صحیح و شفاف دارد. بسیاری از هزینه‌ها یا بدهی‌های یک واحد تجاری در پایان دوره مالی قطعی هستند، اما مبلغ دقیق یا زمان پرداخت آن‌ها هنوز مشخص نیست. در چنین شرایطی، حسابداران با شناسایی ذخایر، هزینه‌ها را در دوره مالی مربوط ثبت می‌کنند تا سود و زیان شرکت به‌درستی محاسبه شود.

آشنایی با انواع ذخیره در حسابداری و نحوه ثبت ذخیره در حسابداری برای حسابداران، مدیران مالی و دانشجویان این رشته ضروری است. ثبت صحیح ذخایر علاوه بر رعایت استانداردهای حسابداری، باعث ارائه گزارش‌های مالی قابل اعتماد می‌شود همچنین از بروز اشتباه در محاسبه سود و زیان جلوگیری می‌کند.

در این مقاله ابتدا مفهوم ذخایر در حسابداری را بررسی می‌کنیم. سپس با انواع ذخایر، تفاوت ذخیره و اندوخته و مثال‌هایی از ثبت حسابداری هر یک آشنا خواهید شد تا بتوانید این مبحث را بهتر درک کنید.

ذخایر در حسابداری

ذخایر در حسابداری یکی از مفاهیم مهم در تهیه صورت‌های مالی و ثبت رویدادهای مالی است. بسیاری از واحدهای تجاری در پایان دوره مالی با هزینه‌ها یا بدهی‌هایی روبه‌رو هستند که هنوز پرداخت نشده‌اند یا مبلغ دقیق آن‌ها مشخص نیست. در چنین شرایطی، شناسایی و ثبت ذخایر اهمیت زیادی پیدا می‌کند. ثبت صحیح ذخایر باعث می‌شود صورت‌های مالی تصویر واقعی‌تری از وضعیت مالی شرکت ارائه دهند. در ادامه ابتدا با مفهوم ذخیره در حسابداری آشنا می‌شویم.

ذخیره در حسابداری چیست؟

ذخیره در حسابداری مبلغی است که برای هزینه‌ها یا بدهی‌های احتمالی و قابل برآورد در نظر گرفته می‌شود. این هزینه‌ها به دوره مالی جاری مربوط هستند، اما مبلغ دقیق یا زمان پرداخت آن‌ها هنوز مشخص نیست. به همین دلیل، حسابدار در پایان دوره مالی آن‌ها را به‌عنوان ذخیره شناسایی می‌کند.

به بیان ساده، ذخایر در حسابداری باعث می‌شوند هزینه‌های هر دوره در همان دوره ثبت شوند. این کار از شناسایی سود غیرواقعی جلوگیری می‌کند و صورت‌های مالی را دقیق‌تر نشان می‌دهد.

بیشتر ذخایر دارای ماهیت بستانکار هستند و در بخش بدهی‌های جاری یا غیرجاری ترازنامه ثبت می‌شوند. البته برخی ذخایر مانند ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول، ماهیت کاهنده دارایی دارند و ارزش واقعی دارایی‌ها را نمایش می‌دهند.

انواع ذخایر در حسابداری

انواع ذخیره در حسابداری با توجه به ماهیت فعالیت واحد تجاری و نوع هزینه یا بدهی ایجاد می‌شوند. هدف از تشکیل این ذخایر، رعایت اصل تطابق درآمد و هزینه و ارائه صورت‌های مالی شفاف است. هر یک از این ذخایر کاربرد خاص خود را دارند و در زمان مشخصی شناسایی و ثبت می‌شوند.

جدول زیر مهم‌ترین انواع ذخایر در حسابداری و کاربرد هر یک را نشان می‌دهد.

جدول انواع ذخیره در حسابداری

در ادامه، هر یک از این ذخایر را به‌صورت جداگانه بررسی خواهیم کرد.

1-ذخیره مرخصی کارکنان در حسابداری

طبق قانون اداره کار ، کلیه پرسنل مطابق قرارداد می‌توانند به میزان 26 روز کاری همراه با 4 جمعه که 30 روز می‌شود ، حق مرخصی استحقاقی داشته باشند.

پرسنل در پایان هرسال اگر از مرخصی‌های خود استفاده نکنند به میزان 9 روز آن را می‌توانند ذخیره نمایند که با عنوان “ذخیره مرخصی کارکنان” ثبت می‌شود.

2- ذخیره سنوات خدمتی کارکنان در حسابداری

ذخیره سنوات خدمتی کارکنان که تحت عنوان "ذخیره مزایای پایان خدمت" در حساب‌ها ثبت می‌شود، هر سال باید محاسبه شود.  برخی شرکت‌ها در ابتدای دوره مالی مبلغ سنوات پایان خدمت سالانه کارکنان را براساس تجربیات گذشته برآورد می‌کنند و حساب «هزینه حقوق و دستمزد ـ سنوات پایان خدمت کارکنان» بدهکار و حساب «ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان» بستانکار می‌شود.

نحوه محاسبه سنوات کارکنان:

با توجه به اینکه  سنوات هر کارمند با توجه به حقوق آخرین سال خدمت آن کارمند محاسبه می‌شود، بنابراین نحوه محاسبه‌ی سنوات کارکنان  به این صورت است که  ذخیره مزایای هر کارمند هر سال بر اساس کل خدمت کارمند محاسبه شده و از مبلغ ثبت شده سال قبل کسر و بقیه را به حساب هزینه منظور می‌نمایند.

3- ذخیره مالیات عملکرد در حسابداری

یکی از انواع ذخایر در حسابداری ، ذخیره مالیات عملکرد است .

اما مالیات عملکرد چیست ؟

مالیات عملکرد، یکی از انواع مالیات است . در واقع مالیاتی است که شامل درصدی از درآمد (15 تا 25 درصد از درآمد ) اشخاص حقیقی و حقوقی است. مبلغ مالیات عملکرد تحت عنوان ذخیره مالیات و یا به عبارتی مالیات پرداختنی ثبت می‌شود .

قبل از اینکه در مورد ذخیره مطالبات مشکوک الوصول که جزء ذخایر در حسابداری است بگوییم، بهتر است منظور از هزینه مطالبات مشکوک الوصول را بدانید.

4- ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در حسابداری

در حسابداری، مطالباتی که به وصول آن‌ها مشکوک هستیم شناسایی می‌شود و ذخیره‌ای را برای آن‌ها در حساب‌ها در نظر می‌گیریم که به آن، ذخیره مطالبات مشکوک الوصول می گویند. در واقع ، ذخیره مطالبات مشکوک الوصول، میزان ذخیره‌ای که در خصوص مطالبات و اسناد دریافتنی در حساب‌ها ایجاد می‌شود را نشان می‌دهد.

5- ذخیره هزینه‌های معوقه در حسابداری

یکی دیگر از انواع ذخایر در حسابداری است. معمولاً در طول دوره مالی هزینه‌هایی تحمیل می‌شوند ولی وجوه آن‌ها پرداخت نمی‌شود. به این هزینه‌ها هزینه‌های معوقه گویند. چون هزینه‌های هرسال در همان سال جاری باید پرداخت شود.

ماهیت هزینه‌های معوقه:

هزینه‌های معوقه یک نوع بدهی هستند بنابراین ماهیت بستانکار دارند.

نحوه ثبت ذخیره در حسابداری

نحوه ثبت ذخیره در حسابداری به نوع ذخیره و رویداد مالی بستگی دارد، اما در بیشتر موارد یک اصل مشترک وجود دارد. در پایان دوره مالی، هزینه مربوط شناسایی و هم‌زمان حساب ذخیره بستانکار می‌شود. با این کار، هزینه در همان دوره مالی ثبت خواهد شد، حتی اگر پرداخت آن در آینده انجام شود.

به‌طور معمول، ثبت ذخایر به‌صورت زیر انجام می‌شود:

برای مثال، زمانی که شرکت قصد دارد ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان را ثبت کند، حساب «هزینه مزایای پایان خدمت» بدهکار و حساب «ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان» بستانکار می‌شود. در زمان پرداخت نیز حساب ذخیره بدهکار و بانک یا صندوق بستانکار خواهد شد. رعایت نحوه ثبت ذخیره در حسابداری باعث می‌شود هزینه‌ها و بدهی‌ها به‌درستی در صورت‌های مالی منعکس شوند. گزارش‌های مالی نیز تصویر واقعی‌تری از وضعیت مالی واحد تجاری ارائه می‌دهند.

تفاوت اندوخته و ذخایر در حسابداری

اصطلاحات اندوخته و ذخیره در بسیاری از موارد بجای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما می‌توان موارد کاربرد آن‌ها را به شرح زیر تفکیک نمود:

1- اصطلاح اندوخته در موارد زیر به کار می‌رود:

تخصیص و محدودیت در سود انباشته عموماً بر اساس پیشنهاد هیات مدیره و تصویب مجمع عمومی یا به‌موجب رعایت مفاد قراردادها و یا الزامات قانونی انجام می شود و یکی از شیوه‌های گزارشگری تخصیص و محدودیت در سود انباشته و نمایش مجزای آن در ترازنامه می‌باشد. این تخصیص و محدودیت در سود انباشته ، را اندوخته می نامند.

2-  اصطلاح ذخایر در حسابداری معمولاً در موارد زیر کاربرد دارد:

الف- جهت حساب‌های دارایی‌ها که این‌گونه حساب‌ها نشان‌دهنده کاهش شناسایی شده در بهای تمام‌شده برخی اقلام دارایی است.

ذخایر باعث می‌گردند که دارایی‌ها ی مذکور به خالص ارزش بازیافتنی منعکس شوند.

مانند: ذخیره مطالبات مشکوک الوصول، ذخیره کاهش ارزش موجودی‌ها و سرمایه‌گذاری‌ها.



ب- جهت بدهی‌هایی که زمان تسویه و یا تعیین مبلغ آن‌ها، توام با ابهام نسبتاً قابل توجه است؛

مانند: ذخیره مزایای پایان خدمت، ذخیره مالیات بر درآمد، ذخیره تضمین کالا و …

📌 مثال‌هایی از ثبت ذخایر در حسابداری

مثال شماره 1: ذخیره مالیات عملکرد در حسابداری

اگر سود شرکت در پایان سال 20.000.000 ریال باشد، برای 25% آن ذخیره می‌گیریم:

هنگام پرداخت مالیات ابرازی در سال بعد:

اما اگر مبلغ مالیات قطعی بیش از مالیات ابرازی باشد (به‌طور مثال 600.000 ریال از مبلغی که سال گذشته ذخیره گرفته‌ایم بیشتر باشد) ثبت زیر را می زنیم:

ذخایر در حسابداری / مثال شماره 2 -ذخیره سنوات کارکنان

به طور مثال برای سنوات پرسنل در پایان سال سند زیر را خواهید داشت:

ثبت رویداد مالی هنگام پرداخت:

ذخایر در حسابداری / مثال شماره 3 -ذخیره مطالبات مشکوک الوصول

به طور مثال: اگر به شخصی کالایی را بفروشیم، سند زیر را خواهیم داشت:

اگر طرف مقابل طلب ما را در قبال فروش پرداخت نکرد، مطالبات ما سوخت می شود و بایستی برای آن ذخیره مطالبات مشکوک والوصول بگیریم:

در زمان سوخت شدن مطالبات یا به عبارتی وقتی بخواهیم به طور کامل رد و اثر حساب دریافتی را از داخل سیستم مالی خود پاک و صفر کنیم، سند زیر را خواهیم داشت:

ذخایر در حسابداری / مثال شماره 4 -ذخیره هزینه‌های معوقه

معمولاً در پایان هرسال مالی یک سری قبوض هستند که هنوز به دست ما نرسیده و بایستی هزینه‌های هرسال در همان سال جاری پرداخت شود. به طور مثال قبض اسفندماه همیشه سال بعدی صادر می‌شود.

آیا این قبض جز هزینه‌های سال جدید است؟ خیر

همیشه یک مقدار ذخیره هزینه‌های معوقه پایان هر سال برای قبوض شناسایی می‌شود که سند آن به صورت زیر می‌باشد:

هنگامی‌که قبض در سال جدید به دست ما رسید، اگر دقیقاً با ذخیره هزینه‌های معوقه گرفته‌شده در سال گذشته همخوانی داشته باشد، سند آن به‌صورت زیر است:

اما اگر قبض بیشتر از ذخیره ما باشد، مازاد آن از سود و زیان انباشته کسر می‌شود:
اگر ذخیره ما بیشتر از قبض باشد، مازاد آن به سود و زیان انباشته اضافه می‌شود:

ذخایر در حسابداری / مثال شماره 5 -ذخیره مرخصی کارکنان در حسابداری

همان‌طور که گفتیم طبق قانون اداره کار، کلیه پرسنل مطابق قرارداد می‌توانند به میزان 2.5 روز در ماه (30 روز در سال) حق مرخصی داشته باشند.

در پایان هر سال حق مرخصی با عنوان ذخیره مرخصی کارکنان» ثبت می‌شود.
اگر کارمند از مرخصی خود استفاده نکند، پایان سال به میزان مرخصی استفاده نشده مبلغ ریالی آن را به او پرداخت می‌کنند.

و یا تا پایان سال به او مرخصی اجباری می‌دهند که در این صورت وجهی به او پرداخت نمی‌شود.

دوره های آموزش حسابداری تماس با ما

• 1- ذخایر در حسابداری به چه معناست؟

  ذخایر حسابی است با ماهیت بستانکار . معمولاً از این حساب وقتی استفاده می‌شود که می‌خواهیم هزینه‌ای را در پایان سال مالی در دفاتر ثبت نماییم ، اما پرداخت ذخایر به سنوات آتی موکول می‌شود . به همین خاطر ذخیره‌ای برای هر یک از آن‌ها در نظر گرفته می‌شود .

• 2- مهم‌ترین انواع ذخایر در حسابداری کدام‌اند؟

  مهم‌ترین انواع ذخایر در حسابداری عبارت‌اند از ذخیره مرخصی کارکنان، ذخیره مزایای پایان خدمت، ذخیره مالیات عملکرد، ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول، ذخیره هزینه‌های معوقه و ذخیره تضمین کالا.

• 3- نحوه ثبت ذخیره در حسابداری چگونه است؟

  در بیشتر موارد، هنگام شناسایی ذخیره، حساب هزینه مربوط بدهکار و حساب ذخیره بستانکار می‌شود. در زمان پرداخت نیز حساب ذخیره بدهکار و حساب بانک یا صندوق بستانکار خواهد شد.

• 4- تفاوت ذخیره و اندوخته در حسابداری چیست؟

  ذخیره برای شناسایی هزینه‌ها یا بدهی‌های احتمالی و قابل برآورد تشکیل می‌شود، اما اندوخته بخشی از سود انباشته است که برای اهداف قانونی، توسعه فعالیت یا احتیاط کنار گذاشته می‌شود.

• 5- ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول چه کاربردی دارد؟

  این ذخیره برای برآورد مطالباتی تشکیل می‌شود که احتمال وصول آن‌ها کم است. ثبت این ذخیره باعث می‌شود ارزش واقعی حساب‌های دریافتنی در صورت‌های مالی نمایش داده شود.

• 6- آیا همه شرکت‌ها باید ذخیره مالیات عملکرد ثبت کنند؟

  بله. اشخاص حقوقی و سایر واحدهای تجاری مشمول مالیات باید در پایان دوره مالی، مالیات متعلق به همان دوره را برآورد و به‌عنوان ذخیره مالیات عملکرد در حساب‌ها ثبت کنند.

• 7- ذخایر در حسابداری چه ماهیتی دارند؟

  بیشتر ذخایر در حسابداری ماهیت بستانکار دارند و در بخش بدهی‌های جاری یا غیرجاری ثبت می‌شوند. البته برخی ذخایر مانند ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول، ماهیت کاهنده دارایی دارند.

• 8- چرا ثبت ذخایر در حسابداری اهمیت دارد؟

  ثبت صحیح ذخایر موجب رعایت اصل تطابق درآمد و هزینه، ارائه صورت‌های مالی شفاف، محاسبه صحیح سود و زیان و افزایش قابلیت اتکای گزارش‌های مالی می‌شود.