روش ثبت حسابداری مواد مصرفی در شرکت تولیدی و نحوه ارسال مواد

ثبت حسابداری مواد مصرفی در شرکت تولیدی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا این مواد به عنوان یکی از عوامل اصلی تولید به شمار می‌روند. استفاده از روش‌های دقیق و منظم برای ثبت، کنترل و ارزیابی هزینه‌های مربوط به مواد مصرفی می‌تواند به بهبود کارایی، کاهش ضایعات و افزایش سودآوری کمک کند. در این راستا، تدوین سیستم‌های مناسب حسابداری و همچنین پیاده‌سازی رویه‌های استاندارد، زمینه‌ساز مدیریت بهینه منابع و شفافیت مالی در شرکت‌ها خواهد بود.

روش ثبت حسابداری مواد مصرفی

در واحد حسابداری مواد، مواد واردی به انبار با توجه به اعلامیه‌ها و قبض‌های رسید مواد ابتدا در کارت حساب مواد ثبت می گردد سپس مواد صادر شده به خط تولید با توجه به حواله های انبار در کارت مذکور ثبت خواهد شد و در نهایت خلاصه گزارش مواد مصرفی به واحد حسابداری صنعتی ارسال می گردد.

البته باید توجه کنید که کارت حساب مواد به یکی از روشهای متداول ارزیابی پس از قیمت گذاری (fifo، lifo، میانگین) که در ادامه در ارتباط آنها بحث خواهیم کرد، تکمیل می شود.

نکات روش ثبت حسابداری مواد مصرفی در شرکت تولیدی

لازم است در بحث روش ثبت حسابداری مواد به نکات زیر توجه کنید.

- اول آنکه مواد تهیه شده براساس اصل بهای تمام شده در حسابها ثبت و گزارش خواهد شد. بهای تمام شده مواد شامل: قیمت خرید و کلیه هزینه های عادی و متعارف تهیه و تحصیل مواد تا زمان خروج (صدور) مواد از انبار است و این هزینه ها می تواند شامل هزینه بیمه، حمل، بارگیری و عوارض گمرکی، سود بازرگانی، بازرسی و کنترل و ... می باشد.

- دوم آنکه: در حسابداری موسسات تولیدی از حسابهایی با نام حساب کنترل استفاده می گردد یعنی هزینه‌های مرتبط با مواد را در حساب کنترل مواد و هزینه‌های دستمزد را در حساب کنترل دستمزد و یا هزینه‌های سربار را در حساب کنترل سربار ثبت می نمایند.

حال مرحله به مرحله روشهای حسابداری مواد را در موسسات تولیدی مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1- ثبت حسابداری خرید مواد مصرفی در حسابها چگونه است؟

در زمان خرید مواد در شرکت تولیدی ممکن است 2 حالت وجود داشته باشد.

الف) در زمان ثبت خرید مواد کلیه هزینه های تهیه و تحصیل مواد ( حمل، بیمه و ...) مشخص باشد.

ب) حالتی که در زمان خرید به غیر از مبلغ خرید سایر هزینه های تحصیل مواد تا زمان تحویل مواد به انبار مشخص نباشد.

توجه دارید که

عموماً خرید مواد در شرایط حالت دوم (ب) صورت می پذیرد به خصوص در خریدهایی که بنا به دلایلی چون مسافت مثلاً در خریدهای خارجی که فاصله زمانی و مرزی زیادی بین خرید و دریافت مواد وجود دارد هزینه های حمل و سایر هزینه ها متغیر و نامشخص است، خرید در حالت دوم صورت خواهد پذیرفت.

در این حالت در ابتدای دوره مالی با در نظر گیری تجربیات و عوامل تغییر دهنده یک نرخ برای کلیه هزینه های تهیه و تحصیل مواد ( حمل، بیمه ، بارگیری و ...) برآورد می گردد که به آن نرخ پیش بینی گوییم، سپس با استفاده از نرخ پیش بینی، هزینه های تحصیل و تهیه مواد برآورد می شود که از یک طرف این برآورد به حساب هزینه خرید مواد اضافه می گردد و از طرفی دیگر در حساب پیش بینی هزینه های تهیه مواد ثبت خواهد شد.

زمانی که هزینه های واقعی و حقیقی تهیه مواد تحقق پیدا کرد به حساب کنترل تهیه مواد منظور می شود. در پایان دوره مالی حسابهای پیش بینی تهیه مواد و حساب کنترل تهیه مواد با یکدیگر مقایسه و بسته خواهد شد و مابه التفاوت این دو حساب به حساب تعدیل هزینه تهیه مواد منتقل می شود.

در نهایت در صورتی که مانده حساب تعدیل مواد بدهکار باشد مانده این حساب به بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودیهای پایان دوره تسهیم خواهد شد.

2- برگشت مواد خریداری شده به فروشنده در حسابها چگونه ثبت خواهد شد؟

در برگشت مواد به فروشنده با توجه به ماهیت معامله ( حساب صندوق، حسابهای دریافتنی، ...) بدهکار و حساب کنترل مواد بستانکار خواهد شد یعنی در واقع ثبت زیر در حسابها صورت خواهد پذیرفت.

البته با توجه به اینکه در حسابداری صنعتی هدف تعیین بهای تمام شده تولید است و این عمل هر چه دقیق تر انجام شود هدف بیشتر تحقق خواهد پذیرفت نکات کوچکی وجود دارد که باید رعایت شود و بهتر است با آنها آشنا باشید. در مبحث برگشت مواد باید بدانید روشهای ارزیابی موجودی‌های مواد ( روشهای fifo، lifo، میانگین) که در ارسال مواد مطرح می‌شود، در برگشت مواد نیز مطرح است. بدین شکل زمانی که مواد به فروشنده برگشت داده می شود فرض می گردد این مواد به خط تولید ارسال شده است و اگر به خط تولید ارسال می شد با چه نرخی و از کدام محموله بود بنابراین با همان نرخ در حسابهای برگشت به فروشنده ثبت می گردد.

اگر اختلافی بین مبلغ دریافتی از فروشنده و مبلغ ثبت شده در حساب کنترل مواد باشد این اختلاف در حساب اصلاح مواد ثبت خواهد شد.

توجه

 باید دقت داشته باشید موادی که به فروشنده برگشت داده می شود در واقع موادی است که از فروشنده با قیمت توافقی خریداری می‌شود. در نتیجه این اختلاف طبیعی است.

به ثبت حسابداری برگشت مواد با توجه به اختلاف قیمت بین مواد برگشت شده با یکی از روشهای فوق‎الذکر و مبلغ دریافتی از فروشنده توجه کنید.

در پایان دوره مالی مانده این حساب ( اصلاح حساب مواد) به بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی مواد پایان دوره تسهیم خواهد شد. در خاتمه تاکید می شود حساب اصلاح مواد می تواند بدهکار یا بستانکار باشد.

3- ارسال (صدور) مواد از انبار به خط تولید چگونه در حسابها ثبت می شود؟

در ارسال مواد از انبار به خط تولید حساب کالای در جریان ساخت بدهکار و حساب کنترل مواد بستانکار می شود. یعنی در واقع ثبت زیر در حسابها صورت می پذیرد.

لازم به ذکر است همچنانکه اشاره شد در ارسال مواد به خط تولید روشهای ارزیابی ارسال مواد مطرح است.

4- برگشت مواد از خط تولید به انبار چگونه در حسابها ثبت می شود؟

مواد ارسال شده به تولید بنا به دلایل زیر مجدداً به انبار برگشت داده می شود.

1- درخواست بیش از نیاز تولید؛

2- صرف نظر از تولید مورد نظر در مورد سفارشی خاص؛

3- اشتباه در نوع مواد ارسال شده به خط تولید؛

اهمیت ثبت حسابداری مواد مصرفی در شرکت تولیدی

ثبت حسابداری مواد مصرفی در شرکت‌ های تولیدی از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا این اطلاعات به مدیریت کمک می‌کند تا هزینه‌ها را کنترل و تصمیمات بهتری در زمینه تامین و استفاده از مواد اولیه اتخاذ کند. همچنین، این ثبت به ارزیابی دقیق‌تر بهره‌وری و عملکرد تولید کمک کرده و امکان تحلیل‌های مالی و برنامه‌ریزی را فراهم می‌آورد. در نهایت، شفافیت در ثبت مواد مصرفی به رعایت استانداردهای حسابداری و بهبود اعتبار شرکت در برابر سرمایه‌گذاران و مراجع قانونی کمک می‌کند.

 ارزیابی موجودی مواد و روشهای قیمت گذاری مواد صادره از انبار

می دانید موجودی مواد بخش عمده ای از موجودیها و دارائیهای جاری موسسات تولیدی را تشکیل می دهند در ضمن بخش اساسی بهای تمام شده تولیدات و کالای فروش رفته متشکل از مواد مصرفی است. همچنین می دانید مواد خریداری شده ارسال شده به تولید با نرخهای متفاوتی خریداری می گردد بنابراین واضح است برای تعیین بهای تمام شده تولیدات لازم است مشخص شود چه موادی با چه نرخی به حساب تولید و کالای در جریان ساخت منظور شده است یعنی در واقع حساب کنترل کالای در جریان ساخت بابت مواد مصرف شده به چه نرخ بدهکار و حساب کنترل مواد با چه نرخ بستانکار می شود.

در موسسات تولیدی برای تعیین موجودی مواد انبار و ارسال مواد به خط تولید از روشهای متفاوتی چون؛

1) اولین صادره از اولین وارده (Fifo)؛

2) اولین صادره، از آخرین وارده (Lifo)؛

3) میانگین ( Average).

استفاده می شود این روشها با توجه به سیاستهای مدیریت و نوع صنعت انتخاب می گردد.

1- نحوه ارسال مواد به روش اولین صادره از اولین وارده (Fifo) 

این روش بر این فرض استوار است که انبار مواد دو درب دارد. مواد از یک درب وارد و از درب دیگر خارج و به خط تولید ارسال می گردد یعنی در واقع مواد خریداری شده به همان ترتیب ورود، به خط تولید ارسال می گردد در این روش موجودی مواد پایان دوره در واقع از موجودی مواد آخرین خرید تشکیل شده است و موجودی موادی که در ترازنامه نشان داده می شود به نرخ روز و بازار نزدیکتر است و با واقعیت مطابقت بیشتری خواهد داشت ولیکن مواد مصرفی تولید به نرخ قدیمی تر است بنابراین ممکن است بهای تمام شده محصولات ساخته شده به قیمت روز و بازار نباشد.

استفاده از این روش زمانی مناسب است که تغییرات قیمت مواد متعادل است چرا که اگر قیمتهای بازار در نوسان شدید باشد تفاوتهای عجیبی در بهای تمام شده محصولات ایجاد می شود به عنوان مثال در یک تاریخ مشخص مواد مصرفی برای کار شماره (1) به نرخ 50 ریال محاسبه شده است و چند وقت بعد برای کار شماره 2 همان مواد مصرفی با نرخ 100 ریال منظور می گردد.

برگشت مواد به فروشنده و یا برگشت مواد از خط تولید به انبار به روش Fifo

همچنانکه قبلاً اشاره شد برگشت مواد به فروشنده در موسسات تولیدی با نرخی در کارت حساب انبار ثبت می گردد که اگر به خط تولید ارسال می گردید با توجه به روشی که مورد استفاده است، باید ثبت می شد یعنی در واقع فرض می‌شود مواد به خط تولید ارسال می گردد و در ثبت حسابداری مابه‌التفاوت این نرخ با نرخ واقعی که از طرف فروشنده برگشت می شود در حساب اصلاح مواد نشان داده می شود. در برگشت مواد از خط تولید به انبار مواد برگشت شده با نرخ زمانی که به خط تولید ارسال شده است در کارت حساب مواد مجدداً ثبت و منظور می گردد.

2- نحوه ارسال مواد به روش اولین صادره از آخرین وارده (Lifo) 

این روش بر این فرض استوار است که انبار یک درب دارد و خروج مواد از انبار از آخرین مواد خریداری شده که نزدیک درب است، به خط تولید صورت می پذیرد.

در این روش موجودی مواد پایان دوره از اولین خریدها و موجودی اول دوره تشکیل می‌شود و موارد ارسالی به تولید از آخرین خریدها است.

بنابراین قیمت تمام شده کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده به قیمت بازار نزدیکتر است و در نهایت تعیین قیمت فروش کالا با توجه به قیمت بازار آسانتر صورت خواهد پذیرفت.

زمانی که روش ارزیابی مواد (Lifo) است و قیمتها در بازار رو به افزایش است یعنی در واقع شرایط اقتصاد تورمی می باشد اختلاف زیادی بین ارزش موجودی مواد پایان دوره و ارزش بازار وجود خواهد داشت و در شرایط رکود اقتصادی ( کاهش قیمتها) ارزش موجودی مواد پایان دوره بیش از ارزش جاری مواد در بازار خواهد بود که در این حالت باید حتماً اختلاف ارزش موجودی پایان دوره و ارزش بازار و یا در واقع زیان کاهش قیمتها در حساب زیان موسسه نشان داده شود تا ارزش موجودیهای مواد در ترازنامه از قیمت تمام شده به قیمت بازار کاهش داده شود.

در ضمن باید توجه کنید که اختلاف ارزش موجودی پایان دوره و ارزش بازار در شرایط افزایش قیمتها (تورمی) در حسابها نشان داده نمی شود.

برگشت مواد به فروشنده و یا برگشت مواد به انبار به روش Lifo

در این روش نیز برگشت مواد به فروشنده همانند روش قبل بر این فرض استوار است که مواد با رعایت روش موجود یعنی اولین صادره از آخرین وارده که به خط تولید ارسال می شود، به فروشنده برگشت داده شده است و به لحاظ این مورد در کارت حساب انبار ثبت می گردد. همچنین در ثبت حسابداری برگشت مواد به فروشنده، مابه التفاوت این نرخ (نرخ Lifo) با نرخ واقعی برگشت شده از طرف فروشنده در حساب اصلاح مواد نشان داده می شود.

در ضمن برگشت مواد به انبار با نرخی در کارت حساب انبار ثبت می شود که قبلاً به خط تولید ارسال شده است.

3- نحوه ارسال مواد به روش میانگین (Average) چگونه است؟

روش میانگین به طور معمول زمانی به کار می‌رود که نرخ بازار مواد متغیر و دارای نوسانات نامنظم و شدید باشد.

با بکارگیری این روش سعی می گردد تغییرات و نوسانات نرخ مواد به محصولات در جریان ساخت انتقال یابد چرا که در این روش فرض بر این است که مواد ارسال شده به خط تولید ترکیبی از خریدهای مختلف با نوسانات قیمت ایجاد شده می باشد.

روش عمل هم به این صورت است، زمانی که موادی به انبار وارد می شود مبلغ موجودی انبار به مبلغ مواد خریداری شده اضافه می شود و حاصل بر تعداد موجودی انبار به علاوه تعداد خریداری شده تقسیم می شود تا نرخ جدید مواد محاسبه شود و با این نرخ جدید، مواد به خط تولید ارسال می گردد.

در این روش مواد ارسالی به خط تولید با توجه و لحاظ نرخ آخرین خریدها به حساب تولید منظور می شود بنابراین در قیمت محصولات نوسان نرخ بازار مواد چه افزایش و چه کاهش تاثیر داده شده است البته باید توجه داشت در مواردی که دفعات خرید طی دوره زیاد باشد مرتباً تعیین و محاسبه نرخ جدید کار دشواری خواهد بود.

برگشت مواد به فروشنده و یا برگشت مواد از خط تولید به انبار به روش میانگین

در این روش برگشت مواد به فروشنده با آخرین نرخ مواد محاسبه شده به فروشنده برگشت می شود و در کارت حساب مواد ثبت می گردد و همانند روشهای Fifo و Lifo مابه التفاوت نرخ محاسبه شده مواد و مبلغ دریافتی از فروشنده به حساب اصلاح مواد منظور می گردد.

در برگشت مواد از خط تولید به انبار نیز مواد برگشتی به نرخ زمانی که به خط تولید ارسال شده است در کارت حساب مواد ثبت می گردد در صورتی که نرخ برگشت مواد با نرخ موجودی متفاوت باشد، باید نرخ جدید با توجه به روش مذکور محاسبه و به حساب منظور شود.

سخن آخر

در پایان لازم است به این نکته توجه کنید که با مقایسه مانده موجودی مواد پایان دوره خواهید دید که در روش ارزیابی میانگین، موجودی مواد ارزیابی شده بین ارزیابی به روش Fifo و روش Lifo خواهد بود.

بنابراین اثبات می شود در روش میانگین، تغییرات و افزایش قیمتهای نرخ بازار به موجودی پایان دوره و کالای ساخته شده منتقل شده است. در صورتی که در روش Fifo این تغییرات در موجودی پایان دوره و در روش Lifo در کالای ساخته شده مشاهده می شود.