نرم‌افزار باشگاه رزمی برای ثبت هنرجو و شهریه
مقدمه
اگر هنوز اسم هنرجوها را در دفتر می‌نویسید و شهریه را با پیام‌های پراکنده پیگیری می‌کنید، زمانش رسیده که به یک نرم‌افزار باشگاه رزمی فکر کنید.
این نرم‌افزار پرونده‌ی هر هنرجو، حضور و غیاب، کمربند و شهریه را در یک جا نگه می‌دارد.
مربی دیگر وسط کلاس دنبال حساب‌وکتاب نمی‌گردد و مدیر هم می‌داند ماه آینده چه مبلغی وصول می‌شود. در ادامه فقط به همین دو کار می‌پردازیم: ثبت هنرجو و مدیریت شهریه.
ثبت هنرجو؛ از یک اسم تا یک پرونده‌ی کامل
در باشگاه رزمی، «هنرجو» فقط یک اسم نیست.
سن، رشته، گروه، سطح کمربند، سابقه‌ی مسابقه و حتی شماره‌ی تماس والدین، همه برای مربی مهم است.
اگر این اطلاعات جدا از هم نگهداری شوند، هر بار باید چند جا را بگردید.
در یک سیستم مدیریت هنرجویان این‌ها در یک کارت جمع می‌شود.
چند چیز را از همان ابتدا بررسی کنید:
- ثبت‌نام سریع: مربی یا مسئول پذیرش باید بتواند در کمتر از دو دقیقه هنرجوی جدید را وارد کند.
- گروه‌بندی منعطف: هنرجو را بشود هم به یک رشته و هم به چند کلاس وصل کرد. مثلاً کسی که کاراته و تمرین بدنسازی را با هم دارد.
- سابقه‌ی ارتقا: تاریخ هر آزمون کمربند و نتیجه‌ی آن ثبت شود تا زمان آزمون بعدی از حافظه‌ی کسی بیرون نیاید.
- حضور و غیاب ساده: تیک‌زدن اسم‌ها باید روی گوشی هم راحت باشد، چون مربی کنار تاتامی ایستاده است، نه پشت میز.
کمربند و آزمون‌ها؛ برنامه‌ای که از ذهن مربی بیرون می‌آید
در بسیاری از باشگاه‌ها، مسیر ارتقای هنرجو فقط در ذهن مربی است.
تا وقتی او سر کلاس حاضر است مشکلی پیش نمی‌آید.
اما با یک مرخصی طولانی یا تغییر مربی، همه‌چیز به هم می‌ریزد.
هنرجو نمی‌داند چقدر به آزمون مانده و مدیر نمی‌داند چند نفر آماده‌اند.
در یک نرم‌افزار باشگاه رزمی مسیر هر رشته فقط یک بار تعریف می‌شود؛ترتیب کمربندها، حداقل ماه‌های تمرین میان دو سطح و تعداد جلسه‌ی لازم.
از آن لحظه به بعد خود سیستم نشان می‌دهد چه کسی شرایط آزمون را دارد.
این قابلیت سه فایده‌ی ملموس دارد:
- فهرست داوطلبان آزمون با یک کلیک آماده می‌شود و کسی لازم نیست دفتر را ورق بزند.
- هزینه‌ی آزمون و صدور گواهی در همان پرونده‌ی هنرجو ثبت می‌شود.
- والدین از وضعیت فرزندشان بی‌خبر نمی‌مانند و کمتر می‌پرسند «پس کمربند بعدی کی است؟».
نکتهٔ مهم
هر رشته قواعد خودش را دارد. تکواندو، جودو و کیک‌بوکسینگ مسیر یکسانی ندارند. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که اجازه بدهد برای هر رشته مسیر جداگانه بسازید.
مدیریت شهریه؛ جایی که بیشترین دردسر شروع می‌شود
بیشتر مدیران باشگاه از «پیگیری شهریه» خسته‌اند.
هنرجو یادش رفته، والدین پیام را ندیده یا مربی خجالت می‌کشد موضوع را مطرح کند.
سیستم شهریه باشگاه رزمی این بار را از دوش آدم‌ها برمی‌دارد.
قابلیت‌هایی که باید دنبالشان باشید:
- تعریف انواع شهریه، مثل ماهانه، ترمی و جلسه‌ای
- تخفیف خانوادگی برای خواهر و برادر یا ثبت‌نام همزمان
- صدور قبض خودکار در سررسید
- پیامک یادآوری پیش از موعد
- فهرست بدهکاران در یک نگاه، بدون ورق‌زدن دفتر
یادآوری و وصول؛ پیگیری بدون معذب‌شدن
مسئله‌ی اصلی شهریه، مبلغ آن نیست؛ زمان‌بندی است.
اگر پیام یادآوری دیر برسد، والدین فکر می‌کنند باشگاه کوتاه آمده و اگر زود برسد، آن را فراموش می‌کنند.
بهترین حالت، یک ریتم ثابت است:
- سه روز قبل از سررسید یک یادآوری ملایم
- روز سررسید قبض
- و چند روز بعد یک پیام پیگیری.
وقتی این ریتم خودکار باشد، کسی شخصاً مسئول تذکر دادن نیست.
مربی فقط مربی می‌ماند و رابطه‌ی او با هنرجو و خانواده‌اش خراب نمی‌شود.
مدیر هم می‌تواند ببیند کدام قبض‌ها پرداخت شده، کدام در انتظار است و کدام بیش از یک هفته معوق مانده.
دو مورد را از ابتدا در سیستم پیش‌بینی کنید:
- غیبت طولانی: هنرجویی که بیمار شده یا سفر رفته نباید شهریه‌ی کامل بدهد؛سیستم باید امکان تمدید یا جبران جلسه را بدهد.
- پرداخت ناقص: گاهی نیمی از مبلغ می‌آید و نیم دیگر هفته‌ی بعد؛باقی‌مانده باید جدا و مشخص بماند.
گزارش‌هایی که مدیر هر هفته باید ببیند
داده‌ای که فقط ثبت شود و هیچ‌وقت خوانده نشود، فقط وقت را می‌گیرد.
از یک نرم‌افزار باشگاه رزمی انتظار دارید همان اطلاعات ثبت‌شده را به چند عدد روشن تبدیل کند.
سه گزارش از همه مفیدترند:
- درآمد ماهانه در برابر پیش‌بینی: نشان می‌دهد چقدر وصول شده و چقدر هنوز مانده است.
- نرخ حضور هر کلاس: کلاسی که حضورش پیوسته پایین می‌آید، یا ساعتش مناسب نیست یا نیاز به مربی دیگری دارد.
- هنرجویانی که دارند می‌روند: کسی که دو هفته نیامده و شهریه‌اش هم معوق است، احتمالاً در شُرُف ترک باشگاه است. یک تماس به‌موقع گاهی او را نگه می‌دارد.
نکته‌ی آخر شاید مهم‌ترین باشد.
جذب هنرجوی جدید همیشه گران‌تر از نگه‌داشتن هنرجوی فعلی تمام می‌شود، و گزارش ترک‌کنندگان دقیقاً برای همین است.
پیش از انتخاب چه چیزهایی را بسنجید؟
نرم‌افزارهای خارجی این حوزه معمولاً دو چیز مشترک دارند: ردیابی کمربند و پرداخت دوره‌ای.
اما لزوماً با تقویم، ارز و عادت‌های مالی ایران هماهنگ نیستند.
پس به‌جای مقایسه‌ی فهرست امکانات، سه سوال بپرسید:
فارسی و شمسی است؟ تاریخ و گزارش‌ها باید بدون تبدیل دستی خوانده شوند.
با رشد شما رشد می‌کند؟ اگر فردا شعبه‌ی دوم باز کردید، آیا همین نرم‌افزار جواب می‌دهد؟
پشتیبانی دارد؟ وقتی شب امتحان کمربند مشکلی پیش بیاید، کسی پاسخ‌گو هست؟
جایگاه نرم‌افزار 2hs
نرم‌افزار 2hs یک سیستم ERP است و محدود به ثبت هنرجو و شهریه نیست.
مدیریت مالی، نظرسنجی، ثبت شکایات، بهبود منابع و حتی تبلیغات و فروش بیشتر را هم پوشش می‌دهد.
برای باشگاه رزمی یعنی همان کارت هنرجو که دیدید، به گزارش مالی، بازخورد خانواده‌ها و برنامه‌ی جذب هنرجوی جدید هم وصل می‌شود.
بخش‌های دیگر مجموعه‌ی شما، مثل بدنسازی یا کلاس‌های کودکان، هم می‌توانند روی همین بستر بیایند و دیگر لازم نیست برای هرکدام نرم‌افزار جداگانه بخرید.
در عمل، تفاوت یک ERP با یک اپلیکیشن ساده‌ی ثبت‌نام این است که اطلاعات یک بار وارد می‌شود و در همه‌جا دیده می‌شود.
شهریه‌ای که پرداخت می‌شود، خودکار در گزارش مالی می‌نشیند.
نظرسنجی بعد از آزمون کمربند، به مدیر نشان می‌دهد خانواده‌ها از چه چیزی راضی نیستند.
شکایت یک والد هم در همان سیستم ثبت و پیگیری می‌شود و لابه‌لای پیام‌های واتس‌اپ گم نمی‌شود.
نرم‌افزار حسابداری را رایگان تست کن
پلتفرمِ مالیِ حصین حاسب را بدونِ نصب و کاملاً رایگان امتحان کن.
اشتباه‌هایی که راه‌اندازی را کند می‌کنند
بیشتر باشگاه‌ها نه به‌خاطر ضعف نرم‌افزار، که به‌خاطر شیوه‌ی شروع، از آن نتیجه نمی‌گیرند.
سه اشتباه رایج را بشناسید:
- انتقال یک‌جای همه‌چیز: نیازی نیست هزار پرونده‌ی قدیمی را در یک هفته وارد کنید. با هنرجویان فعال یک کلاس شروع کنید و بقیه را تدریجی اضافه کنید.
- نادیده‌گرفتن مربی‌ها: اگر مربی‌ها با سیستم راحت نباشند، حضور و غیاب دوباره روی کاغذ می‌رود. نیم ساعت آموزش کوتاه، از هر کلاس دیگری موثرتر است.
- تعریف شهریه‌های پیچیده: در ابتدا فقط دو یا سه نوع شهریه بسازید. استثناهای کم‌تکرار را بعداً اضافه کنید.
یک ماه استفاده‌ی واقعی بیشتر از هر ارائه‌ی فروش به شما می‌آموزد.
در پایان ماه ببینید چند ساعت از کار دفتری کم شده و چند قبض بدون پیگیری دستی وصول شده است.
جمع‌بندی
نرم‌افزار باشگاه رزمی وقتی ارزش دارد که کار روزمره را سبک کند.ثبت هنرجو در چند ثانیه، حضور و غیاب بی‌دردسر و شهریه‌ای که خودش یادآوری می‌شود. اول ببینید کدام بخش کارتان بیشتر وقت می‌گیرد، سپس نرم‌افزاری را انتخاب کنید که همان را حل کند. اگر می‌خواهید ببینید 2hs با ساختار باشگاه شما چقدر جور درمی‌آید، یک نسخه‌ی آزمایشی بخواهید و با چند هنرجوی واقعی امتحانش کنید.
سوالی داری؟ مشاورهٔ رایگان بگیر
کارشناسانِ ما آماده‌اند مسیرِ یادگیری و شغلیِ تو را رایگان راهنمایی کنند.
سوالات متداول
-
آیا برای باشگاه کوچک با 30 هنرجو هم صرفه دارد؟
بله. باشگاه کوچک معمولاً همه‌ی کارها را یک نفر انجام می‌دهد و وقت او گران‌ترین منبع است. حتی 30 هنرجو یعنی 30 قبض ماهانه و ده‌ها بار حضور و غیاب. خودکارشدن همین دو کار برای شروع کافی است.
-
هنرجویان کودک و نوجوان را چطور ثبت کنیم؟
پرونده‌ی کودک باید اطلاعات والدین را هم داشته باشد.شماره‌ی تماس، شماره‌ی اضطراری و در صورت لزوم توضیح درباره‌ی بیماری یا حساسیت. قبض و پیامک هم به شماره‌ی والد می‌رود، نه خود کودک.
-
اگر چند شعبه داشته باشیم چه؟
سیستم خوب باید هنرجو و درآمد هر شعبه را جدا نشان دهد و در عین حال گزارش مجموع هم بدهد. اگر نرم‌افزاری فقط یک شعبه را پشتیبانی کند، با رشد باشگاه ناچار به تعویض آن می‌شوید.
-
نرم‌افزار باشگاه رزمی چه کارهایی را انجام می‌دهد؟
نرم‌افزار باشگاه رزمی پرونده‌ی هر هنرجو، حضور و غیاب، کمربند و شهریه را در یک جا نگه می‌دارد و کار ثبت هنرجو و مدیریت شهریه را تسهیل می‌کند.
-
چرا ثبت‌نام سریع برای مربی یا مسئول پذیرش اهمیت دارد؟
ثبت‌نام سریع به مربی یا مسئول پذیرش این امکان را می‌دهد که هنرجوی جدید را در کمتر از دو دقیقه وارد سیستم کند و از اتلاف وقت جلوگیری کند.
-
چه اطلاعاتی برای ثبت نام هنرجو در یک نرم‌افزار مدیریت هنرجویان مورد نیاز است؟
اطلاعات ضروری شامل سن، رشته، گروه، سطح کمربند، سابقه‌ی مسابقه و شماره‌ی تماس والدین است.
-
مدیریت شهریه در باشگاه‌های ورزشی چه چالش‌هایی دارد؟
مدیریت شهریه ممکن است خسته‌کننده باشد زیرا هنرجو ممکن است یادش برود، والدین پیام‌ها را ندیده یا مربی خجالت بکشد که موضوع را مطرح کند.
-
مزایای استفاده از نرم‌افزار 2hs برای باشگاه رزمی چیست؟
نرم‌افزار 2hs فقط به ثبت هنرجو و شهریه محدود نمی‌شود و علاوه بر مدیریت مالی، نظرسنجی، ثبت شکایات و بهبود منابع را نیز پوشش می‌دهد.
ارسال نظر