انواع سپرده در حسابداری؛ آموزش ثبت سند با مثال عملی

سپرده در حسابداری یکی از حساب‌هایی است که در بسیاری از شرکت‌ها کاربرد فراوانی دارد. شناخت ماهیت سپرده در حسابداری، نحوه ثبت اسناد مربوط به انواع سپرده و همچنین نحوه سند زدن سپرده حسن انجام کار از مباحث مهمی است که هر حسابدار باید به آن مسلط باشد. در این مقاله انواع سپرده، ماهیت هر یک، ثبت‌های حسابداری و مثال‌های عملی را بررسی می‌کنیم.

سپرده در حسابداری چیست؟

سپرده در حسابداری مبلغی است که یک شخص حقیقی یا حقوقی به‌صورت موقت نزد شخص یا سازمان دیگری قرار می‌دهد. این مبلغ بر اساس قرارداد، توافق یا الزامات قانونی پرداخت می‌شود. پس از انجام تعهدات یا پایان قرارداد نیز به سپرده‌گذار بازگردانده خواهد شد.

سپرده‌های حسابداری با سپرده‌های سرمایه‌ گذاری بانکی تفاوت دارند. هدف از سپرده‌های حسابداری معمولاً تضمین انجام تعهدات یا اجرای قرارداد است. سپرده رهنی، سپرده حسن انجام کار، سپرده بیمه و سپرده بانکی از رایج‌ترین انواع سپرده در حسابداری هستند.

از نظر ماهیت سپرده در حسابداری، این حساب در دفاتر سپرده‌گذار یک دارایی و از نوع حساب دریافتنی است. در مقابل، همین مبلغ در دفاتر سپرده‌پذیر یک بدهی و از نوع حساب پرداختنی محسوب می‌شود.

ماهیت سپرده در حسابداری

یکی از سوالات رایج حسابداران، ماهیت سپرده در حسابداری است. پاسخ این سوال به این بستگی دارد که ثبت حسابداری در دفاتر سپرده‌گذار انجام می‌شود یا در دفاتر سپرده‌پذیر.

اگر شرکت مبلغی را به‌عنوان سپرده پرداخت کند، انتظار دارد در آینده آن را دریافت کند. بنابراین این مبلغ در دفاتر شرکت، یک دارایی و از نوع حساب دریافتنی محسوب می‌شود. اما اگر شرکت مبلغ سپرده را از شخص یا شرکت دیگری دریافت کند، موظف است در زمان مقرر آن را بازگرداند. در این حالت، سپرده یک بدهی و از نوع حساب پرداختنی خواهد بود.

به همین دلیل، یک مبلغ واحد می‌تواند در دفاتر دو طرف قرارداد ماهیت متفاوتی داشته باشد. شناخت صحیح این موضوع باعث می‌شود ثبت اسناد مالی به‌درستی انجام شود و از بروز مغایرت در گزارش‌های مالی جلوگیری گردد.

جدول ماهیت سپرده در حسابداری

انواع سپرده در حسابداری

ثبت سند ارائه سپرده رهنی در دفاتر مستاجر

ثبت سند دریافت سپرده رهنی از مستاجر 

ثبت سند زمان اتمام قرارداد اجاره

اسنادی که در دفاتر موجر و مستاجر زمان بستن قرارداد ثبت نمودیم را باید در زمان اتمام قرارداد اجاره و برگشت سپرده رهنی توسط موجر به مستاجر برعکس شود.

ثبت سند زمان سپرده گذاری در بانک

هر زمان که به هر دلیلی سپرده خود را از بانک خارج نمودید سند بالا باید برعکس شود.

نحوه سند زدن سپرده حسن انجام کار

یکی از پرسش‌های متداول افراد حسابدار، نحوه سند زدن سپرده حسن انجام کار است. این سپرده زمانی ایجاد می‌شود که کارفرما بخشی از مبلغ صورت‌وضعیت پیمانکار را به‌عنوان تضمین اجرای صحیح قرارداد نزد خود نگه می‌دارد. هدف از این کار، اطمینان از انجام کامل تعهدات پیمانکار است.

ثبت‌های حسابداری این سپرده معمولاً در سه مرحله انجام می‌شود.

1- شناسایی سپرده حسن انجام کار

در زمان تایید صورت‌وضعیت، مبلغ سپرده به‌عنوان یک حساب دریافتنی در دفاتر پیمانکار ثبت می‌شود.

ثبت سند شناسایی سپرده حسن انجام کار در دفاتر پیمانکار

2- نگهداری سپرده تا پایان قرارداد

تا زمانی که شرایط آزادسازی سپرده فراهم نشود، این مبلغ در حساب سپرده حسن انجام کار باقی می‌ماند و تغییری در ثبت‌های حسابداری ایجاد نمی‌شود.

3- عودت سپرده حسن انجام کار

پس از تصویب صورت‌وضعیت قطعی یا تحویل قطعی پروژه، کارفرما مبلغ سپرده را به پیمانکار پرداخت می‌کند. در این مرحله، حساب سپرده حسن انجام کار بسته شده و وجه نقد یا بانک بدهکار می‌شود.

ثبت سند عودت سپرده حسن انجام کار توسط کارفرما در دفاتر پیمانکار

همان‌طور که گفتیم مبلغ سپرده حسن انجام کار باید در دو مرحله توسط کارفرما به پیمانکار پرداخت گردد.

زمان پرداخت مبلغ موردنظر توسط کارفرما در دفاتر پیمانکار ثبت زیر را داریم:

ثبت سند شناسایی سپرده بیمه در دفاتر پیمانکار

ثبت سند عودت سپرده بیمه توسط کارفرما در دفاتر پیمانکار

همان‌طور که گفتیم مبلغ سپرده بیمه پس از اتمام پروژه و بعد از دریافت برگ مفاصا حساب از تامین اجتماعی توسط کارفرما به پیمانکار پرداخت می‌شود.

زمان پرداخت مبلغ موردنظر توسط کارفرما در دفاتر پیمانکار ثبت می‌کنیم:

ماهیت سپرده بیمه در حسابداری

ماهیت سپرده بیمه در حسابداری نیز مشابه سپرده حسن انجام کار است. کارفرما درصدی از مبلغ هر صورت‌وضعیت را تا زمان ارائه مفاصاحساب سازمان تامین اجتماعی نزد خود نگه می‌دارد. این مبلغ تضمین می‌کند که تمامی تعهدات بیمه‌ای پیمانکار انجام شده است.

از دیدگاه پیمانکار، سپرده بیمه یک دارایی و حساب دریافتنی محسوب می‌شود؛ زیرا پس از ارائه مفاصاحساب، مبلغ آن از کارفرما دریافت خواهد شد. در مقابل، همین مبلغ در دفاتر کارفرما یک بدهی است؛ زیرا موظف است پس از احراز شرایط قانونی، آن را به پیمانکار پرداخت کند.

نباید سپرده بیمه را با حق بیمه اشتباه گرفت. حق بیمه هزینه‌ای است که به سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود، اما سپرده بیمه تنها مبلغی است که کارفرما به‌صورت موقت نزد خود نگه می‌دارد.

تفاوت سپرده و پیش‌پرداخت در حسابداری

سپرده و پیش‌پرداخت دو حساب متفاوت هستند و نباید به‌جای یکدیگر ثبت شوند. هر دو در زمان پرداخت وجه ایجاد می‌شوند، اما هدف و ماهیت آن‌ها یکسان نیست.

سپرده مبلغی است که برای تضمین انجام تعهدات یا اجرای مفاد قرارداد پرداخت می‌شود. این مبلغ پس از تحقق شرایط قرارداد به پرداخت‌کننده بازگردانده خواهد شد.

در مقابل، پیش‌پرداخت مبلغی است که قبل از دریافت کالا یا خدمات پرداخت می‌شود. این مبلغ بخشی از بهای معامله محسوب می‌شود و معمولاً قابل استرداد نیست.

جدول زیر مهم‌ترین تفاوت‌های سپرده و پیش‌پرداخت را نشان می‌دهد.

آشنایی با این تفاوت‌ها از ثبت اشتباه اسناد جلوگیری می‌کند. همچنین باعث می‌شود گزارش‌های مالی با دقت بیشتری تهیه شوند.

تفاوت سپرده حسن انجام کار و سپرده بیمه

سپرده حسن انجام کار و سپرده بیمه هر دو در قراردادهای پیمانکاری کاربرد دارند. همچنین هر دو از مبلغ صورت‌وضعیت کسر می‌شوند. با این حال، هدف و زمان آزادسازی آن‌ها متفاوت است.

سپرده حسن انجام کار برای تضمین اجرای صحیح تعهدات پیمانکار نگهداری می‌شود. اما سپرده بیمه با هدف تضمین انجام تعهدات بیمه‌ای و دریافت مفاصاحساب سازمان تامین اجتماعی نزد کارفرما باقی می‌ماند.

جدول زیر تفاوت‌های اصلی این دو سپرده را نشان می‌دهد.

هر دو سپرده در دفاتر پیمانکار به‌عنوان دارایی ثبت می‌شوند. در مقابل، در دفاتر کارفرما ماهیت بدهی دارند تا زمان پرداخت آن‌ها فرا برسد.

ثبت اسناد سپرده در حسابداری بر اساس یک نمونه واقعی

پس از آشنایی با انواع سپرده، ماهیت آن‌ها و نحوه ثبت اسناد، بهتر است یک مثال واقعی را بررسی کنیم. مثال‌های عملی به درک بهتر ثبت‌های حسابداری کمک می‌کنند و نشان می‌دهند هر ثبت در چه مرحله‌ای از اجرای قرارداد انجام می‌شود.

در مثال زیر، ثبت‌های مربوط به سپرده در حسابداری پیمانکاری، یعنی سپرده حسن انجام کار و سپرده بیمه بر اساس صورت‌ وضعیت شماره 1 شرکت پیمانکاری صنعتگران سعادت بررسی شده است. همچنین نحوه محاسبه هر سپرده و ثبت اسناد مربوط به آن به‌صورت مرحله‌به‌مرحله ارائه می‌شود.

ثبت سند شناسایی سپرده حسن انجام کار

برای محاسبه این مدل از سپرده در حسابداری شرکت صنعتگران سعادت، یعنی سپرده حسن انجام کار به‌قرار زیر عمل می‌کنیم:

ثبت سند عودت سپرده حسن انجام کار

ثبت سند شناسایی سپرده بیمه   

برای محاسبه این مدل از سپرده در حسابداری شرکت صنعتگران سعادت، یعنی سپرده بیمه به‌قرار زیر عمل می‌کنیم:

ثبت سند عودت سپرده بیمه

پس از پایان پروژه و ارائه مفاصاحساب سازمان تامین اجتماعی، کارفرما مبلغ سپرده بیمه را به پیمانکار پرداخت می‌کند. در این مرحله، حساب سپرده بیمه بسته شده و مبلغ آن به حساب بانک منتقل می‌شود.

ثبت حسابداری در دفاتر پیمانکار:

ثبت حسابداری سپرده در دفاتر سپرده‌گذار و سپرده‌پذیر

ثبت سپرده در حسابداری به این بستگی دارد که واحد تجاری سپرده‌گذار باشد یا سپرده‌پذیر. اگر شرکت مبلغ سپرده را پرداخت کرده باشد، این مبلغ در دفاتر آن به‌عنوان دارایی ثبت می‌شود. اما اگر شرکت مبلغ سپرده را دریافت کند، تا زمان استرداد، این مبلغ یک بدهی محسوب خواهد شد.

جدول زیر، نحوه ثبت سپرده در حسابداری را در دفاتر سپرده‌گذار و سپرده‌پذیر نشان می‌دهد.

همان‌طور که در جدول مشاهده می‌شود، ماهیت سپرده در حسابداری برای هر دو طرف قرارداد یکسان نیست. بنابراین، حسابدار باید قبل از ثبت سند، نقش واحد تجاری را در قرارداد مشخص کند. رعایت این موضوع از بروز اشتباه در ثبت اسناد و تهیه صورت‌ های مالی جلوگیری می‌کند.

نحوه بستن حساب سپرده در پایان سال مالی

در پایان سال مالی، حساب سپرده باید بررسی و با قراردادهای مربوط تطبیق داده شود. نحوه بستن این حساب به وضعیت قرارداد و زمان بازگشت سپرده بستگی دارد.

اگر مبلغ سپرده تا پایان سال مالی بازگردانده نشده باشد، حساب سپرده بسته نمی‌شود. در این حالت، مانده حساب به سال مالی بعد منتقل خواهد شد. این مبلغ تا زمان استرداد، در ترازنامه به‌عنوان دارایی یا بدهی باقی می‌ماند.

اگر شرایط استرداد سپرده فراهم شده باشد و مبلغ آن دریافت یا پرداخت شود، باید سند عودت سپرده ثبت شود. پس از ثبت این سند، مانده حساب سپرده صفر خواهد شد.

حسابداران باید در پایان هر دوره مالی، مانده حساب سپرده را با قراردادها، اسناد پرداخت و دریافت و تاییدیه‌های مربوط کنترل کنند. این کار از بروز مغایرت در صورت‌های مالی جلوگیری می‌کند و دقت گزارش‌های مالی را افزایش می‌دهد.

اشتباهات رایج در ثبت سپرده در حسابداری

ثبت نادرست سپرده‌ها می‌تواند باعث مغایرت حساب‌ها، ارائه گزارش‌های مالی اشتباه و بروز مشکلات مالیاتی شود. به همین دلیل، حسابداران باید از رایج‌ترین خطاهای این بخش آگاه باشند.

رعایت این نکات باعث می‌شود اسناد حسابداری دقیق‌تر ثبت شوند و احتمال بروز مغایرت در پایان دوره مالی کاهش یابد.

بهترین دانشگاه حسابداری ایران تماس با ما

• 1- ماهیت سپرده در حسابداری چیست؟

  ماهیت سپرده در دفاتر سپرده‌گذار دارایی و از نوع حساب دریافتنی است. اما همین مبلغ در دفاتر سپرده‌پذیر بدهی و از نوع حساب پرداختنی محسوب می‌شود.

• 2- نحوه سند زدن سپرده حسن انجام کار چگونه است؟

  ابتدا مبلغ سپرده در زمان تایید صورت‌وضعیت شناسایی می‌شود. پس از آزادسازی سپرده توسط کارفرما نیز ثبت عودت سپرده در دفاتر پیمانکار انجام خواهد شد.

• 3- ماهیت سپرده بیمه در حسابداری چیست؟

  سپرده بیمه در دفاتر پیمانکار یک دارایی و حساب دریافتنی است. در مقابل، همین مبلغ در دفاتر کارفرما به‌عنوان یک بدهی ثبت می‌شود تا پس از ارائه مفاصاحساب تامین اجتماعی پرداخت گردد.

• 4- سپرده حسن انجام کار چه زمانی پرداخت می‌شود؟

  بخشی از سپرده معمولاً پس از تصویب صورت‌وضعیت قطعی و بخش باقی‌مانده بعد از تحویل قطعی پروژه و انجام کامل تعهدات پیمانکار آزاد می‌شود.

• 5- تفاوت سپرده و پیش‌پرداخت چیست؟

  سپرده مبلغی است که پس از تحقق شرایط قرارداد به پرداخت‌کننده بازگردانده می‌شود. اما پیش‌پرداخت بخشی از بهای کالا یا خدمات است و معمولاً قابل استرداد نیست.

• 6- آیا سپرده بانکی نیز در حسابداری ثبت می‌شود؟

  بله. سپرده‌های بانکی مانند سپرده افتتاح ضمانت‌نامه یا سپرده‌های سرمایه‌گذاری نیز در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. نحوه ثبت آن‌ها به نوع سپرده و هدف از افتتاح حساب بستگی دارد.