مدیریت آپارتمان | مدیریت ساختمان

با افزایش تعداد آپارتمان ها در زندگی های شهرنشینی، مدیریت آپارتمان امروزه اهمیت زیادی پیدا کرد. در بسیاری از ساختمانها شاهد مشکلات مربوط به مدیریت ساختمان هستیم. حل و فصل این مشکلات نیاز به آگاهی مدیر ساختمان، همکاری ساکنان آن آپارتمان و استفاده از نرم افزارهایی نظیر نرم افزار مدیریت آپارتمان دارد. به عبارتی مدیریت صحیح یک ساختمان جزء نیازهای واجب هر مجتمع مسکونی یا مجتمع تجاری است. لذا در این مقاله تصمیم داریم شما را با این امر مهم بیشتر آشنا کنیم.

مدیریت آپارتمان/ مدیریت ساختمان

به طور قطع یکی از مهم‌ترین اعضای هر آپارتمان یا مجتمع مسکونی، تجاری و اداری مدیر ساختمان است که مدیریت آپارتمان را بر عهده دارد. اداره ساختمان بدون وجود وی امری دشوار است. مدیریت ساختمان جهت اداره بهتر امور باید از تصمیمات مجمع عمومی مالکان تبعیت کند. این تصمیمات باید در حوزه قوانین مربوط به قانون تملک آپارتمان ها و سایر قوانین کشور باشد.

یکی از مسائل مهمی که اغلب مطرح می‌شود، انتخاب افرادی است که بتوانند مدیریت ساختمان را به نحو صحیح بر عهده بگیرند. حال قبل از اینکه ببینیم وظایف این مدیر چیست و چه مسئولیت هایی دارد، بهتر است با مجمع عمومی مالکان آشنا شویم.

مجمع عمومی مالکان چه کسانی هستند؟

بنا بر قانون تملک آپارتمانها، مجمع عمومی در هر ساختمانی از کلیه مالکان واحدهای آپارتمانی تشکیل می ‌شود.

از جمله وظایف اصلی این مجمع موارد زیر را می‌توان نام برد:

- انتخاب مدیریت آپارتمان؛

- برگزاری جلسات سالیانه؛

- تصمیم گیری مسائل مهم آپارتمان (بازسازی ساختمان و سایر مخارج مربوط به ساختمان).

زمان تشکیل مجمع عمومی

زمان تشکیل مجمع عمومی مالکان (اعم از عادی یا فوق العاده) به ترتیب زیر است:

در مواردی که توافق نامه ای بین افراد مالک تنظیم نشده است، به موجب اکثریت مطلق آراء مالکینی خواهد بود که بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی را مالک باشند و در صورت عدم حصول اکثریت مزبور، زمان تشکیل مجمع عمومی با تصمیم حداقل سه نفر از مالکین تعیین می‌شود.

نکاتی در خصوص مجمع عمومی مالکان 

- مجمع عمومی باید حداقل هر سال یک بار تشکیل شود.

- برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی یا نماینده آنها ضروری است.

- چنانچه مالک قسمت های اختصاصی شخصیت حقوقی باشد، نماینده آن طبق قوانین مربوط به شخصیت های حقوقی معرفی می‌شود.

- اگر چند نفر مالک قسمت اختصاصی باشند، باید از طرف خود یک فرد را برای شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی کنند.

وظایف مربوط به مدیریت آپارتمان (مدیریت مجتمع تجاری، اداری و مسکونی)

اعضای یک ساختمان یا مجتمع تجاری، مسکونی و ادرای باید بدانند که مدیر ساختمان چه وظایفی بر عهده دارد تا در صورت بروز تخلف از جانب وی، ساکنین بتوانند پیگیری کنند. این وظایف عبارتند از:

- اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکان با رضایت اهالی آپارتمان؛

- پرداخت قبوض؛

- جمع آوری شارژ ساختمان و سهم هر واحد؛

- دریافت بیمه های مرتبط با ساختمان نظیر آتش سوزی و...؛

- ارائه گزارشات مالی و حسابداری به ساکنین؛

- تنظیم و نگهداری از دفاتر حسابداری ساختمان؛

- پیگیری تعمیرات اساسی ساختمان؛

- نظارت بر نگهداری تجهیزاتی نظیر آسانسور، سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی و سایر تجهیزات مشترک آپارتمان؛

- برگزاری جلسات مختلف با ساکنین برای رسیدگی به مشکلات و شکایات آنها؛

- پیگیری مسائل مالی، حقوقی و مرتبط با ساختمان؛

- نظارت بر استخدام نیروهای نظافتی و نگهبانی ساختمان؛

- تامین امنیت عمومی مجتمع و هماهنگی با پلیس در صورت نیاز.

در یک کلام مدیریت آپارتمان باید تمام سعی خود را بکند تا علاوه بر انجام وظایف مربوطه، ساختمان را از هر گونه آسیب و ضرر محفوظ دارد.

قوانین مربوط به شارژ آپارتمان 

زندگی آپارتمان نشینی قوانین مخصوص به خود را دارد. یکی از مهم‌ترین مسائل در این نوع از زندگی‌ها مسئله پرداخت حق شارژ آپارتمان است. برای محاسبه شارژ ساختمان یکی از بهترین روش‌ها استفاده از نزم افزار شارژ ساختمان است. نرم افزار مدیریت شارژ کلیه‌ی امور مربوط به شارژ ساختمان را به راحتی مدیریت می‌کند.

امروزه با توجه به نیاز افراد آپارتمان نشین، دانلود نرم افزار شارژ آپارتمان، اکسل شارژ آپارتمان، نرم افزار مدیریت ساختمان و همچنین دانلود نرم افزار حسابداری شارژ ساختمان در اینترنت طرفداران زیادی پیدا کرد.

مالکیت آپارتمان

در مورد مالکیت یک آپارتمان دو نوع مالکیت داریم. مالکیت قسمت‌های مشترک و قسمت‌های اختصاصی. در ادامه هر دو نوع مالکیت را شرح می‌دهیم.

1- مالکیت قسمت های مشترک

قسمت‌هایی از ساختمان و متعلقات آن‌ها را قسمت‌های مشترک گوییم که تمامی شرکاء از آن استفاده می‌کنند (به طور مستقیم یا غیر مستقیم) و حق انحصاری برای آن‌ها قائل نمی‌شوند.

توجه کنید که قسمت‌های مشترک در مالکیت مشاء کلیه‌ی شرکاء آن ملک است، هر چند که این قسمت‌ها در قسمت های اختصاصی واقع باشد یا از آن قسمت ها عبور کند.

(ملکی را که مالکیت آن بین دو یا چند نفر مشترک باشد ملک مشاعی گویند).

نمونه هایی از قسمت ها ی مشترک عبارتند از:

- برخی تاسیسات قسمت های مشترک نظیرمنبع آب، تلفن مرکزی، مرکز حرارت و تهویه، تابلوهای برق، کنتورها، چاه های فاضلاب، دستگاه آسانسور و مکان آن، و...؛

- زمین زیر بنا؛

- اسکلت ساختمان؛

- در و پنجره ها، راهرو، پله ها که خارج از قسمت اختصاصی هستند؛

- نمای خارجی ساختمان؛

- محوطه باغ ها و پارک ها که جنبه عمومی دارد و در سند اختصاصی ثبت نیست؛

و... .

توجه

در تمامی ساختمان‌های مشمول قانون تملک آپارتمان ها که بیش از 10 آپارتمان دارند، مدیر یا مدیران ساختمان موظفند جهت نگهداری و پاکیزگی قسمت های مشترک و انجام سایر امور مورد نیاز بنا، دربانی استخدام نمایند.

2- قسمت های اختصاصی

بخش‌هایی که هر مالک به طور اختصاصی نسبت به آن مالکیت انحصاری دارد و فقط خود او یا قائم مقام وی می‌تواند آن را مورد استفاده قرار دهد، قسمت های اختصاصی آپارتمان گویند.

توجه

علاوه بر ثبت اراضی زیربنا، محوطه باغ‌ها و پارک‌های متعلقه، برای مالکیت قسمت‌های اختصاصی نیز باید به طور جدا سند مالکیت صادر شود. مشخصات کامل قسمتهای اختصاصی از لحاظ حدود قسمت، طبقه، شماره، مساحت قسمت‌های وابسته، ارزش و غیره باید در سند قید شود.

محاسبه شارژ ساختمان

افرادی که در آپارتمان زندگی می‌کنند باید از نحوه محاسبه شارژ آن آگاه باشند. ماده 4 قانون تملک ساختمان در این خصوص می‌گوید:

حقوق، تعهدات و همچنین سهم هر یک از مالکان قسمت‌های اختصاصی از مخارج قسمت‌های مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی تمام ساختمان به جز هزینه‌هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیربنا به نحو مساوی تقسیم‌ می‌شود.

به طور خلاصه مبلغ شارژ هر واحد در ساختمان معمولا با توجه به مساحت واحدها محاسبه می‌شود. برای محاسبه شارژ ساختمان روش های مختلفی وجود دارد که در انتخاب روش محاسبه، هیئت مدیره آپارتمان با توجه به نوع و میزان هزینه‌های آپارتمان یکی از حالتهای محاسبه شارژ را استفاده می‌کنند.

نکته

هزینه‌هایی در آپارتمان وجود دارد (هزینه های مشترک) که چندان به مساحت واحدها بستگی ندارد. مثلا مبلغ مربوط به سرایدار به طور یکسان بین واحدها تقسیم می‌شود.

بیمه ساختمان از وظایف مدیریت آپارتمان

بیمه ساختمان در مقابل حوادثی نظیر آتش سوزی، زلزله و غیره از جمله وظایف مهم مدیریت ساختمان است. مثلا در خصوص آتش سوزی مدیر باید بر اساس متراژ هر واحد، سهم هر واحد را در بیمه مربوط به آتش سوزی تعیین و به این ترتیب ساختمان را در برابر حادثه آتش سوزی بیمه نماید.

تصمیمات مدیریت ساختمان برای هزینه های مشترک

اولین وظیفه مهم مدیر ساختمان، حفظ آپارتمان و جلوگیری از خرابی آن است. محاسبه و تقسیم هزینه های مشترک ساختمان یا به عبارتی شارژ آپارتمان نیز جزء وظایف مهم دیگری است که درجلسات مجمع عمومی مالکان باید تکلیف آن مشخص شود. اگر در این جلسه مالکان برای تعیین سهم شارژ هر واحد روشی را انتخاب نکنند طبق قانون محاسبه می‌شود.

طبق قانون سهم مالکین یا استفاده‌کنندگان از هزینه‌های مشترک عبارت است از:

 الف- هزینه هایی که با مساحت زیر بنا ارتباط دارد

محاسبه هزینه‌های آب، گاز، ایزوگام و غیره که مرتبط با مساحت زیربنا است به این روش تعیین می‌شود؛ نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمت ‌های اختصاصی کل ساختمان ( به عبارتی نسبت به متراژ ).

ب- مخارج و هزینه هایی که به میزان مساحت و زیر بنا ارتباطی ندارد

مخارجی از قبیل هزینه‌‌های مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، باغبان، هزینه‌ی نگهداری تاسیسات، تزئینات قسمت‌های مشترک و غیره به طور مساوی بین واحدها تقسیم می‌شود.

توجه

اگر هر یک از افراد اعتراضی نسبت به مبلغ سهم شارژ داشت، باید با مدیریت ساختمان مطرح کند. در نتیجه مدیر موظف است که به اعتراض آنها رسیدگی نماید.

بر اساس ماده 12 قانون تملک آپارتمان ‌ها، دفاتر املاک رسمی باید در زمان تنظیم سند انتقال، اجاره، رهن و … گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه ‌های مشترک که تاییدیه مدیریت ساختمان را دارد، از شخص مالک بگیرند.

نکات مهم قوانین ساختمان

- هر یک از واحدهای ساختمان فقط دارای یک پارکینگ و یک انباری است. لذا پارک خودرو در پارکینگ های مربوط به واحدهای دیگر و در محل‌های مشاع درون پارکینگ، همچنین قراردادن اشیاء در غیر از انباری و پارکینگ اختصاصی هر واحد یا در مشاعات عمومی ممنوع است.

- اسباب‌کشی، حمل اثاثیه، مصالح ساختمانی و نخاله‌های ناشی از تعمیرات با آسانسور و همچنین استفاده اختصاصی از برق عمومی ممنوع و سرایدار موظف به جلوگیری از انجام این عمل خواهد بود.

- استفاده از پارکینگ برای برگزاری مجالس و مناسبت های اختصاصی ساکنین فقط با اجازه مدیریت آپارتمان و رضایت تمامی اهالی ساختمان امکانپذیر است.

- نگهداری حیوانات در مشاعات و قسمت‌های مشترک ساختمان، همچنین نگهداری حیوانات خانگی مانند سگ، گربه و ... در کلیه‌ی قسمتهای ساختمان، استفاده تجاری یا اداری از واحدهای آپارتمان‌ مسکونی، جاگذاری سطل آشغال در پشت درب آپارتمان، پخش زباله در حیاط و راه‌روها، تغییر شکل درب آپارتمان یا رنگ آن، قراردادن جا کفشی در پشت درب آپارتمان(یا محوطه راهروها) و هرگونه اشیاء اضافی در قسمت‌های مشترک ممنوع است و همه‌ی موارد فوق را مدیریت ساختمان می‌تواند در برنامه نظارتی خود قرار دهد. مدیر موظف است قوانین و مقررات ساختمان برای ساکنین را به آنها از طریق تابلو اعلانات یا نرم افزار مدیریت آپارتمان ابلاغ کند.

سخن آخر

امروز با افزایش تعداد آپارتمان‌ها و زندگی آپارتمان نشینی، مسئولیت‌های مدیریت آپارتمان نیز افزایش می‌یابد. در این راستا استفاده از نرم افزارهای مدیریت مجتمع تجاری، اداری و مسکونی مانند نرم افزار مدیریت ساختمان حصین حاسب می‌تواند راه گشا باشد.