8 گام اساسی برای شروع کار حسابداری در شرکت تازه تاسیس

در هر شرکتی بخش حسابداری جزء مهم ترین بخش ها است. مخصوصا برای یک شرکت تازه تاسیس حساسیت بیشتری متوجه این بخش است. حال چه اقداماتی را برای شروع کار بخش حسابداری در یک شرکت تازه تاسیس باید انجام داد؟

خواندن این مقاله برای افرادی که تازه شرکت حسابداری تاسیس کرده اند لازم و ضروری است.

مراحل شروع کار حسابداری در شرکت تازه تاسیس

کارت ویزیت یا حسابدار حرفه‌ای!

یکی از مهم ترین مواردی که در ابتدای شروع به کار یک شرکت باید به آن توجه کرد استخدام یک حسابدار حرفه‌ای برای انجام امور مالی و حسابداری شرکت است. شرکت های زیادی بوده اند که تازه تاسیس شده اند ولی چون برنامه ریزی اصولی برای بخش حسابداری نداشته اند سریع دچار ضرر و زیان شده اند. پس گام اول برای یک شرکت تازه تاسیس استخدام یک حسابدار حرفه‌ای است.

گام اول

استخدام یک حسابدار حرفه‌ای

شرکتی که تازه شروع به کار می‌کند، برای اینکه در همان ابتدای راه با شکست مواجه نشود باید یک حسابدار مسئولیت پذیر و خبره را استخدام کند که بتواند بخش‌های حسابداری و امور مالی را به درستی سروسامان دهد. حسابداری که به قوانین حسابداری، قانون کار و... مسلط باشد.

اولین اقدامات کلی که یک حسابدار حرفه‌ای برای شرکت تازه تاسیس انجام می‌دهد، چیست؟

یک حسابدار در یک شرکت تازه تاسیس:

 1- در ابتدا نیازهای عمومی و اختصاصی شرکت را شناسایی می‌کند؛

2- نیازها را به مدیر گزارش می‌دهد؛

 3- برای آن نیازها بر اساس سیستم حسابداری طراحی و برنامه‌ریزی می‌کند؛

 4- از جزءبه‌جزء حساب و کتاب‌هایی که در شرکت داخل یا خارج می‌شود اطلاع دارد و تمام تلاش و دقت خود را بکار می‌بندد تا منافع مالی شرکت به خطر نیفتد؛

5-شناسایی درآمدها و هزینه‌ها و ارایه راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ها.

بعد از استخدام حسابدار حرفه‌ای در یک شرکت تازه مشغول به کار شده، گام دوم در اختیار قرار دادن دفاتر قانونی در اختیار آن حسابدار است.

گام دوم

دفاتر قانونی شرکت تازه تاسیس

دفاتر قانونی توسط مدیر در اختیار حسابدار قرار داده می‌شود و به مدت دو سال تهیه می‌شود.

همه‌ی اسناد مالی و رویدادهای مالی شرکت باید در این دفاتر ثبت و نگهداری شود. در نوشتن این دفاتر باید نهایت دقت به عمل آید که کلیه‌ی موارد مالی شرکت نوشته شود و هیچ خط‌خوردگی یا اشتباهی در نوشتن اعداد و ارقام پیش نیاید.

در یک شرکت تازه تاسیس دفاتر حسابداری به چه صورتی تهیه می‌شود:

مدیر یک شرکت تازه تاسیس دفاتر خود را به دو صورت می‌تواند تهیه و تنظیم کند:

• دفاتر رسمی و قانونی

• دفاتر غیر رسمی و یا کمکی

یک سوال

یک شرکت تازه تاسیس چه مدت وقت دارد تا دفاتر خود را از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت کند؟

یک شرکتی که تازه کار خود را شروع کرده است بعد از تاسیس تا 2 ماه وقت دارند تا دفاتر قانونی خود را دریافت کنند و کلیه‌ی اتفاقات مالی که در طی این دو ماه رخ داده را در دفاتر خود ثبت کنند.

نکته‌:
اگر شرکت شما یک شرکت تازه تاسیس است و در سال جاری ثبت شده باشد، با توجه به اینکه دفاتر سال مالی باید تا قبل از تاریخ ثبت اولین سند سال مالی بعد، ثبت و پلمپ شود بنابراین باید دفاتر سال جاری و همچنین سال آینده نیز تهیه شود.

گام سوم

جمع‌آوری اسناد و مدارک مالی مربوط به سنوات

اگر تاریخ ثبت شرکت سال گذشته باشد، باید مدارک و اسناد شرکت را جمع‌آوری و ثبت کرد و به سازمان‌های حسابرسی و ممیزی ارایه داد.

گام چهارم

بایگانی اسناد و مدارک

اسناد و مدارک مالی شرکت از اهمیت خاصی برخوردار است زیرا اطلاعات مهمی در آن ثبت شده و مدیر یک شرکت تازه تاسیس باید به این موضوع دقت ویژه‌ای داشته باشد و در جای مطمین و امنی نگهداری و به عبارتی بایگانی شود.

محل نگهداری این اسناد باید از دسترس افراد متفرقه به دور باشد.

از جمله این اسناد می‌توان به رمز عبورهای شرکت، اطلاعات مربوط به حقوق کارمندان، اطلاعات محرمانه و خصوصی شرکت و ... اشاره کرد.

گام پنجم

تهیه نرم‌افزارهای حسابداری

هر شرکتی بعد از تاسیس باید به فکر راه‌اندازی نرم‌افزارهای حسابداری متناسب با نیازهای شرکت باشد.

نرم‌افزارهای زیادی در زمینه حسابداری وجود دارد، نرم‌افزار پارسیان، سپیدار، همکاران سیستم، نرم افزار هلو، نرم‌افزارهای تحت وب و...که بسته به نیاز شرکت می تواند یکی از آنها را جهت انجام کارهای حسابداری انتخاب کرد.

گام ششم

دریافت کد ملی و شناسه اقتصادی

یکی از وظایف مدیران در یک شرکت‌ تازه تاسیس، دریافت کد اقتصادی است. مدیر یک شرکت نوپا برای دریافت کد اقتصادی و شناسه ملی باید به اداره دارایی مراجعه کند.

برای ارائه اطلاعات خرید و فروش فصلی، ارسال لیست بیمه سازمان تامین اجتماعی، پرداخت مالیات و... باید شرکت‌ها کد اقتصادی داشته باشند.

هدف از دریافت کد اقتصادی چیست؟

هدف از دریافت این کد جمع‌آوری اطلاعات شرکت‌هایی است که بیمه رد کرده‌اند اما خود را غیرفعال می‌خوانند. افرادی که فاقد کد اقتصادی باشند، نمی‌توانند در مناقصات و مزایدات شرکت کنند. دریافت کد اقتصادی مزایایی دارد که کسب مجوز برای فعالیت‌های بازرگانی و تجاری یکی از این مزایای مهم است.

گام هفتم

امور مالیاتی شرکت تازه تاسیس

از جمله اقدامات مهمی که در یک شرکت نوپا باید انجام شود اقدامات مربوط به امور مالیاتی مانند تشکیل پرونده دارایی است.

باید حوزه مالیاتی و ممیز مالیاتی شرکت را شناسایی کرد و مدیران و هییت مدیره را به این اداره معرفی کنیم.

هر شرکتی با توجه به میزان درآمدها و هزینه‌هایی که دارد، به اداره دارایی مالیات می‌پردازد، اما مدیر یک شرکت نوپا، برای اینکه بتواند به طور حرفه‌ای عمل کند و از همان ابتدا شرکت را از شر مالیات‌های سنگین رها کند:

1- باید در ابتدای سال تقویمی تنظیم کند.

2- در آن تقویم کلیه‌ی تاریخ‌های مربوط به اقدامات حسابداری، مهلت‌های پرداخت و ارسال را یادداشت کند تا مشمول جریمه اضافی نشود.

مطالعه بیشتر:  سامانه مودیان مالیاتی

گام هشتم

کمک گرفتن از یک مشاور مالی

مدیر یک شرکت تازه تاسیس که تجربه اندکی دارد، برای اینکه بتواند سریع‌تر جایگاه خود را در بین سایر شرکت‌ها باز کند و به اهداف مالی خود دست یابد، بهتر است از مشاوران مالی متخصص کمک بگیرد. مشاورانی که با دادن ایده‌ها و راه‌کارهای خلاقانه بتوانند از عهده‌ی رقابت با شرکت‌های دیگر بربیایند.

سایر وظایف یک حسابدار در یک شرکت تازه تاسیس در طول دوره مالی

- جمع‌آوری اطلاعات مالی شرکت؛

- ثبت رویدادها و کلیه‌ی اسناد مالی در دفاتر روزنامه؛

- انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل؛

- تهیه و تنظیم تراز آزمایشی؛

- تنظیم صورت‌ های مالی؛

- بستن حساب‌های موقت؛

- تهیه و تنظیم تراز آزمایشی اختتامی.

فرآیندهایی که در یک شرکت تازه تاسیس برای ثبت رویدادهای مالی انجام می‌شود

1-تهیه گزارش از موجودی بانک‌هایی که شرکت با آن‌ها کار می‌کند؛

2- تهیه ترازنامه و صورت سود و زیان (صورت‌های مالی)؛

3-شناسایی منابع درآمدی و هزینه‌ها؛

4-تهیه گزارش از نحوه عملکرد سازمان (گزارشات درون سازمانی) شامل بهای تمام شده محصولات، گزارش خرید، میزان مصرف مواد، گزارش کالای در جریان ساخت و ... که توسط واحد حسابداری انجام می‌شود؛

5- تهیه گزارشات برون‌سازمانی مانند مالیات عملکرد، اظهارنامه ارزش افزوده، گزارش تقسیم سود، گردش نقدی و... ؛

6- کنترل و برنامه‌ریزی منابع و دارایی‌های شرکت؛

7-کنترل خرید و فروش‌ها و محصولات شرکت.

جمع‌بندی

اگر یک شرکت تازه تاسیس هستید برای شروع کار حسابداری خود، هشت گامی را که در این مقاله عنوان کردیم حتماً در دستور کار خود قرار دهید. همچنین چنانچه بودجه کافی برای استخدام حسابدار حرفه‌ای به‌صورت ثابت ندارید می‌توانید امور مالی و حسابداری خود را به فریلنسرهای حسابدار، بسپارید.

در پایان پیشنهاد ما به شما برای استخدام یک حسابدار حرفه‌ای این است که برای اطلاعات بیشتر مقاله‌ی حسابداری حرفه ای و ویژگی حسابداران حرفه ای را مطالعه نمایید.

بیشتر بخوانید:
 شروع حسابداری یک شرکت