چطور پروژه‌ها رو تو تاریخ مشخص تموم کنیم؟ بدون خون دل
سلام به همگی
حتماً براتون پیش اومده : کلی ذوق و انگیزه برای شروع یه پروژه جدید، تاریخ دِدلاین هم مشخصه، اما وسطاش می‌بینین پروژه داره مثل یه توپ برفی بزرگ میشه و اون تاریخ هم داره با سرعت نور نزدیک میشه! استرس میگیرین، شب‌ها خواب به چشمتون نمیاد و مدام با خودتون میگین : چرا بازم دیر کردیم ؟!
من خودم بارها تو این چاله افتادم، کلی پروژه رو یا دیر تموم کردم یا با عجله و کیفیت پایین تحویل دادم. اما بعد از کلی آزمون و خطا یاد گرفتم چطور کارها رو سر وقت تموم کنم . اینجا می‌خوام رازهایی رو با شما در میون بذارم که واقعاً جواب میده :
1. اول، بپرسیم: واقعاً قراره چیکار کنیم ؟ ( تعیین دقیق محدوده )
مشکل رایج : همه میگن باید یه وب‌سایت عالی بسازیم! ولی هیچکس دقیقاً نمیدونه "عالی" یعنی چی. بعد کم کم اضافه کاری‌ها شروع میشه: بذار اینم روش اضافه کنیم، این فیچر هم خیلی باحاله!
و... پروژه گُل میکنه !
راه حل: قبل از شروع، همه ( تیم، مشتری، رئیس ) باید دقیقاً بدونن پایانِ موفق پروژه چه شکلیه ؟ لیستی ازهمه کارها ( حتی کوچیک ) بنویسید. هر چیزی خارج از این لیسته، یه پروژه جدیده با زمان‌بندی جدیده . جرئت داشته باشین بگین: "عزیزم، این عالیه ، ولی فعلاً تو همین نسخه نمی‌گنجه ! بعداً براش برنامه‌ریزی می‌کنیم."
2. تاریخ دِدلاین روننویس، بساز! ( تجزیه و برنامه ریزی واقع بینانه )
مشکل رایج: یه تاریخ رو از هوا می‌گیریم یا با خوش‌بینی میگیم: دو هفته کافیه! بعد می‌بینیم حتی نصف کار هم تو دو هفته تموم نشد!
راه حل:
- خُردش کن: پروژه بزرگ رو بشکنین به کارهای کوچیک‌تر ( تسک نوییسی در نرم افزار حسابداری hhs ). مثلاً ساختن یه صفحه وب: طراحی اولیه، کدنویسی بخش الف، کدنویسی بخش ب، تست، رفع خطا، بارگذاری.
- زمان‌بندی واقع بینانه: برای هر تسک کوچیک، زمان تخمین بزنید. اینجا خوش‌بینی ممنوع ! به خودتون دروغ نگین . تجربه قبلی کمک کننده‌ست. همیشه 20% هم زمان اضافه برای اتفاقات غیرمنتظره ( همون حواس‌پرتی‌ها، بیماری، مشکلات فنی ) کنار بذارید.
- پله پله تا تاریخ نهایی : حالا این زمان‌های کوچیک رو با هم جمع بزنین. ببینین کل پروژه چقدر زمان می‌بره؟ اگه این زمان با دِدلاین شما هم‌خوانی نداره، همین الان باید صحبت کنین و یا محدوده پروژه رو کم کنین، یا منابع (مثلاً آدم بیشتر) اضافه کنین، یا توافق کنین تاریخ دِدلاین عقب تر بره. تاریخ رو از پایه و اساس واقعی بسازین، نه اینکه پروژه رو بچپونین تو یه تاریخ غیرواقعی!
3. "الان کارش کن !" رو بذار کنار ، "اولویت‌ها" رو پیدا کن ( تمرکز روی مهم‌ها )
مشکل رایج : تو روز کلی کار ریز و درشت پیش میاد، بعضی‌هاشون فوری به نظر میان (مثل جواب دادن به ایمیل‌ها )، ولی آخر روز می‌بینین کارهای اصلی پروژه اصلاً پیش نرفته !
راه حل: ماتریس اولویت‌بندی ( ساده‌شده) :
کارهای مهم و فوری : همون قورباغه‌های قطور! کارهایی که مستقیماً به پیشرفت پروژه و رسیدن به دِدلاین کمک می‌کنن. اول صبح، با انرژی بالا، اول همین‌ها رو قورت بدین! (مثلاً کدنویسی اون ماژول حیاتی).
کارهای "مهم ولی نه فوری: برنامه‌ریزی برای مراحل بعد، یادگیری یه مهارت لازم برای پروژه. وقت خاصی براشون کنار بذارین تا تبدیل به " فوری" نشن.
کارهای فوری ولی نه مهم : اکثر ایمیل‌ها، بعضی جلسات! سعی کنین زمان مشخصی تو روز براشون بذارین (مثلاً آخر صبح یا بعدازظهر) و درش غرق نشین.
کارهای نه مهم نه فوری : چک کردن بی‌هدف شبکه‌های اجتماعی، گشت‌وگذار اینترنتی بی‌هدف. تا می‌تونین حذفشون کنین!
4. همه چیز روخوب پیش میره ؟ نه، صادقانه بپرس! ( نظارت و ارتباط شفاف )
مشکل رایج: تا وقتی کار خراب نشه، کسی خبردار نمیشه ! یا اعضای تیم نمی‌خوان مشکل رو بگن چون احساس شکست می‌کنن .
راه حل:
چک پوینت‌های کوتاه : هفته‌ای یکی دو بار، جلسه‌های خیلی کوتاه (مثلاً 15 دقیقه) بذارین که هرکس بگه: "دیروز چیکار کردم؟ امروز چیکار می‌خوام بکنم؟ چه مانعی سر راهمه؟ اینطوری مشکلات زود شناسایی میشن.
گزارش مشکل عیب نیست، قدرت است : تو تیم جو رو طوری بسازین که گفتن "این قسمت برام سخته" یا "احتمالاً تو این تاریخ تمومش نمیکنم" نه تنها بد نیست، بلکه کمک بزرگیه اینطوری میشه زود چاره‌ای اندیشید .
از تاخیر نترسید، پنهانش نکنید : اگه حس کردین دارین از برنامه عقب می‌افتین، **فوراً** اطلاع بدین. پنهان کردن تاخیر فقط وضع رو بدتر میکنه. شاید بشه با کم کردن یه فیچر غیرضروری یا اضافه کردن کمک موقت، پروژه رو نجات داد.
5. " بشینم تا حالش بیاد ؟ " نه، کمک بگیر! (مدیریت منابع و ریسک)
مشکل رایج: یه نفر میخواد همه کار رو خودش بکنه، یا تیم داره غرق کار میشه ولی کسی کمک نمیخواد.
راه حل:
مهارت‌ها رو بشناسین : ببینین هرکس تو تیم چه تخصصی داره و کارها رو طوری تقسیم کنین که هرکسی تو حیطه‌اش بهترین عملکرد رو داشته باشه.
جرئت درخواست کمک : اگه حجم کار زیاده یا یه جا گیر کردین، بدون خجالت از رئیستان یا هم تیمی‌هاتون درخواست کمک کنین یه دست صدا نداره !
به فکر " اگر" ها باشین : قبل از شروع، یه فکر کنین: " بدترین چیزی که می‌تونه پروژه رو به تاخیر بندازه چیه؟" (مثلاً بیمار شدن عضو کلیدی تیم ، تاخیر در تامین قطعه ). برای این "اگر"ها یه نقشه جایگزین (پلن B) داشته باشین .
6- استفاده از نرم افزار کنترل پروژه حصین حاسب :
برای سیستماتیک کردن پروژه ها باید از نرم افزار استفاده کنید
1-نقش ها در پروژه مشخص میشود . اینکه هر کسی چه سمت و نقشی قرار است محول شود
2-گردش های کاری در هر پروژه مشخص میشود
3-به هر گردش کاری مراحل کاری را بر اساس تقدم و تاخر کارها داده میشود
4- مجریان هر مرحله مشخص میشود
5-به هر مرحله کاری زمان خاصی داده شده است و مجریان میدانند که هر مرحله از کار چقد زمان میبرد تا انجام دهند
6- در هر پروژه نیازمندی آن پروژه مشخص میشود . اینکه این پروژه چه ابزار و تجهیزاتی نیاز دارد
7-براورد هزینه در کنترل پروژه ها انجام میشود و در نهایت با هزینه های واقعی مقایسه و انحرافات استخراج میشود .
نتیجه گیری و حرف آخر
همه کسب و کارها در سیستم کاری فرایندی را دنبال میکنند . به طور مثال در ذیل چند نمونه از پروژه های کاری در شرکتهای مختلف را مثال میزنیم :
شرکت تولیدی در حوزه ریخته گری پروژه های متعددی بر اساس سفارش کار دریافت و آن سفارش را طی فرایندی تکمیل میکند
شرکت خدماتی در حوزه نصب و راه اندازی پارتیشن پروژه های مختلفی بر اساس سفارش کار دریافت و آن سفارش را تکمیل و نصب میکند
شرکت خدمات آموزشی فرایندی از قبیل ثبت نام در دوره های آموزشی را در پروسه های مشخص زمانی تکمیل میکند و هر دوره را یک پروژه قلمداد میکند
شرکت بازرگانی آهن الات نیز پروژه هایی از قبیل فروشهای دوره ای و تارگت های مشخص شده در هر فصل یا هر ماه را مشخص میکند
انواع شرکتها پروژه هایی از قبیل پرونده های مالیاتی - پرونده های حقوقی و ..... را به عنوان یک پروژه تعریف و تا مرحله نهایی ان پروژه را مدیریت و رصد میکنند
شرکت تولیدی و خدماتی ساخت ونصب آسانسور پروژه های مختلف جهت ساخت و نصب اسانسور تعریف و ان پروژه را تا مرحله نهایی تکمیل ونصب میکنند
شرکت های پیمانکاری در حوزه ساختمان - راه - تاسیسات پروژه های مختلفی را قرارداد میبندند و مراحل هر پروژه را با ایستگاههای کاری مشخص میکنند تا تداخلی در روند کاری پیدا نکنند
پس میتوان گفت برای همه شرکتها میتوان پروژه تعریف کرد . و در هر پروژه مراحل کاری را بر اساس اولویت مشخص نمود و در نهایت در هر مرحله از کار مجریان و متخصصین آن مرحله را تخصیص داد . ایجاد پروژه و کنترل آن مزایای زیادی را برای کارفرما رقم میزند
پس همین امروز برای پروژه بعدیتون این قدم‌ها رو بردارین: محدوده رو دقیق مشخص کنین، کارها رو خُرد کنین، زمان‌بندی واقعی بسازین، اولویت‌ها رو تعیین کنین و جو صادقانه‌ای تو تیم ایجاد کنین. مطمئن باشین دفعه بعد که دِدلاین نزدیک میشه، به جای عرق سرد، لبخند رضایت روی لباتون میاد !