روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا
مقدمه
بر خلاف شرکت های خدماتی در سایر شرکت ها (بازرگانی – تولیدی – پیمانکاری) ما با حسابی روبرو هستیم به نام موجودی کالا ، موجودی کالا دارایی است که برای فروش در جریان فعالیت معمول شرکت ها در انبار نگهداری میشوند، موجودی کالا یکی از مهمترین دارایی های یک شرکت است، که می تواند در گزارشات حسابداری به صورت مستقیم در ترازنامه و به صورت غیر مستقیم در صورت سود و زیان ( محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته ) تاثیر خود را اعمال نماید.
بنابراین ما باید با حسابی به نام موجودی کالا آن را در کدینگ سیستم مان ثبت و نگهداری کنیم که برای این منظور ما دو روش ثبت و نگهداری در حسابداری داریم :
1. روش دائمی
2. روش ادواری
که در ادامه به آنها می پردازیم.
تعاریف و اصطلاحات :
موجودی :
انواع کالاها و مواد اولیه یا قطعاتی و یا ... است که در انبار یک شرکت برای یک دوره زمانی مشخص نگهداری می شوند.
انواع موجودی در انبار شرکت های بازرگانی :
موجودی کالا های خریداری شده جهت فروش ( تلفن همراه)
موجودی کالای امانی
موجودی ضایعات
موجودی ملزومات
موجودی تعدادی کالا :
مقدار فیزیکی از کالا است که در یکی از انبارهای شما وجود دارد. مثلا 5000 کیلوگرم میلگرد در انبار آهن آلات طباطبایی
موجودی ریالی کالا :
معادل ریالی موجودی کالا است که در سیستم حسابداری شما مشخص می شود. مثلا حساب موجودی کالای میلگرد آهن آلات طباطبایی 500،000،000 ریال
انبار دار :
کسی یا کسانی که مسئول نگهداری و نظارت بر ورود و خروج موجودی های انبار( از جنبه تعدادی) و انبار گردانی است.
رسید :
فرم ورود کالا به انبار که توسط انبار دار صادر میشود.
حواله :
فرم خروج کالا از انبار که توسط انبار دار صادر میشود.
کاردکس کالا:
گزارشی است از هر یک از کالا های موجود در انبار یا انبار ها که نشان دهنده :
تاریخ ورود و خروج کالا
تعداد ورود و خروج کالا
ارزش ریالی ورود و خروج کالا
کالا به کدام انبار وارد و از کدام انبار خارج شده
و در نهایت موجودی ریالی نهایی آن کالا
انبار گردانی :
بخش حسابداری نیاز به تعداد موجودی کالا پایان دوره در انبار دارد تا بتواند مقدار ریالی کالای پایان دوره را بدست آورد و در نهایت بهای تمام شده کالای فروش رفته را محاسبه نماید ما به عنوان حسابدار وظیفه داریم لیستی از کالا های موجود در سیستم حسابداری انبار تهیه و به انبار بریم و شروع به شمارش موجودی کالاها کنیم و مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا را به دست آوریم به این فرآیند انبارگردانی گویند.
بهای تمام شده کالای فروش رفته:
کلیه هزینه های صورت گرفته به جز هزینه های عمومی ، اداری و تشکیلاتی ، توزیع و فروش بابت آن قسمت از کالای آماده فروش که به فروش رفته است.
انواع روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا :
روش ثبت دائمی موجودی کالا :
زمانیکه موجودی کالا در انبار تغییر می‌کند در اثر برگه رسید، برگه حواله، انتقال بین انبارها و یا کسر و اضافه تغییرات موجودی ریالی کالا معادل آن در طول دوره مالی باید در سیستم حسابداری نیز تغییر کند یعنی همیشه موجودی ریالی انبار در حسابداری با معادل ریالی موجودی کالا در انبار به روز است.
روش ثبت ادواری موجودی کالا :
زمانیکه موجودی کالا در انبار تغییر می‌کند در اثر برگه رسید، برگه حواله، انتقال بین انبارها و یا کسر و اضافه تغییرات موجودی ریالی کالا در طول دوره مالی در سیستم حسابداری منعکس نمی‌شود و فقط در انتهای دوره مالی موجودی پایان دوره توسط انبار دار و حسابدار شمارش میشود و حسابدار معادل ریالی آن را در سیستم حسابداری ثبت می کند.