اساسنامه هیئت مدیره ساختمان | نمونه اساسنامه مجتمع ساختمانی

 1- نحوه انتخاب هیئت مدیره

در اساسنامه مشخص می‌شود که اعضای هیئت مدیره چگونه و توسط چه کسانی انتخاب می‌شوند. معمولاً انتخاب از طریق برگزاری مجمع عمومی و با رای اکثریت مالکین صورت می‌گیرد. همچنین تعداد اعضا، شرایط لازم برای کاندیدا (مثلاً مالک بودن، نداشتن بدهی شارژ) و مدت زمان مسئولیت آن‌ها در این بخش قید می‌شود.

 2- مدت زمان مسئولیت اعضا

یکی از موضوعات مهم در اساسنامه، تعیین مدت زمانی است که اعضای هیئت مدیره در سمت خود باقی می‌مانند. معمولاً این مدت بین 1 تا 2 سال است و پس از پایان دوره، انتخابات مجدد برگزار می‌شود. تعیین مدت زمان مشخص از ایجاد انحصار یا سوءاستفاده جلوگیری می‌کند.

 3- حدود اختیارات مالی

هیئت مدیره اختیار دارد هزینه‌های جاری و تعمیرات ساختمان را مدیریت کند. اما اساسنامه باید مشخص کند که تا چه سقف مالی هیئت مدیره می‌تواند بدون برگزاری مجمع هزینه کند. برای مثال، هزینه‌های روزمره مانند پرداخت قبوض و حقوق سرایدار در اختیار هیئت مدیره است، ولی هزینه‌های سنگین‌تر مثل نوسازی آسانسور باید با تصویب مجمع عمومی انجام شود.

 4- نحوه تقسیم هزینه‌های مشترک

اساسنامه هیئت مدیره ساختمان توضیح می‌دهد که هزینه‌های مشترک مانند برق مشاعات، نظافت، نگهداری آسانسور و … چگونه بین واحدها تقسیم می‌شود. رایج‌ترین روش، تقسیم بر اساس متراژ واحد یا به‌صورت مساوی است. این موضوع از مهم‌ترین بخش‌های اساسنامه است چون اختلافات زیادی معمولاً بر سر آن شکل می‌گیرد.

 5- برگزاری جلسات و مجامع عمومی

در اساسنامه مشخص می‌شود که مجامع عمومی عادی یا فوق‌العاده چگونه و در چه زمانی باید تشکیل شوند. همچنین شرایط رسمیت جلسات (مثلاً حضور نصف به علاوه یک مالکین) و نحوه رای‌گیری (بر اساس تعداد مالکین یا متراژ واحدها) تعیین می‌شود.

 6- مسئولیت‌های حقوقی و قانونی اعضا

اساسنامه باید بیان کند که اعضای هیئت مدیره در قبال چه موضوعاتی مسئولیت دارند. برای مثال، هیئت مدیر موظف است گزارش مالی دوره‌ای ارائه دهد و در برابر هرگونه کوتاهی یا تخلف، پاسخگوی مجمع عمومی و حتی مراجع قانونی باشد.

7- نحوه رسیدگی به تخلفات ساکنان

یکی از بخش‌های ضروری اساسنامه، پیش‌بینی روش برخورد با ساکنانی است که قوانین ساختمان را رعایت نمی‌کنند (مثل ایجاد سر و صدا، عدم پرداخت شارژ یا تصرف مشاعات). این بخش می‌تواند شامل تذکر کتبی، جریمه یا مراجعه به مراجع قضایی باشد.

8- نحوه اصلاح و تغییر اساسنامه

در بسیاری از مجتمع‌ها با گذشت زمان نیاز به تغییر یا تکمیل اساسنامه به وجود می‌آید. اساسنامه باید مشخص کند که این اصلاحات فقط از طریق مجمع عمومی و با رای اکثریت مالکین قابل انجام است تا از سوءاستفاده یا تغییرات یک‌جانبه جلوگیری شود.

9- انتخاب بازرس یا ناظر

بازرس نقش مهمی در شفافیت مالی ساختمان دارد. در اساسنامه توضیح داده می‌شود که بازرس چگونه انتخاب می‌شود، وظایف او چیست (بررسی حساب‌ها، گزارش به مجمع) و تا چه مدت می‌تواند در سمت خود باقی بماند.

10- اختیارات اجرایی هیئت مدیره

هیئت مدیره آپارتمان علاوه بر امور مالی، در حوزه اجرایی نیز مسئولیت‌هایی دارد. این موضوع شامل استخدام نیروهای خدماتی، نظارت بر امنیت ساختمان، رسیدگی به خرابی‌ها و اجرای تصمیمات مجمع عمومی است. اساسنامه باید حدود این اختیارات را روشن کند.

11- وظایف مالکین و ساکنان

در اساسنامه فقط وظایف هیئت مدیره ساختمان مطرح نمی‌شود، بلکه مسئولیت‌های ساکنان نیز درج می‌شود. از جمله:

•  پرداخت به‌موقع شارژ؛
•  رعایت سکوت و آسایش عمومی؛
•  استفاده صحیح از مشاعات؛
•  رعایت مقررات پارکینگ و انباری.

12- نحوه نمایندگی در مجمع

اگر مالک در ساختمان حضور ندارد (مثلاً واحد را اجاره داده)، اساسنامه باید تعیین کند که آیا مستاجر می‌تواند در جلسات مجمع شرکت کند یا خیر. معمولاً فقط مالک حق رای دارد مگر اینکه به‌صورت کتبی نمایندگی به مستاجر داده باشد.