وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی
برای بهبود امور ضروری در یک ساختمان هر چند وقت یکبار جلسه‌ای با حضور کلیه اعضای هیئت مدیره برگزار می‌شود. خروجی تصمیمات جلسه فوق که به آن "صورتجلسه هیئت مدیره" گویند بسیار اهمیت دارد. به عبارتی هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی باید تمامی تصمیماتی که در راستای تغییر شرایط ساختمان گرفته می‌شود در قالب یک صورتجلسه تنظیم کند. علاوه بر تنظیم این صورتجلسه، هیئت مدیره وظایف دیگری نیز بر عهده دارد.
طبق ماده 14 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، مدیریت آپارتمان مسئول حفظ ونگهداری، اداره امور ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکان است.
حال در این مقاله به طور دقیق تر به وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی می‌پردازیم.
اعضای هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی
مدیر یا هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی توسط مجمع عمومی انتخاب می‌شود و مدت زمان خدمت آنها در این سمت 2 سال است. البته مجمع عمومی می‌تواند زمان بیشتری را برای هیئت مدیره تعیین کند. بر اساس ماده 15 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، تعداد اعضای هیئت مدیره ساختمان باید فرد باشد تا در تصمیمات مربوط به ساختمان رای اکثریت تعیین کننده باشد.
در صورت استعفاء یا فوت یکی از اعضای هیئت مدیره مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می‌شود و جانشین آن فرد را انتخاب می‌نماید. همچنین اگر 3 نفر یا تعداد بیشتری از اعضای هیئت مدیره به دلایل مختلف از این پست خارج شوند، مجمع عمومی فوق العاده تشکیل تا در مورد تعیین هیئت مدیره‌ی جدید تصمیمات لازم اخذ شود.
توجه
اعضای اصلی هیئت مدیره باید یک فرد رو از بین اعضا به عنوان مدیر ساختمان انتخاب کنند. البته در بعضی از ساختمان ها مدیر می‌تواند از بین اعضای هیئت مدیره نباشد ولی باید جزء ساکنین اصلی آن ساختمان باشد.
اختیارات و وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی
وظایف مهم هیئت مدیره ساختمان به شرح زیر است:
1- حفظ، نگهداری، اداره امور ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی
مهم ترین مسئولیت مدیریت ساختمان یا هیئت مدیر، حفظ و نگهداری از ساختمان و تجهیزات مربوط به آن است. به عبارتی کلیه اقدامات آنها در راستای تضمین طول عمر بیشتر ساختمان و همچنین حفظ ساختمان از هر گونه آسیب یا خرابی است. مدیران برای اداره ساختمان از تصمیم مجمع عمومی مالکان پیروی می‌کنند ولی اگر تصمیم مجمع بر خلاف قانون تملک آپارتمان ها یا سایر قوانین کشوری باشد، هیئت مدیر ساختمان تکلیفی برای تبعیت از تصمیمات مجمع ندارند.
2- بیمه ساختمان در مقابل آتش سوزی و حوادث غیر مترقبه
یکی دیگر از وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی، بیمه مجتمع در برابر حوادث غیر مترقبه ای نظیر آتش سوزی است. در صورت آتش سوزی و عدم اقدام لازم در این زمینه مدیران مسئول جبران خسارت هستند. بیمه ساختمان باید حتما در صورتجلسه هیئت مدیره ذکر شود. ذکر این موضوع می‌تواند به مدیران بعدی کمک کند تا با رصد وضعیت ساختمان تصمیمات بهتری بگیرند. سهم هر یک از افراد مالک به تناسب سطح زیربنای اختصاصی آنها توسط مدیریت تعیین و پس از اخذ از شرکاء ، به بیمه گر پرداخت می‌شود.
3- تعیین سهم شارژ ساختمان و پیگیری شارژها
هیئت مدیره بر اساس هزینه‌های یک ساختمان مبلغ شارژ ماهانه را تعیین می‌کنند. میزان شارژ نیز همانند بیمه ساختمان در صورتجلسه برای اطلاع رسانی به سایر ساکنین و همچنین مدیران بعدی قید می‌شود. بر این اساس مدیران در آینده می‌توانند تصمیمات جدیدی برای تعیین مبلغ شارژ ماهانه بگیرند.
افرادی که نسبت به پرداخت شارژ ماهانه کوتاهی می‌کنند باید در جلسه هیئت مدیره این امر پیگیری شود تا سهم شارژ از این افراد دریافت شود. در صورت عدم پرداخت شارژهای معوقه توسط برخی ساکنین، هیئت مدیره مجتمع نسبت به پیگیری قضایی این افراد اقدام لازم را انجام می‌دهد.
4- سهم هزینه های مشترک هر یک از مالکین
اگر مالکین برای پرداخت هزینه‌های مشترک ترتیبی پیش‌بینی نکرده باشند سهم هر یک از آنها از هزینه‌های مشترک آن قسمتی که ارتباط با مساحت زیربنای اختصاصی دارد مانند آب ، گاز ، آسفالت پشت‌بام و غیره به نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی تمام ساختمان ( یا به عبارتی به نسبت متراژ ) و سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیربنا ندارد نظیر هزینه‌های مربوط به سرایدار ، نگهبان ، باغبان و ... به طور مساوی بین مالکین یا استفاده‌کنندگان تقسیم می‌شود.
توجه کنید که محاسبه دقیق این سهم بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است و هر شخصی (مستاجر، مالک یا استفاده کننده) در برابر پرداخت سهم هزینه های مشترک وظیفه دارد.
توجه؛ گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه‌های مشترک ساختمان
بر اساس ماده 12 قانون تملک آپارتمانها، دفاتر اسناد رسمی باید در هنگام تنظیم هر نوع سندی اعم از انتقال، اجاره، رهن، صلح و غیره گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه‌های مشترک را که مدیریت یا مدیران ساختمان تایید کردند از مالک دریافت نماید.
5- عدم تفویض مدیریت به اشخاص دیگر
با توجه به ماده 19 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، مدیر یا مدیران امین شرکاء هستند بنابراین مدیر نمی تواند بعد از انتخاب توسط مجمع عمومی مسئولیت خود را به دیگری بدهد زیرا مجمع با توجه به شایستگی های این فرد، وی را به عنوان مدیر ساختمان تعیین می‌کند. لذا هیئت مدیره یا مدیر نمی‌توانند به دلیل عدم اوقات کافی برای مدیریت یا دلایل مشابه دیگر، شخص دیگری را به جای خود برگزینند.
6- رسیدگی به اعتراض شرکاء
هر کدام از شرکا که در مورد میزان هزینه های مربوط به سهم خود معترض باشد می‌تواند به مدیر مراجعه و تقاضای رسیدگی نماید. بنابراین یکی دیگر از وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی این است که به اعتراض مالکان رسیدگی کند. هر چند که اعتراض مالک منطقی نباشد. در صورت عدم رسیدگی هیئت مدیره به اعتراض، شرکا می‌توانند به مراجع صلاحیت‌دار قضایی مراجعه کنند (ماده 24 آیین نامه اجرایی).
7- حفظ و نگهداری صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان
طبق ماده 12 آیین نامه اجرایی تمامی تصمیمات مجمع باید در صورتجلسه قید و توسط مدیر نگهداری شود. صورتجلسات باید توسط تمام حاضرین امضاء شود. مفاد این صورتجلسه‌ها جزء مهم‌ترین مدارک قابل استناد در برابر مدیران، مالکین، اشخاص ثالث، مراجع ثبتی، قضائی و اداری است. توجه کنید که کلیه مدارک و صورت جلسات با تغییر مدیر به مدیران بعدی ساختمان تحویل داده می‌شود.
8- بررسی وکالت نامه نماینده شرکا
فردی که به عنوان نماینده یکی از شرکاء تعیین می‌شود باید قبل از تشکیل جلسات مجمع عمومی، وکالت‌نامه معتبر خود را به مدیر ارائه کند. بنابراین یکی از وظایف هیئت مدیره ساختمان بررسی و احراز صحت اعتبار وکالت نامه، قبل از تشکیل جلسه مجمع است .
9- رسیدگی به مسائل مربوط به تعمیرات ساختمان
از وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی این است که در خصوص رسیدگی به تعمیرات ساختمان در جلسه هیئت مدیره تصمیم گیری و در صورتجلسه قید شود. تعمیراتی مانند تعمیرات ایزوگام، تعمیر تاسیسات گرمایشی- سرمایشی، تعمیر آسانسور و غیره.
10- ارسال اظهارنامه به مالکین یا استفاده‌کنندگان بدهکار
بنا بر ماده 10 مکرر قانون تملک آپارتمانها، در صورت امتناع مالک یا استفاده‌کنندگان از پرداخت سهم هزینه‌های مشترک خود، از سوی هیئت‌مدیره ، اظهارنامه با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن درخواست می‌شود. در واقع اظهارنامه یک ابزار رسمی برای مطالبه حق است و مدیر ساختمان نمی‌تواند برای مطالبه این حق به طور شفاهی یا با نصب آگهی روی تابلو اعلانات اقدام کند.
این اظهارنامه روی فرم‌های مخصوصی که از دادگاه تهیه می‌شود توسط مدیر ساختمان در 3 نسخه تنظیم، سپس در دفتر دادگاه ثبت و توسط مامور ابلاغ به فرد بدهکار ابلاغ می‌گردد.
11- خودداری از ارائه خدمات مشترک به مالکین
یکی دیگر از وظایف هیات مدیره مجتمع های آپارتمانی پس از ارسال اظهارنامه به مالکین، پرهیز از ارائه خدمات مشترک به آنهاست. بنا بر ماده 10 مکرر قانون تملک آپارتمان ها، اگر مالک یا استفاده‌کننده ظرف 10 روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه، بدهی خود را نپرداخت ، مدیران مجتمع می‌توانند از ارائه خدمات مشترک نظیر شوفاژ، گاز، برق، تهویه مطبوع آب گرم ( نه آب سرد ) و غیره به وی خودداری کنند تا فرد بدهکار مجبور به پرداخت سهم بدهی خود شود.
هیئت مدیران نمی‌توانند قبل از ابلاغ اظهارنامه، مالک یا فرد بدهکار را از خدمات مشترک محروم نمایند.
12- تقاضای صدور اجرائیه برای وصول مطالبات مجتمع
در صورتیکه هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی طبق اختیارات قانونی خود جهت وصول مطالبات ساختمان اظهارنامه به مالکین (استفاده کننده بدهکار) ارسال کنند، با این حال آنها همچنان اقدام به تسویه حساب نکنند، اداره ثبت محل وقوع آپارتمان با توجه به تقاضای مدیر یا هیئت‌مدیران برای وصول وجه، اجرائیه صادر می‌کند. بعد از ابلاغ اجرائیه توسط دفتر اسناد رسمی، معادل بدهی مالک یا فرد بدهکار، اموال او بازداشت و پس از بررسی قیمت آنها توسط کارشناس، به حراج و مزایده گذاشته می‌شود. بدین ترتیب مطالبات ساختمان وصول خواهد شد.
13- اقامه دعوی در مراجع قضایی جهت وصول مطالبات
هیئت‌مدیره مجتمع های آپارتمانی می‌تواند برای دریافت مطالبات مجتمع علاوه بر ابلاغ اظهارنامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت محل وقوع آپارتمان از طریق اقامه دعوی در دادگاه نسبت به وصول مطالبات از واحدهای بدهکار اقدام کند.
14- درخواست از وزارت برای انتخاب کارشناسان موضوع ماده 13 قانون تملک آپارتمانها
طبق ماده 13 قانون تملک آپارتمانها، اگر به تشخیص 3 نفر از کارشناسان رسمی دادگستری پایان عمر مفید ساختمان رسیده یا به عبارتی ساختمان دچار فرسودگی باشد و بیم خطر یا ضرر مالی، جانی در میان باشد و اکثر مالکین قسمتهای اختصاصی در این موضوع موافق نباشند، هیئت مدیره یا مدیریت اقدام به درخواست از وزارت مسکن و شهرسازی به انتخاب این کارشناسان خواهد کرد.
15- بازسازی ساختمان بعد از تصویب مجمع عمومی
در صورتی که مجمع عمومی با اکثریت آراء تصویب کند که ساختمان باید بازسازی شود ، اجرای این امر طبق تبصره 1 ماده 13 قانون تملک آپارتمانها بر عهده مدیر یا هیئت مدیره ساختمان است که به نمایندگی از طرف مالکین اقدامات لازم را انجام می‌دهند.
16- درخواست تخلیه واحد خودداری کننده از همکاری در امر بازسازی ساختمان
اگر مالک خودداری کننده از همکاری، واحد متعلق به خود را برای تجدید بنا تخلیه نکند، طبق درخواست مدیران مجموعه ، رئیس دادگستری یا رئیس مجتمع قضایی محل با احراز تامین مسکن مناسب برای وی توسط سایر افراد مالک، دستور تخلیه آپارتمان را‌صادر می‌کند (طبق تبصره 2 ماده 13 قانون تملک آپارتمان ها).
لذا یکی دیگر از وظایف هیئت مدیران مجتمع های آپارتمانی درخواست تخلیه واحدی است که مالک آن از همکاری جهت تجدید بنا و بازسازی ساختمان خودداری می‌ورزد.
17- اطلاع رسانی تصمیمات مجامع عمومی به شرکای غایب
اگر برخی از مالکین به دلایل مختلف نتوانند در جلسه مجمع عمومی حضور یابند و جلسه با حضور اکثریت رسمیت پیدا کند، تصمیمات جلسه برای کلیه افراد از جمله شرکای غایب الزام آور است. این تصمیمات باید ظرف 10 روز توسط مدیر یا هیئت مدیران به مالکین غایب و همچنین وزارت مسکن و شهرسازی اطلاع رسانی شود.
سخن آخر
در این مقاله در خصوص شرح اختیارات و وظایف هیئت مدیره مجتمع های آپارتمانی صحبت کردیم. اگر نظری در این مورد دارید آن را در کامنت ها با ما در میان بگذارید.
در آینده بخوانید: نرم افزار مدیریت ساختمان .....