آشنایی با حسابداری موجودی کالا و انواع روش های آن
حسابداری موجودی کالا به معنی ردیابی و ارزش گذاری موجودی‌های یک شرکت است که این موجودی ها شامل مواد اولیه مورد استفاده در تولید (موجودی مواد خام)، کالاهای نگهداری شده جهت فروش و اقلام در حال ساخت است. این نوع از حسابداری شامل ثبت موجودی کالا، نظارت و گزارش مقدار، هزینه و ارزش اقلام موجودی هایی است که توسط یک کسب و کار در هر زمان معین نگهداری می شوند. با توجه به اینکه موجودی کالا در حسابداری به عنوان مهمترین دارایی های هر واحد اقتصادی شناخته می‌شود، لذا در این مقاله قصد داریم شما را با این مقوله بیشتر آشنا کنیم پس تا پایان با ما همراه باشید.
موجودی کالا در حسابداری
منظور از موجودی کالا در واحدهای بازرگانی و تولیدی در واقع همان کالاهایی هستند که برای فروش و یا تولید خریداری و سپس در انبار ذخیره می شوند. معمولا عملیات اصلی این واحدها با محوریت موجودی کالا و مواد انجام می‌شود. موجودی کالا جزء دارایی‌های جاری محسوب می‌شوند یعنی انتظار می‌رود طی یک دوره مالی به فروش برسند و تبدیل به وجه نقد یا دارایی های دیگر شوند. در ترازنامه ها نیز معمولا سرفصلی با عنوان "موجودی کالا و مواد" داریم.
حسابداری انبار؛ مزایای انبارداری، انواع موجودی انبار
حسابداری موجودی کالا و مواد
موجودی کالا باید توسط فرد انباردار کنترل و نظارت شود. به عبارتی گزارش انبار تحت عنوان حسابداری موجودی کالا به حسابدار داده می‌شود، حسابدار بعد از دسته بندی کلیه گزارشات، آنها را در لیست مختص دارایی ها و اموال شرکت ثبت می‌کند. در واقع فهرستی از تمامی اقلام انبار تنظیم می‌شود. در این راستا جهت نگهداری موجودی مواد و کالاها از روش‌های مختلف ثبت کالا در حسابداری می‌توان استفاده نمود که در ادامه این روش‌ها را معرفی و توضیح می‌دهیم.
وظایف حسابدار موجودی کالا
برخی از مسئولیت‌های حسابدار موجودی کالا عبارتند از:
- ثبت موجودی ها و ارائه گزارشات مالی مربوط به ورود و خروج مواد از انبار؛
- ارائه بروز رسانی موجودی کالا در انبار (موجودی تعدادی و ریالی)؛
- ارائه کلیه اطلاعات مرتبط با موجودی برای کارفرما یا مدیران ارشد؛
- مدیریت ورود و خروج کالا و مواد براساس مجوز.
ثبت حسابداری موجودی کالا
برای ثبت و نگهداری موجودی کالا دو روش کلی وجود دارد. سیستم دائمی و سیستم ادواری. یک حسابدار برای حسابداری موجودی کالا باید به این دو روش مسلط باشد سپس با توجه به نیاز شرکت می‌تواند هریک از این روش‌ها را بکار ببرد.
سیستم دائمی و ادواری در حسابداری موجودی کالا
الف- سیستم دائمی
در حسابداری موجودی کالا به روش سیستم دایمی هر تغییراتی در حساب موجودی کالاها به صورت مستمر و منظم ثبت می‌شود. در واقع مانده موجودی مواد و سوابق موجودی ها در هر لحظه دقیقا مشخص است. این سیستم برای شرکتها یا واحدهای بازرگانی که فروش کالاهای گران قیمت و لوکس دارند، مناسب است. مثلا برای ثبت و نگهداری کالاهایی از قبیل خودرو، اثاثیه منزل و لوازم خانگی، جواهرات و... می‌توان از روش دایمی استفاده کرد.
استفاده از سیستم دائمی پرهزینه و زمان بر است اما در عین حال، می‌تواند از برخی مشکلات مانند نقص در سند حسابداری یا سرقت جلوگیری کند. مخصوصا در شرکتها و واحدهای تجاری بزرگ که عمده فعالیت آنها خرید و فروش کالاهای لوکس و با تنوع کمتر است، بیشترین تمرکز در استفاده از روش‌هایی است که کمترین میزان خطا و بالاترین دقت را دارد.
لازم به ذکر است که
در سیستم دائمی برای ثبت اسناد از حساب خرید و فروش استفاده نمی‌شود بلکه در هنگام خرید، حساب موجودی کالا به مبلغ فاکتور خرید، بدهکار و در زمان فروش هم حساب موجودی کالا به مبلغ فاکتور فروش، بستانکار می‌شود.
ب- سیستم ادواری
استفاده از روش ادواری در بین شرکت‌های کوچک و متوسط با درآمد متوسط (نه چندان بالا) به دلیل ارزانی و سادگی نسبت به سیستم دایمی مرسوم تر است. کاربرد آن بیشتر در شرکت‌هایی است که دارای کالاهای ارزان قیمت هستند. به عبارت دیگر وقتی که تعداد معاملات موجودی کالا زیاد وهمچنین موجودی‌ها دارای ارزش نسبتاً کمی باشند، این روش بیشتر بکار می‌رود. مثلا رستوران‌ها، کافه‌ها، مغازه های کوچک و...از این روش استفاده می‌کنند.
در این سیستم در پایان دوره مالی شمارش فیزیکی موجودی ها انجام می‌شود و در طول دوره حسابی ثبت نمی‌شود. در واقع موجودی کالا باید حداقل یکبار در سال شمارش شود یا مثلا در بازه‌های کوتاه مدت مانند پایان هر فصل نیز می‌تواند انجام شود. اما نیازی به ثبت مستمر در این روش نیست. در عین ساده تر بودن روش ادواری، به دلیل عدم ثبت اسناد و سوابق در طول دوره، گزارش‌های سیستم ادواری به اندازه کافی دقیق نیستند.
ارزیابی موجودی کالا چیست؟
منظور از ارزیابی موجودی کالا در حسابداری، مجموعه روش‌هایی است که برای کنترل موجودی، تعیین ارزش موجودی کالای فروش نرفته و همچنین برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از موجودی کالاهاست. ارزیابی براساس هزینه های صورت گرفته در تهیه موجودی و فراهم سازی آن ها برای فروش انجام می شود.
روش های ارزیابی موجودی کالا
روش‌های مختلفی برای ارزیابی موجودی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)
روش FIFO یکی از متداول ترین روش های ارزیابی موجودی کالاست. اگر کالاها را به ترتیب خرید، به فروش برسانیم از روش فایفو استفاده کرده‌ایم. به عبارتی اولین موجودی خریداری‌شده یا اولین کالایی که وارد انبار می‌شود (اولین وارده)، اولین کالایی نیز هست که از انبار خارج و به فروش می‌رسد (اولین صادره). برای کالاهای فاسدشدنی و دارای تاریخ انقضا این روش مناسب‌ترین گزینه است.
مثال
برای درک بهتر این روش مثلا فرض کنید که یک نانوایی 200 عدد نان را در روز دوشنبه با هزینه هر عدد نان 1000 تومان و 200 عدد نان دیگر را در روز سه شنبه با قیمت هر کدام 1250 تومان تولید می‌کند. روش فایفو می‌گوید که اگر نانوا 200 عدد نان را در روز چهارشنبه بفروشد، بهای تمام شده کالای به فروش رفته (در صورت سود و زیان) 1000 تومان برای هر عدد نان است زیرا این مبلغ، هزینه هر کدام از نان‌های موجودی ابتدایی است. و نان های 1250 تومانی به موجودی پایانی اختصاص می‌یابد.
- روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)
این روش دقیقا برعکس روش فایفو است. یعنی ترتیب فروش کالا برعکس ترتیب خرید است. به عبارتی آخرین کالاهایی که به انبار وارد می‌شوند (آخرین وارده)، اولین کالاهایی هستند که از انبار خارج و به فروش می‌رسند (اولین صادره). در واقع موجودی هایی که در پایان دوره در انبار باقی می‌مانند جزء قدیمی‌ترین خریدها هستند. روش لایفو هنگامی مناسب است که نوسانات قیمت در بازار زیاد است. به این دلیل که در این روش بین درآمد و هزینه‌ها هماهنگی ایجاد می‌شود و میزان سودها در دوره‌های مختلف تقریباً یکنواخت است.
البته به دلیل واقعی نبودن میزان سود، استفاده از این روش در برخی کشورها از جمله ایران ممنوع است.
- روش اولین صادره با گران‌ترین نرخ وارده (HIFO)
در روش HIFO، گران‌ترین کالایی که وارد انبار می‌شود، مبنای قیمت گذاری برای اولین کالای خروجی از انبار است. این وضعیت تا زمانی ادامه دارد که گران‌ترین کالاهای موجود در انبار به پایان برسند. سپس کالاهایی که در رده دوم قیمتی هستند، مبنای قیمت گذاری کالاهای دیگر قرار می‌گیرند.
به عنوان مثال اگر شرکتی تعدادی از کالاهای خود را با هزینه 1000 تومان تولید کند و بعد از مدتی، به دلایلی مثلا به دلیل بالا رفتن نرخ تورم ، برای هر کالا 2000 تومان هزینه کند، این مقدار 2000 تومان را به عنوان مبنای قیمت گذاری در نرم‌افزار خود قرار می‌دهد.
- روش اولین صادره با نرخ وارده آتی (NIFO)
روش NIFO به این صورت است که که کالاهای موجود در انبار را با نرخ سفارش‌های آینده که قیمت بالاتری دارند، قیمت گذاری می‌کنیم. این روش، اصول قیمت گذاری کالا را زیر سوال می‌برد. زیرا یکی از پایه‌های قیمت گذاری یک محصول، ارزیابی میزان هزینه تمام شده برای تولید آن است. با این حال به دلیل اینکه معمولاً روش‌هایی مانند LIFO و FIFO در برخی زمانها مانند زمان نوسانی بودن نرخ تورم، پاسخگوی نیاز شرکتها برای قیمت گذاری نیستند، لذا شرکتها گاهی از این روش استفاده می‌کنند تا بتوانند هزینه‌های خود را پوشش دهند.
- روش میانگین هزینه وزنی (WAC)
در روش WAC فرض بر خروج موجودی کالاها به صورت مخلوطی از همه خریدهاست. در واقع بهای تمام‌شده موجودی کالا بر اساس میانگین بهای تمام‌شده کالاها محاسبه می‌شود. این روش مناسب شرکت‌هایی است که گردش فروش بالا دارند، همچنین تعیین هزینه هر کالا به دلیل ترکیب شدن کالاها با هم و عدم تشخیص کالاها از یکدیگر، مشکل است. از مزایای روش WAC سادگی و هزینه پایین آن است.
اما این روش برای زمانی که نوسان قیمت در بازار وجود دارد چندان کارآمد نیست.
- روش شناسایی ویژه
این روش زیاد استفاده نمی‌شود و فقط برای شرکت‌هایی مناسب است که تعداد موجودی کالاها محدود و کالاها گران‌بها و متمایز از یکدیگرند. در روش شناسایی ویژه با خروج هر کالا از انبار، بهای همان کالا از موجودی کل کسر می‌شود.
توجه کنید که در عین حال که این روش به خاطر تطابق هزینه و درآمد روشی مطلوب است اما برای استفاده کسب و کارهای بزرگ گزینه مناسبی نیست و امکان دست کاری اسناد جهت نمایش کمتر سود در این روش وجود دارد.
- روش حداقل بهای تمام شده یا قیمت بازار
گاهی بعد از خرید کالاها، قیمت آنها در بازار کمتر از مبلغ پرداختی شرکت می‌شود. در این زمان اگر شرکت یا آن مجموعه، ارزش موجودی کالای پایان دوره و کالای به فروش رفته خود را بر اساس بهای تمام شده خود (بالاتر از قیمت بازار) اعلام کند، با مشکلاتی مواجه می‌شود:
سود ویژه شرکت در صورت سود و زیان بسیارکم و حتی منفی نمایش داده می‌شود؛
ارزش موجودی کالا در ترازنامه غیرواقعی نشان داده می‌شود.
برای حل این مشکلات، بهای تمام شده موجودی پایان دوره با قیمت بازار مقایسه و سپس هر کدام از قیمت‌ها که پایین‌تر باشند، انتخاب می‌شود.
سخن آخر
در این مقاله در مورد حسابداری موجودی کالا و روش های آن به طور خلاصه توضیح دادیم. به عنوان یک حسابدار باید به روش های مختلف حسابداری آشنا باشید. در دوره حسابداری حصین حاسب می‌توانید مباحث متنوع حسابداری را در یک محیط عملی و کاملا کاربردی فرا گیرید و توانایی های خود را محک بزنید.
بیشتر بخوانید: گردش موجودی کالا چگونه محاسبه می‌شود؟