همه چیز درباره حسابداری نقدی؛ مزایا و تفاوت با حسابداری تعهدی

حسابداری نقدی روشی در حسابداری است که درآمدها در زمان دریافت وجه نقد و هزینه‌ها نیز در هنگام پرداخت وجه نقد ثبت می‌شوند. این نوع حسابداری یکی از دو روش حسابداری است. روش دیگر حسابداری تعهدی است که در آن درآمدها و هزینه ها هنگام وقوع ثبت می شوند. کسب و کارهای کوچک اغلب از شیوه حسابداری نقدی استفاده می‌کنند. یکی از دلایل مهم آن علاوه بر سادگی این روش، این است که این نوع از حسابداری تصویر واضحی از میزان پولی که یک کسب ‌وکار در اختیار دارد، ارایه میدهد. با این حال بر اساس استانداردهای حسابداری ایران شرکتها ملزم به استفاده از حسابداری تعهدی هستند.

 حسابداری نقدی 

حسابداری نقدی یا حسابداری بر مبنای نقدی (مبنای حسابداری نقدی)، روش حسابداری است که در آن رسیدهای پرداختی در طول دوره ای که دریافت و هزینه ها در دوره ای که واقعاً پرداخت شده اند در دفاتر روزنامه ثبت می شود. استفاده از این مبنای نقدی به ما اطمینان می‌دهد که درآمد ها و هزینه های ثبتی در حسابها کاملا واقعی هستند. زیرا تا وقتی که وجهی برای درآمد دریافت نشود، درآمد موسسه شناسایی نمی شود، همچنین هزینه ها نیز تا زمانی که وجهی بابت آن پرداخت نشود، شناسایی نخواهند شد.

توجه: مبنای حسابداری

این که یک شرکت انتخاب می‌کند چه مقطع یا دوره‌ی زمانی را برای شناسایی درآمد و هزینه خود قرار دهد، مبنای حسابداری گویند و در اینجاست که  تفاوت حسابداری تعهدی با نقدی آشکار می‌شود که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم.

مثالی جهت درک بهتر مبنای حسابداری نقدی

فرض کنید که با دو شرکت مواجه هستیم. شرکت اول در تاریخ 1 دی ماه تعدادی از اجناس خود را به شرکت دوم می‌فروشد اما پول آن را در تاریخ 1 بهمن ماه دریافت می‌کند. طبق حسابداری بر مبنای نقدی، شرکت اول در تاریخ 1 بهمن درآمد خود را ثبت می‌نماید در حالیکه شرکت دوم در تاریخ 1 دی ماه یعنی در زمان دریافت اجناس، درآمد خود را ثبت می‌کند. بنابراین زمان ثبت مخارج یا درآمدهای شرکت بر اساس زمان دریافت پول یا کالاها تعیین می‌شود.

مزایای مهم حسابداری نقدی

این نوع از حسابداری به دلیل مزایای فراوانی که دارد با استقبال زیاد مردم مواجه شد.

از مهم ترین مزیت‌های حسابداری بر مبنای نقدی، سادگی آن برای کسب‌وکارهای کوچک و تازه کار است. یادگیری این مبنای حسابداری بسیار ساده است و سریع می‌توان آن را فرا گرفت و بکار برد. این شیوه از حسابداری در مقایسه با حسابداری تعهدی نیازی به نگهداری اسناد و مدارک ندارد. در این نوع از حسابداری صاحبان کسب و کارهای کوچک به راحتی و به شکل منطقی می‌توانند بر عملکرد واحد حسابداری خود نظارت کنند. از دیگر مزایای این روش دید واضح و کاملا مشخص از میزان موجودی و وجه نقد شرکت است. پایین بودن هزینه‌ها به دلیل نیاز کمتر به مهارت‌های حسابداری از دیگر مزایای این شیوه حسابداری است. در حسابداری مبتنی بر وجه نقد فقط بر اساس پولی که دریافت کردید، مالیات پرداخت می کنید نه بر اساس فاکتورهایی که صادر کردید.

اشکالات حسابداری نقدی

هر شیوه‌ای از حسابداری با وجود مزایایی که دارد یکسری معایبی را نیز با خود دارد . از جمله معایب حسابداری بر مبنای وجه نقد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

یکی از اشکالات اصلی این است که این شیوه از حسابداری دقیق نیست به عبارتی ممکن است تصویر دقیقی از بدهی هایی که متحمل شده اند ولی هنوز پرداخت نشده اند را ارائه ندهد. در واقع تمام امور مالی سازمان به خوبی شفاف سازی نمی‌شود و با توجه به اینکه امور مالی به صورت روزانه انجام می‌شود لذا در زمان تصمیم گیری های مدیریتی نمی‌تواند کمک زیادی کند.

عدم کارایی مناسب حسابداری نقدی برای شرکتهای بزرگ

برای شرکت‌های بزرگ یا شرکت‌هایی با موجودی نقدی زیاد، گزینه مناسبی نیست و کارایی ندارد چون وضعیت مالی شرکت را به صورت واقعی نشان نمی‌دهد. بیشتر کسب و کارهای کوچک، شرکت های تازه تاسیس و افراد خود اشتغال از این نوع حسابداری استفاده می‌کنند. دلیل آن هم، سادگی استفاده از این روش و تعداد تراکنش پایین این روش حسابداری است.

عدم شناسایی و ثبت دارایی‌های ثابت نیز از دیگر عیب های این روش است. برخی از پیامدهای مالیاتی بالقوه منفی نیز برای کسب و کارهایی که از روش حسابداری نقدی استفاده می کنند وجود دارد. در واقع مشاغل فقط می توانند هزینه هایی را کسر کنند که در سال مالیاتی جاری شناسایی شده اند.

تفاوت حسابداری بر مبنای نقدی و حسابداری تعهدی 

- در حسابداری تعهدی پس از قرارداد و انجام معامله؛ بدون تبادل وجه نقد، اطلاعات مالی داخل سیستم ثبت و حسابدار به کمک اسناد دریافتی و پرداختی صحت اطلاعات را مشخص می‌کند. ولی در حسابداری نقدی پس از دریافت وجه نقد، درون سیستم ثبت و به همراه آن اطلاعات سازمان هم ارائه می‌شود.

- در حسابداری تعهدی وقتی یک شرکت هزینه‌ای را متحمل شود، آن معامله به عنوان یک بدهی در ترازنامه و به عنوان هزینه در صورت سود و زیان ثبت می‌شود. اما در مبنای نقدی هزینه ها و درآمدها درهنگام دریافت و پرداخت وجوه ثبت می‌شوند. در واقع تا وقتی که پولی از حساب موسسه کسر یا به حساب آن وارد نشود، عملیات حسابداری شناسایی و ثبت نمی شود.

عدم شناسایی هزینه استهلاک 

- تفاوت دیگر این دو روش حسابداری به استهلاک مربوط می‌شود. هزینه‌ی استهلاک دارایی های ثابت، نوعی هزینه است که به مرور زمان منجر به کاهش ارزش دارایی ها می شود، اما به سبب آنکه وجهی بابت آن پرداخت نمی کنیم، در حسابداری بر مبنای نقدی این نوع هزینه شناسایی نمی شود.

سخن آخر

همانطور که در متن مقاله اشاره شد حسابداری نقدی یکی از مدل های حسابداری است که گزینه خوبی برای کسب و کارهای کوچک، شرکت تازه تاسیس و یا مشاغل خود اشتغال با تعداد پرسنل کم است. از جمله تفاوت های حسابداری تعهدی با این نوع از حسابداری تفاوت در هنگام شناسایی درآمد و هزینه، عدم شناسایی استهلاک در حسابداری به روش نقدی و عدم بکارگیری حسابهای دریافتی و پرداختی در روش نقدی است. درآمدها و هزینه‌های یک سازمان به انتخاب یکی از روش‌های تعهدی و نقدی وابسته است، لذا مدیران و حسابداران هر مجموعه‌ای باید با هر دو روش آشنایی کافی پیدا کنند. در پایان از شما دعوت به عمل می‌آید که ما را از نظرات خود پیرامون این مباحث بهره مند سازید.