حسابداری آنلاین یا حسابداری اینترنتی به همراه مزایا و معایب

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و فن آوری، سیستمی از حسابداری که با عناوین حسابداری آنلاین، حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری نیز شناخته می‌شود، در بین افراد گسترش پیدا کرده است. این نوع از حسابداری به حسابداران این امکان را می دهد تا امور حسابداری مالی خود را از هر نقطه ای از این دنیا و از طریق اینترنت انجام دهند. لذا آشنایی با این نوع از حسابداری از جمله واجبات است. :)  

تعریف حسابداری آنلاین (اینترنتی)

حسابداری اینترنتی جزء روشهای جدیدی است که با استفاده از اینترنت و نرم افزار (به این نرم افزارها گاهی، نرم افزارهای حسابداری ابری نیز می‌گویند). حتی از راه دور می‌توان به اطلاعات حسابداری یک شرکت یا مجموعه اقتصادی دسترسی پیدا کرد.

از جمله مزایای این نوع حسابداری دسترسی با گوشی همراه، تبلت و لپ تاپ است.

در این سیستم حسابداری از طریق اینترنت و نرم افزار، امور حسابداری را انجام می‌دهیم اما با توجه به اینکه اقدامات لازم در یک فضای آنلاین (که به آن فضای ابری هم می‌گویند) انجام می شود، پس لزوما نیاز به نصب نرم افزار روی سیستم خود نداریم.

مطالعه بیشتر:    8 مزیت مهم نرم افزار حسابداری ابری

اکنون ببینیم از چه نوع نرم افزاری در حسابداری آنلاین استفاده می‌شود.

نرم افزار حسابداری آنلاین

نرم افزارهای حسابداری آنلاین این قابلیت را به فرد یا افراد حسابدار در یک مجموعه می‌دهد تا با استفاده از اینترنت، امور حسابداری و مالی خود را انجام و مدیریت کنند. با توجه به برخی از معایب موجود در نرم افزارهای حسابداری سنتی، شرکتهای طراحی نرم افزار حسابداری درصدد رفع آن معایب، این نوع از نرم افزارها را طراحی و امکان ذخیره و کنترل اطلاعات از راه دور بر روی این سرورها را ایجاد کردند. در حسابداری آنلاین احتیاج به نصب نرم افزار نیست. کافیست مرورگر خود را باز کنید و ثبت‌های حسابداری و امور لازم را انجام دهید.

نرم افزارحسابداری ابری (آنلاین) در یک فضای ابری کار می‌کند. حال فضای ابری چیه !؟

فضای ابری چیست؟

فضای ابری، فضایی مجازی برای ذخیره داده‌هاست. این فضا در واقع این امکان را به شما می‌دهد تا داده‌ها و اطلاعات را در مکانی خارج از حافظه‌های فیزیکی مانند کامپیوترها ذخیره کنید. حافظه‌هایی که از طریق اینترنت به آن دسترسی دارید یا به عبارتی پردازش آن با کمک اینترنت انجام می‌شود.

مزایای نرم افزارحسابداری آنلاین

1- دسترسی آسان به اطلاعات

یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین این است که شما در خارج از محل کار یا شرکتتان در هر زمان و مکانی دارای اینترنت می‌توانید امور خود را با این نرم افزار انجام دهید.

مثلا کسب و کار شما به گونه ای است که دایم باید در سفر باشید و امکان حضور همیشگی شما در شرکت یا کارگاهتان نیست، یا به هر دلیل دیگری مجبورید خارج از شرکت کار کنید در این صورت این نرم افزارها با این ویژگی مهم به شما کمک زیادی می‌کند. کافیست با گوشی تلفن همراه، تبلت یا لپ تاپ خود آدرس سایت نرم افزار مورد نظر حسابداری آنلاین را در مرورگر، جستجو و وارد حساب کاربری خود شوید. سپس امور مربوط به حسابداری خود را انجام دهید.

2- نگهداری و جستجو راحت نسبت به کاغذ نویسی

وقتی مجبور به استخراج اطلاعاتی از یک سری پرونده باشیم، سیستم کاغذنویسی مشکلاتی را به وجود می آورد از جمله اینکه با توجه به حجم بالای پرونده ها فرآیند جستجو و بازیابی کند و باعث کاهش سرعت ما در پیدا کردن اطلاعات می‌شود. با کمک نرم ‌افزار حسابداری آنلاین می‌توان اطلاعات تمامی پرونده ها را به ابر اطلاعات (فضای ابری) منتقل و نگهداری کنید. هم‌چنین در صورت نیاز به جزییات پرونده ها مانند کاغذ نویسی نیاز به صرف زمان زیادی نیست و با یک جستجوی ساده می‌توان دسترسی پیدا کنید.

3- دسترسی به لیست به روز از اطلاعات

مدیر یا کارفرمای یک شرکت برای مبادله اطلاعات باید به طور مداوم با حسابدار خود در ارتباط باشد تا مسایل مالی شرکت به خوبی انجام شود و همچنین از به روز بودن اطلاعات مطمین باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین این دغدغه را نخواهید داشت و همیشه به جزییات امور و اطلاعات مالی به روز دسترسی دارید.

 4- تهیه نسخه پشتیبان در سیستم حسابداری آنلاین

امروزه با توجه به حجم بالای داده های مالی و اهمیت حفظ این داده ها برای شرکت، نرم افزارهای حسابداری سنتی دیگر پاسخگوی تمام نیازها نیستند. به همین جهت با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین امنیت اطلاعات خود را بالا می‌برند.

در این نرم افزارها برای حفظ و تامین امنیت دیتاها به طور روزانه از داده‌ها نسخه پشتیبان و بک‌آپ می‌گیرند.

5- عدم نیاز به نصب و هزینه های بالای آن

نرم افزار حسابداری اینترنتی یا آنلاین نیاز به نصب ندارد، در نتیجه نگرانی بابت هزینه های مربوط به نصب و استقرار برنامه وجود ندارد. گاهی نیز به دلیل به روز رسانی و یا خطا در سیستم حسابداری سنتی مجبور به نصب مجدد نرم افزار بودند که خود نیز هزینه های زیادی را در بر داشت. اما با استفاده از نرم افزارهای آنلاین دیگر دغدغه هزینه ‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و به روز رسانی وجود نخواهد داشت.

6- قیمت نرم افزار حسابداری اینترنتی

نرم افزارهای حسابداری آنلاین (اینترنتی) مقرون به صرفه هستند و با توجه به امکانات آنها هزینه پایینی دارند بنابراین افراد بیشتری قدرت خرید دارند. این امر می‌تواند به توسعه کسب و کارها و حسابداری آنها کمک کند.

7- بازیابی سریع داده ها

گاهی اوقات اطلاعات مالی  یک سازمان به دلایلی ممکن است از بین برود، اما با استفاده از سیستم حسابداری آنلاین یا ابری در صورت از بین رفتن داده ها می‌توان با اطمینان اطلاعات را بازیابی کرد.

8- قابلیت به اشتراک گذاری داده‌ها در نرم افزار حسابداری آنلاین

مزیت دیگر نرم افزار حسابداری ابری یا حسابداری آنلاین این است که کاربران در هر زمان از مکان‌های مختلف و از راه دور، می توانند داده‌ها را با هم به اشتراک بگذارند.

از دیگر مزایای آن می توان کاربر پسند بودن، یکپارچگی و هماهنگی این نوع سیستم حسابداری را نام برد که تمامی پرسنل به اطلاعات یکپارچه و نسخه‌ی هماهنگی دسترسی دارند.

معایب نرم افزار حسابداری آنلاین

این نکته را به خاطر داشته باشید که هر نرم افزاری علاوه بر مزایا، یک سری معایب هم دارد. نرم افزار حسابداری اینترنتی هم از این قایده مستثنی نیست. با هم این معایب را مرور می‌کنیم.

1- نیاز به اینترنت پایدار

یکی از مهم ترین معایب نرم افزار حسابداری آنلاین این است که در صورت عدم وجود اینترنت، این نرم افزار کار نمی‌کند. بنابراین برای افرادی که دسترسی دیر به دیر یا کمی به اینترنت دارند مناسب نیست.

2- خطر عدم امنیت در برخی موارد

در هنگام بکارگیری نرم افزارهای حسابداری آفلاین سعی می‌کنید یک حسابدار خوب را استخدام کنید بنابراین کمی از لحاظ امنیت مطمین تر هستید ولی در سیستم حسابداری آنلاین با توجه به امکان کار از راه دور به جای استخدام حسابدار توسط خود شما گاهی از خدمات حسابداری شرکت ها استفاده می‌کنید که این نکته خود می تواند برای حفظ امنیت این حجم از داده ها و اطلاعات شخصی شرکت کمی نگرانی ایجاد کند. بنابراین در صورت استفاده از خدمات شرکتهای عرضه کننده نرم افزار حسابداری آنلاین، نسبت به حفظ امنیت اطلاعات، اطمینان کامل حاصل کنید.

3- محدودیت آستانه و پهنای باند

یکی از معایب نرم افزار حسابداری آنلاین، محدودیت پهنای باند است. در صورت نیاز به پهنای باند بیشتر، ممکن است هزینه های زیادی متحمل شوید همچنین اگر بخواهید با سرعت پایین تری کنار بیایید باز هم می‌تواند برای کاربران نگران کننده شود.

4- ایجاد هزینه های اضافی در طولانی مدت

استفاده از سیستم حسابداری آنلاین و نرم افزارهایی مانند نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری با توجه به افزایش داده ها در طولانی مدت نمی‌تواند به صورت مادام و همیشگی باشد زیرا یک سری هزینه های اضافی مانند هزینه نگهداری اطلاعات، جستجو، به کار گیری کامل از نرم افزار و... را برای تولیدکنندگان ایجاد می‌کند. در نتیجه این افزایش هزینه برای تولیدکننده، باعث کوتاهی عمر استفاده شما از سیستم حسابداری آنلاین می‌شود.

از دیگر معایب سیستم حسابداری ابری می‌توان آسیب پذیری در برابر حملات سایبری و عدم دسترسی کامل به پشتیبان  را نام برد.

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین

بهترین گزینه بکارگیری نرم افزار حسابداری در کسب و کارهای کوچک و متوسط استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین (ابری) است اما برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین مانند سایر نرم افزارهای دیگر باید با توجه به نوع فعالیت، حوزه کاری و انتظاری که از یک نرم افزار حسابداری ابری دارید آن را انتخاب کنید.

سوالات متداول

1- تفاوت نرم‌افزار تحت وب با نرم‌افزار ابری یا آنلاین چیست؟

نسل بعدی نرم افزارهای تحت وب، نرم افزارهای آنلاین یا ابری هستند. نرم افزارهای حسابداری ابری، سامانه‌هایی هستند که آنلاین (در بستر اینترنت) بکار گرفته می‌شوند و در فضای ابری کار می‌کنند. و از تفاوت های نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزار تحت وب می توان تفاوت در کاربران، تفاوت در امنیت داده ها، نحوه خدمات، تفاوت در ماهیت و نحوه اجرا، تفاوت در قیمت را ذکر کرد.

2- نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزارهای حسابداری سنتی چه تفاوتی دارند؟

نرم افزارهای حسابداری سنتی معمولا بدون نیاز به اینترنت فعالیت خود را انجام می‌دهند اما نرم افزارهای ابری تحت شبکه اند و بر روی سرورهای مرکزی فعالیت و بروزرسانی آنها هم به صورت خودکار است. تفاوت دیگر نرم افزار ابری در سرعت بالا و دقت بیشتر نسبت به نرم افزارهای سنتی است.

از لحاظ فضای ذخیره اطلاعات مالی نیز با هم تفاوت دارند. در نرم افزارهای سنتی تمام امور حسابداری درون رایانه که نرم افزار حسابداری روی آن نصب است، ثبت می‌شد اما در نرم افزار ابری اطلاعات از طریق سرورهای راه دور ذخیره می‌شوند.

3- مزایای سیستم حسابداری آنلاین چیست؟

دسترسی آسان به اطلاعات، نگهداری و جستجو راحت اطلاعات، تهیه نسخه پشتیبان، عدم نیاز به نصب و هزینه های بالای آن، قیمت مقرون به صرفه نرم افزار حسابداری اینترنتی، بازیابی سریع داده ها، قابلیت به اشتراک گذاری داده‌ها، کاربر پسند بودن، یکپارچگی و هماهنگی نرم افزارها از جمله مزایای حسابداری آنلاین هستند. برای توضیحات بیشتر به متن مقاله رجوع کنید.

4-قیمت نرم افزارهای حسابداری آنلاین در مقایسه با نرم افزارهای سنتی چقدر است؟

قیمت اکثر نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، به صرفه تر و پایین‌تر از نرم‌افزارهای حسابداری سنتی است. در واقع با توجه به  امکانات این نرم‌افزارها، سرعت، دسترسی آسان به اطلاعات‌، سادگی در استفاده از نرم‌افزار و سایر مزایای دیگر، قیمت آن نیز پایین‌تر است.

سخن آخر

با توجه به اینکه در سالهای اخیر، بازارهای مالی و تجاری به سمت اینترنتی و آنلاین شدن حرکت می‌کنند پس بهتر است به استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین یا ابری آشنا شوید. شاید روزی برسد که استفاده از حسابداری سنتی و نرم افزارهای دسکتاپی بطور کامل منسوخ شود! استفاده از یک سیستم با فضای ابری این امکان را می‌دهد که در هر لحظه به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید. هر چند که هر نرم افزاری فارغ از مزایای فراوان، یک سری معایب نیز ممکن است داشته باشد.