تنخواه گردان چیست؟ | مفهوم تنخواه، انواع تنخواه‌گردان و تفاوت آن با صندوق

با گسترش شرکت ها و فعالیت ها، هزینه ها نیز زیاد شدند. بنابراین مدیریت هزینه ها  یک دغدغه مهم در هر شرکتی شد.

یک سری هزینه ها مثلا هزینه خرید ملزومات اداری علاوه بر هزینه ی مربوط به خرید آن، هزینه ای بابت حمل و نقل آن باید پرداخت می شد. راه حلی که برای پرداخت این هزینه ها در نظر گرفتند ایجاد تنخواه گردان حسابداری بود.

 به عبارتی در دنیای پیچیده‌ی کسب‌وکار امروز، مدیریت صحیح نقدینگی و هزینه‌ها یکی از اصول حیاتی موفقیت هر سازمان است. یکی از ابزارهای کلیدی که به مدیران و حسابداران کمک می‌کند تا هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده و خرد را به‌صورت موثر کنترل کنند، سیستم تنخواه گردان است. اما تنخواه چیست؟ چرا شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک به آن نیاز دارند؟ و مهم‌تر از همه، تفاوت میان تنخواه گردان و صندوق نقدی چیست؟ در این مقاله‌ی کاربردی، نه‌تنها پاسخ این سوالات را خواهید یافت، بلکه با مثال‌های واقعی و چگونگی اجرای عملی تنخواه گردانی در سازمان‌های مختلف نیز آشنا می‌شوید. بیایید با هم به عمق این مفهوم مهم در حسابداری و مدیریت مالی بپردازیم تا دیگر هیچ هزینه‌ی کوچکی، بدون نظارت و کنترل باقی نماند!

✅ تنخواه چیست

مبلغ معینی را که به صورت نقدی یا واریز به حساب  یکی از پرسنل شرکت می سپارند تنخواه گویند.

در واقع تنخواه در حسابداری به مبلغ مشخصی وجه نقد گفته می‌شود که توسط واحد مالی یک سازمان، شرکت یا موسسه در اختیار فردی معین قرار می‌گیرد تا هزینه‌های جاری، جزئی و پیش‌بینی‌نشده بدون نیاز به طی فرآیندهای زمان‌بر پرداخت از حساب‌های اصلی، انجام شود.
این هزینه‌ها معمولاً شامل مخارجی مانند خریدهای اداری کوچک، هزینه ایاب‌وذهاب، تعمیرات جزئی، پذیرایی، هزینه‌های خدماتی و سایر پرداخت‌های روزمره است که ثبت و پرداخت تک‌تک آن‌ها از طریق بانک یا صندوق مرکزی، کارایی سیستم مالی را کاهش می‌دهد.

از منظر حسابداری

تنخواه یک ابزار کنترلی برای مدیریت وجوه نقد محسوب می‌شود که با هدف ایجاد نظم، سرعت و شفافیت در پرداخت‌های خرد به کار می‌رود. وجود تنخواه باعث می‌شود سازمان بتواند بدون اختلال در جریان مالی اصلی، پاسخگوی نیازهای فوری خود باشد و در عین حال، با ثبت اسناد مربوطه، کنترل دقیقی بر هزینه‌ها داشته باشد.

به‌طور خلاصه، تنخواه نه‌تنها یک مبلغ پول، بلکه بخشی از سیستم کنترل داخلی سازمان است که نقش مهمی در مدیریت هزینه‌ها، کاهش حجم عملیات حسابداری و افزایش انضباط مالی ایفا می‌کند.

✅ تنخواه گردان کیست؟

تنخواه‌گردان شخصی است که از سوی مدیریت یا واحد مالی سازمان انتخاب می‌شود تا مسئولیت نگهداری، پرداخت و مدیریت وجه تنخواه را بر عهده بگیرد. این فرد به نمایندگی از سازمان، مجاز است هزینه‌های تعیین‌شده و مورد تایید را از محل تنخواه پرداخت کند و در مقابل، موظف به ارائه اسناد و گزارش‌های مالی مربوطه باشد.

تنخواه‌ گردان معمولاً یکی از کارکنان مورد اعتماد سازمان است که با فرآیندهای مالی و اداری آشنایی نسبی دارد. نقش او صرفاً پرداخت وجه نیست، بلکه شامل کنترل هزینه‌ها، نگهداری مدارک، ثبت دقیق پرداخت‌ها و پاسخگویی در قبال وجوه دریافتی نیز می‌شود. به همین دلیل، انتخاب تنخواه‌گردان باید با دقت و بر اساس اصول کنترل داخلی انجام گیرد.

از دیدگاه حسابداری

تنخواه‌گردان در برابر مبلغ دریافتی مسئول است و باید در هر زمان بتواند مانده نقدی تنخواه را با اسناد هزینه تطبیق دهد. هرگونه کسری، اضافه یا پرداخت خارج از ضوابط، مستقیماً متوجه تنخواه‌گردان خواهد بود.

به بیان ساده، تنخواه‌گردان حلقه‌ی اتصال بین واحد مالی و هزینه‌های روزمره سازمان است و عملکرد صحیح او نقش مهمی در شفافیت مالی و سلامت حساب‌های شرکت دارد.

وظایف تنخواه‌دار در سیستم حسابداری

فرد تنخواه‌دار یکی از نقش‌های کلیدی در مدیریت هزینه‌های جاری و خرد سازمان است و مسئولیت او فقط دریافت و پرداخت پول نیست، بلکه مجموعه‌ای از وظایف مالی و کنترلی را بر عهده دارد.

مسئولیت‌های کنترلی تنخواه‌دار

تنخواه‌دار موظف است از مصرف وجه در موارد غیرمرتبط جلوگیری و همواره مانده تنخواه را با اسناد هزینه تطبیق دهد تا از بروز کسری یا مغایرت جلوگیری شود.

اهداف ایجاد تنخواه 

هدف از این کار پرداخت سریع بهای خدمات و کالاهایی است که به‌طور روزمره در جریان فعالیت شرکت خریداری می‌شود.

تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می شود، هزینه های نقدی می باشند.

به همین دلیل عدم دقت در آن می تواند خسارت های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید.

اهداف مهم تنخواه گردان در حسابداری سازمان‌ها

ایجاد سیستم تنخواه گردان با اهداف مشخصی در سازمان‌ها انجام می‌شود که مستقیماً بر بهره‌وری مالی و نظم حسابداری اثر می‌گذارد.

1- پرداخت سریع هزینه‌ها

با وجود تنخواه، هزینه‌های روزمره مانند ایاب‌وذهاب، خریدهای جزئی، تعمیرات فوری و هزینه‌های اداری بدون نیاز به طی مراحل طولانی پرداخت می‌شوند.

2- کاهش حجم عملیات حسابداری

پرداخت‌های خرد اگر مستقیماً از حساب‌های اصلی انجام شوند، باعث افزایش تعداد اسناد حسابداری می‌شوند. تنخواه این حجم را به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.

3- کنترل وجوه نقد سازمان

ثبت متمرکز هزینه‌ها در حساب تنخواه، امکان کنترل بهتر جریان نقدی و نظارت دقیق‌تر بر مصرف پول را فراهم می‌کند.

مزایای استفاده از سیستم تنخواه گردان در سازمان‌ها

معایب و ریسک‌های تنخواه گردان در صورت ضعف کنترل

به همین دلیل، استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری به ویژه نرم افزار  2HS حصین حاسب برای مدیریت تنخواه گردان توصیه می‌شود.

انواع تنخواه گردان

دو تا از مهم ترین انواع تنخواه‌گردان عبارتند از متغیر و ثابت که در ادامه آنها را توضیح می‌دهیم.

تنخواه‌گردان به روش ثابت

در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی موارد زیر به طور کامل مشخص شود

• شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر؛

• کد ملی؛

• شناسه خریدار؛

• تاریخ فاکتور؛

• شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ می شود.

فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارایه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

ثبت اسناد حسابداری تنخواه گردان در روش متغیر (موقت)

در روش متغیر، مبلغ تنخواه ثابت نیست و با هر بار پرداخت و ثبت هزینه، مانده حساب تغییر می‌کند.

نحوه ثبت پرداخت وجه تنخواه

در زمان پرداخت هزینه:

ویژگی‌های روش متغیر

- مانده حساب تنخواه دائماً تغییر می‌کند

- کنترل مانده نقدی اهمیت بالایی دارد

- بیشتر در سازمان‌های کوچک یا پروژه‌ای استفاده می‌شود.

ثبت اسناد به روش تنخواه گردان ثابت

روش تنخواه گردان ثابت یکی از رایج‌ترین روش‌ها در حسابداری سازمان‌هاست که در آن مبلغ تنخواه همواره ثابت باقی می‌ماند.

ثبت اولیه تنخواه ثابت

در ابتدای دوره:

ثبت هزینه‌ها در طول دوره

در این روش، هزینه‌ها در لحظه پرداخت ثبت نمی‌شوند و فقط اسناد هزینه جمع‌آوری می‌گردند.

مفهوم ترمیم تنخواه گردان

ترمیم تنخواه به معنای تامین مجدد وجه تنخواه پس از مصرف آن است تا مبلغ به سطح اولیه بازگردد.

چرا ترمیم تنخواه انجام می‌شود؟

زمان مناسب ترمیم تنخواه

ترمیم می‌تواند به‌صورت دوره‌ای (ماهانه) یا پس از رسیدن مانده تنخواه به حداقل تعیین‌شده انجام شود.

ثبت ترمیم تنخواه

در زمان ترمیم:

لیست تنخواه گردان

تمامی هزینه هایی که تنخواه‌گردان متقبل شده است، در فرمی به نام لیست تنخواه‌گردان نوشته می شود.

تمامی اسناد و مدارک مثبته هزینه ها به این لیست ضمیمه می شود.

هر لیست تنخواه‌گردان شامل هزینه هایی است که در یک بازه زمانی انجام میشه و پس از تکمیل به بخش حسابداری تحویل می دهند.

هزینه های داخل این لیست تنخواه‌گردان بدون اسناد مثبته فاقد اعتبار و ثبت حسابداری هستند.

در هنگام ثبت این لیست تنخواه گردان، بایستی تمامی هزینه ها در تاریخ آخرین هزینه انجام شده ثبت شده (بدهکار شوند) و به حساب تنخواه‌گردان (بستانکار شود) تسویه شوند.

در تصویر زیر یک نمونه لیست تنخواه‌گردان مشاهده می نمایید.

★ دو مفهوم در تنخواه گردانی

1-حد مجاز اولیه

میزان مبلغی که تنخواه گردان پرداخت می کند و نیاز به تایید رییس یا مافوق نیست حد مجاز اولیه گویند.

2-حد مجاز ثانویه

اگر میزان پرداخت وجه از حد مجاز بالاتر شود تصویب ریاست برای هزینه‌ی آن وجه لازم است که به آن حد مجاز ثانویه می گویند.

نحوه ثبت تنخواه در پایان دوره مالی

در پایان دوره مالی، کلیه اسناد تنخواه باید تعیین تکلیف شوند تا مانده حساب واقعی باشد.

1- کنترل اسناد و مانده

• تطبیق مانده نقدی با اسناد هزینه؛
• ثبت هزینه‌های پرداخت‌شده و ثبت‌نشده.

2- ثبت اصلاحات احتمالی

در صورت وجود کسری یا اضافه، ثبت‌های اصلاحی مطابق مقررات مالی انجام می‌شود.

سخن آخر

در این مقاله با مفهوم تنخواه و تنخواه گردان آشنا شدید و در مورد تفاوت‌های آن با مفهوم صندوق صحبت شد، در پایان خوشحال می‌شویم که نظرات خود را برای ما کامنت کنید.

میز آموزش دوره کارورزی تماس با ما